SBO Blog Het blog van Studiecentrum voor Bedrijf en Overheid
AI-beleid opstellen is één ding, ervoor zorgen dat medewerkers er daadwerkelijk naar handelen is een andere uitdaging. Een document vol regels en afspraken verandert namelijk niet automatisch het gedrag in een organisatie. Volgens David Maij vraagt goed AI-beleid daarom om een verbinding tussen visie, structuur en cultuur. Welke rol speelt de AI-beleidsadviseur hierin en hoe zorg je dat beleid daadwerkelijk wordt gedragen?
AI-beleid begint bij de visie
David heeft een achtergrond in de cognitieve neurowetenschappen en promoveerde op de manier waarop mensen leren. Later richtte hij zich op professionalisering en de vraag hoe je een professionele leercultuur in organisaties creëert. Daarbij werkt hij vanuit drie pijlers: visie, structuur en cultuur. “Die moeten met elkaar goed in balans zijn. Die drie pijlers kun je ook weer toepassen als je wilt werken aan AI-beleid.” Het beleid zelf zit vooral aan de structuurkant, waarin afspraken, regels en systemen worden vastgelegd. “Dat werkt alleen als je een visie hebt. Uiteindelijk willen we dat beleid niet alleen op papier staat, maar dat mensen dat ook echt vertonen in hun gedrag. En dat is dan weer de cultuur. Cultuur is het gedrag dat mensen daadwerkelijk vertonen in een organisatie.”
De AI-beleidsadviseur als regisseur
Een AI-beleidsadviseur moet daarom meer doen dan een beleidsdocument schrijven. David: “Als die beleidsadviseur alleen maar een document gaat opstellen, dan kan ik je al verklappen dat niemand in de organisatie daar wat mee gaat doen. Dan mag je blij zijn als iemand dat leest.” De adviseur moet de visie van de organisatie goed kennen, voldoende mandaat hebben en verantwoordelijk zijn voor het inrollen van het beleid. Daarvoor moet je juist anderen betrekken. “Misschien ga je collega’s interviewen of een werkgroep opzetten in de organisatie. Wij noemen het zelf een beetje een regisseur. Hij gaat de AI-transitie in goede banen leiden.”
Dat sluit aan bij Davids ervaring met verandering in organisaties. Een training organiseren lijkt bijvoorbeeld een logische eerste stap wanneer medewerkers ander gedrag moeten laten zien, maar dat is niet altijd voldoende. “We weten inmiddels wel dat training niet per se leidt tot gedragsverandering.” Je moet eerst begrijpen waarom bepaald gedrag wel of niet plaatsvindt en vervolgens bepalen welke interventie daarbij past.
Waarom is AI-beleid belangrijk?
“Als je naar je mail gaat of naar een app: je ziet steeds vaker AI. AI heeft zijn intrede gedaan”, zegt David. Dat maakt bewustwording over persoonsgegevens en bedrijfsgevoelige informatie steeds belangrijker. Medewerkers moeten weten waar AI in zit, wat er met hun gegevens gebeurt en wanneer zij informatie wel of niet met een toepassing kunnen delen. Daarnaast moeten organisaties voldoen aan wetgeving, waaronder de EU AI-verordening, die organisaties sinds februari 2025 verplicht om te werken aan professionalisering van je werknemers op het gebied van AI-geletterdheid. “Je moet je bewust zijn van die regelgeving. Die wetgeving is er om best goede redenen. Dus het is verstandig om daar naar te kijken.”
Toch moet AI-beleid volgens David niet voornamelijk bestaan uit een opsomming van wat niet mag. “Als je heel erg gaat blindstaren op alles wat er niet mag, dan beperk je ook een beetje de kansen. Want AI kan ook heel veel opleveren.” Hij ziet onder andere mogelijkheden om werkdruk te verminderen, medewerkers sneller te laten leren en organisaties productiever te maken. Goed beleid beschermt dus tegen risico’s en zorgt dat je voldoet aan wetgeving, maar geeft tegelijkertijd richting aan de vraag hoe je de kansen van AI wilt benutten.
Werk in stappen aan AI-beleid
Het invoeren van beleid betekent uiteindelijk dat gedrag en cultuur moeten veranderen. “Als je gaat kijken naar wetenschappelijke literatuur over veranderingen in organisaties, zien we dat het zo’n drie tot vijf jaar duurt om veranderingen door te voeren.” Dat schuurt, want organisaties moeten een verandering die jaren kost zien bij te benen met technologie die per maand verandert.
Daarom kijkt hij in verschillende stadia naar AI-beleid. Eerst moet worden geregeld wat nú noodzakelijk is vanuit wet- en regelgeving. Vervolgens kijk je vanuit de visie van de organisatie welke keuzes op korte termijn gemaakt kunnen worden. Daarna volgt de langere stap: zorgen dat het beleid daadwerkelijk zichtbaar wordt in het gedrag van medewerkers. Hiervoor moet eerst concreet zijn welk gedrag je wilt zien. David: “Gedrag is datgene waar je een filmpje van kunt maken.” ‘Verantwoord omgaan met AI’ is dus te algemeen. Een concreet voorbeeld is dat medewerkers geen privacygevoelige of bedrijfsgevoelige informatie in een AI-tool stoppen, tenzij die toepassing daarvoor is goedgekeurd.
Gebruik het COM-B-model voor gedragsverandering
Als het gewenste gedrag duidelijk is, volgt de vraag waarom medewerkers dat nog niet altijd laten zien. Daar bestaan veel verschillende theorieën over. Het COM-B-model (Michie et al., 2011) brengt verschillende inzichten samen en kijkt naar drie voorwaarden voor gedrag: capaciteit, motivatie en gelegenheid. “Al die variabelen kun je met mensen een analyse op doen. Dan kunnen we vaststellen: dat gewenste gedrag zien we nog niet voldoende, omdat aan deze voorwaarden nog niet wordt voldaan.”
Bij capaciteit gaat het om kennis en vaardigheden. “Begrijp ik hoe een goede prompt eruitziet? Begrijp ik hoe een AI-model onder de motorkap werkt? Begrijp ik wat AVG-gevoelige data is?” Wanneer die kennis ontbreekt, kan een training of e-learning helpen. Maar iemand kan precies weten hoe AI werkt en alsnog niet gemotiveerd zijn om ermee aan de slag te gaan. “Als we het gewenste gedrag vaker willen zien, dan moeten we aan die motivatieknop gaan draaien.”
Creëer de juiste gelegenheid voor AI
De derde voorwaarde is gelegenheid: stelt de organisatie medewerkers daadwerkelijk in staat om het gewenste gedrag te vertonen? Als je wilt dat medewerkers veel uit AI halen, maar geen geschikte toepassingen beschikbaar stelt, ontbreekt de fysieke gelegenheid. De keuze voor een AI-tool kan bovendien samenhangen met de visie van de organisatie, bijvoorbeeld als privacy, duurzaamheid, ethiek of de locatie van dataopslag belangrijke voorwaarden zijn.
Naast fysieke gelegenheid speelt volgens David ook de sociale omgeving een rol. Wanneer veel collega’s vooral benadrukken dat AI gevaarlijk, onbetrouwbaar of schadelijk is, beïnvloedt dat de bereidheid van anderen om ermee te werken. Gedragen AI-beleid vraagt daarom niet alleen om goede systemen, maar ook om een cultuur waarin het gewenste gebruik mogelijk wordt gemaakt. “De hele tijd gaat het om het verband tussen visie, structuur en cultuur. Die beïnvloeden elkaar allemaal.”
Laat ook zien wat er mogelijk is met AI
Daarbij heeft de AI-beleidsadviseur volgens David niet alleen een begrenzende, maar ook een inspirerende rol. Hij merkt tijdens inspiratiesessies met managementteams regelmatig hoeveel mogelijkheden van AI nog onbekend zijn. “Dan zie je dat mensen geen flauw idee hebben over wat er tegenwoordig allemaal kan met AI.”
Die inspiratie hoort ook bij het ontwikkelen van beleid. Eerst ontdekken wat AI voor jouw organisatie kan betekenen en vervolgens bepalen waar je beleid voor nodig hebt. Zo voorkom je dat AI-beleid uitsluitend gericht is op risico’s en verboden en creëer je ruimte om op een verantwoorde manier nieuwe mogelijkheden te benutten.
Stel AI-beleid op voor jouw organisatie
Wil jij AI-beleid ontwikkelen dat voldoet aan wetgeving, aansluit bij de visie van jouw organisatie én daadwerkelijk terugkomt in het gedrag van medewerkers? Tijdens de opleiding AI-beleid opstellen voor jouw organisatie ga je aan de slag met onder andere AI, wetgeving en gedragsverandering. Daarbij krijg je geen standaardbeleid voorgeschreven. David: “Wij vertellen hoe gedragsverandering werkt, aan welke AI-modellen je kunt denken en hoe AI onder de motorkap werkt. Maar jij gaat je eigen beleid maken”. Zo werk je aan AI-beleid dat niet alleen op papier staat, maar binnen jouw organisatie richting geeft aan verantwoord én waardevol gebruik van AI. Wil je meer weten over de opleiding? Vraag de brochure aan en bekijk het programma. De opleiding is ook volledig op maat te volgen als Incompany-traject voor jou en jouw collega’s.
Gerelateerde Opleidingen en Cursussen
