Home » Management » Van onbegrijpelijk geleuter naar een heldere boodschap

Van onbegrijpelijk geleuter naar een heldere boodschap

tips-bedrijfsvoering-sociaal-domeinDe meeste mensen leuteren maar raak

De meeste mensen leuteren. Ze roepen wat en halen er allerlei dingen bij waarvan ze denken ‘dat moet ik ook nog vertellen’. Sommigen roepen ook nog eens ‘Lang verhaal, kort’ om de indruk te wekken dat ze de kunst van kort en helder formuleren beheersen. Als je interrumpeert en ze vraagt ‘En? Wat is nou de boodschap?’ dan krijg je als antwoord ‘Hou eens op. Mag ik even uitpraten, ja?’

Voorbeeld van geleuter: ‘Wat ik nou toch heb meegemaakt, je gelooft je oren niet. Loop ik op de Lindenlaan langs die winkel waar jij ook een keer wat gehaald hebt. Wat was dat ook al weer? Jij zocht toen iets om te geven aan Paul. Daar moesten we toen naar toe voor zijn verjaardag. Was dat niet een wijnkoeler? Maar goed, kom ik Marga tegen. Je weet wel, de ex van de overbuurman van mama. Die zijn zeven jaar geleden gescheiden. Hij werkte ook bij de bank, net als Hans, zakelijke markt MKB. Het gaat nu goed met haar. Ze heeft een nieuwe partner en haar zoon doet het goed in Groningen. …’ Er komt geen eind aan. Uiteindelijk blijkt ze hét bloesje te hebben gevonden waar ze al jaren naar zocht. En dat in de uitverkoop!

Een heldere boodschap CUC: Conclusie-Uitleg-Conclusie

Met CUC krijg je heldere communicatie: Conclusie-Uitleg-Conclusie. Hoe doe je dat?

  • Realiseer je dat je iets wilt gaan vertellen en dat dat wel eens geleuter zou kunnen zijn.
  • Denk na over wat de conclusie is van het betoog dat je wil houden. Wat is – kort samengevat – de boodschap?
  • Begin met het vertellen van de conclusie (dat zijn maar een paar woorden).
  • Geef vervolgens de onderbouwing / de argumenten voor je conclusie. Geef alleen maar informatie die relevant is voor je conclusie, met zo weinig mogelijk woorden (dus niet gaan leuteren).
  • Heb je die onderbouwing gegeven, sluit dan af met de conclusie.

Voorbeeld:

(Conclusie) ‘Ik heb hét bloesje, en ook nog eens in de uitverkoop.

(Uitleg) Ik had vroeger een wit bloesje dat ik heel graag droeg, met een kanten kraag en manchetten. Ik moest het gegeven moment wegdoen omdat het echt was versleten. Ik heb jaren gezocht naar een nieuw, maar nergens kunnen vinden. Nu zag ik het bij H&M hangen met 50% korting. Gaaf hè?

(Conclusie) Ik heb hét bloesje, en ook nog eens in de uitverkoop.’

Van een onleesbare woordenbrij naar een goed gestructureerd rapport

De meeste rapporten en boeken zijn onleesbaar. Ze bevatten veel pagina’s en die bevatten weer heel veel woorden. Het is onmogelijk om zo’n woordenbrij te lezen, laat staan te begrijpen.

Hoe kom je nu van een onleesbare woordenbrij naar een goed gestructureerd rapport?

Stap 1: alinea’s maken

Ga op elke pagina na, welk groepje regels bij elkaar hoort en een alinea kunnen vormen. Maak die alinea’s door een witte regel aan te brengen tussen die groepjes regels. Heb je een pagina met bijvoorbeeld 50 regels, dan maak je daar zes paragrafen van met elk gemiddeld 8 regels.

Stap 2: concluderende kopjes maken

Zet boven elke alinea een concluderend kopje: de boodschap van deze alinea.

Stap 3: inhoudsopgave genereren

Maak de inhoudsopgave op basis van de concluderende kopjes boven elke alinea. In word kun je dat heel eenvoudig doen met de opdracht ‘Inhoudsopgave invoegen’.

Die inhoudsopgave is een lijst met allerlei concluderende kopjes zonder enige samenhang of structuur. Het rapport is nog steeds onleesbaar. We moeten nog een gestructureerde boodschap maken.

Stap 4: concluderende kopjes en alinea’s ordenen in een boomstructuur

Ga de kopjes uit de inhoudsopgave ordenen in een boomstructuur en orden vervolgens alle alinea’s in het rapport in die boomstructuur. Daarmee krijg je een goed gestructureerd rapport. Maak zo nodig nieuwe concluderende titels voor de hoofdstukken en een concluderende titel voor het rapport. Genereer een nieuwe inhoudsopgave.

 En… klaar is Kees. Van een onleesbare woordenbrij naar een goed gestructureerd rapport.

Als je dit weet, wees dan verstandig en maak in het vervolg eerst de structuur van je rapport met concluderende kopjes. Ga daarna de korte relevante tekst intikken die elk concluderende kopje onderbouwt. Dat scheelt zeeën van tijd en levert direct topkwaliteit.

Opleiding Beleidstalent

Edwin Schouten is docent bij de 3-daagse opleiding Beleidstalent
Start 30 oktober 2017 en 9 april 2018

Deelnemers over Edwin Schouten:

  • Hij zet je aan het denken, maar ook aan het doen!
  • Hij houdt de juiste balans tussen theorie en praktijk.
  • Inspireert! Energieke en ervaren docent die de behoefte van de groep richtinggevend durft te laten zijn.
Bekijk het programma

Over sbo

sbo
Het Studiecentrum voor Bedrijf en Overheid (SBO) organiseert jaarlijks zo’n 200 studiedagen en opleidingen over o.a. ruimtelijke ordening & milieu, bestuur, verkeer & vervoer, sociale zekerheid, onderwijs en gezondheidszorg.

Bekijk ook

Instorten dak AZ Stadion

Afgelopen zaterdag 3 augustus is een deel van het dak van het AFAS stadion van …

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *