SBO Blog Het blog van Studiecentrum voor Bedrijf en Overheid
Met portfoliomanagement creëer je overzicht van de belangrijkste lopende en nieuwe (complexe) projecten en programma’s binnen je organisatie. Zo draag je effectiever en sneller bij aan de organisatiedoelstellingen. Kortom, het heeft vele voordelen.
Wil jij portfoliomanagement ook verder professionaliseren binnen je organisatie maar weet je nog niet goed hoe? Docenten van de Verkorte opleiding Portfoliomanagement delen vanuit hun expertise alvast een paar ultieme tips!
Succesvol agile portfoliomanagement
Een belangrijke succesfactor van agile portfoliomanagement is de paradigma shift van sturen op projectvoortgang (tijd, geld) naar sturen op resultaat (focussen op de te behalen KPI’s). In de beginperiode als een organisatie agile gaat werken, is er de neiging om te blijven sturen op projectvoortgang in tijd en geld, terwijl je met het sturen op te behalen resultaten veel flexibeler bent.
Vast ritme
Zorg voor een vast ritme van rituelen, een heartbeat, waarin verandering plaatsvindt. De portfolio wordt dan op gezette tijden tegen het licht gehouden zodat er op tijd bijgestuurd kan worden.
Ivo Martens
Informatie en portfoliomanager, coöperatie VGZ.
VGZ is winnaar van de publieksprijs Portfoliomanagement team of the year 2021.
Je strategie voor morgen al verbonden aan je projecten vandaag?
Strategie is vaak vaag en ver weg. De abstractie en het concept zijn altijd waar. Met portfoliomanagement vertaal je deze strategie in concrete projecten en hun dagelijkse voortgang en besluitvorming. Zo maak je je strategie specifiek in je projecten.
Dankzij portfoliomanagement eindelijk een integraal overzicht van alle projectteamleden
Met losse projecten en programma’s is het lastig een totaaloverzicht te krijgen van alle benodigde resources. Omdat portfoliomanagement alle projecten en programma’s betreft, is nu een integraal overzicht mogelijk van alle mensen en middelen werkzaam aan vernieuwing.
Drs. René Hombergen
Hoofddocent
René schreef diverse boeken over het vakgebied project- en portfoliomanagement en is initiatiefnemer van de community Project Masters Open.
Definieer zeer helder, toets criteria vanuit de strategie!
Wanneer we kijken naar de strategie van de organisatie is het van belang om heel helder en duidelijk vast te stellen wat de echte criteria zijn waar project of programma resultaten aan dienen te voldoen, om in de besturing een toets criteria te hebben voor de projecten en programma’s.
Beschrijf de Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden (TBV’s) helder!
Bij het inrichten van project portfoliomanagement is het van belang om goed te beschrijven welke organen (bijv. Portfolioboard) en functionarissen (bijv. Directeur programma’s & projecten) onderdeel uitmaken van het projecten portfolio proces (Governance) en wat hun taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn.
Ron Vinken
Interim programmamanager bij verschillende zorg- en overheidsorganisaties.
Portfoliomanagement werkt als het als werkwijze wordt gedragen en geadopteerd wordt vanuit de directie
Dit doe je onder andere door commitment bij het hogere management van je organisatie te creëren en dit periodiek te laten bevestigen. Maar leg portfoliomanagement ook als strategisch sturingsinstrument vast in de strategische visie en het jaarplan van je organisatie en geef aan dat de implementatie een meerjarige inzet vraagt.
Werk met een portfolioteam, die portfoliomanagement uitdenkt en die het portfoliomanagement moeten gaan uitvoeren
Dus verstop dit niet ergens in een afdeling,maar positioneer dit als apart ‘dedicated’ Portfolioteam herkenbaar in de staf. Dit team verzorgt in eerste instantie de implementatie van portfoliomanagement, voert het portfoliomanagement-proces uit en ondersteunt de portfolioboard bij de besluitvorming.
Formaliseer het portfoliomanagement-proces: o.a. processen, rollen, taken, verantwoordelijken en leg het vast!
Dit betekent doorbijten want dit vastleggen en formaliseren wordt door velen als corvee en saai structureringswerk beschouwd. Maar administratieve organisatie en governance is van groot belang om op terug te kunnen vallen indien nodig. Werk samen met direct betrokkenen bij het definiëren van de processen, rollen etc. en benoem proceseigenaren voor de processen om processen ‘levend’ te houden en te verbeteren.
Laat zien wat portfoliomanagement oplevert, heb aandacht voor quick-wins
Je begint met het creëren van overzicht en inzicht in een gedeelde, gemeenschappelijke database en gaat dan met de relevante collega’s de meest gebruikte processen ontleden qua rollen taken & verantwoordelijkheden. Maak prototypes van processen, instrumenten, etc. en test deze uit met degene die er mee moeten gaan werken. Voer verbeteringen door en leg ze daar ter besluitvorming voor, werk er een tijdje mee, evalueer, verbeter, etc.
René Jansen
Senior programmamanager bij de Gemeente Den Haag
René Teule
Manager Strategie, Externe Betrekkingen, Portfoliomanagement & Onderzoek (SEPO) bij de Gemeente Den Haag
Word de regisseur van het portfolio binnen jouw organisatie
Behoud het overzicht zodat je sneller kiest voor de belangrijkste projecten binnen jouw portfolio! Tijdens de opleiding Portfoliomangement leer je hoe je de focus verlegt van sturen op geldgegevens van gisteren naar sturen op waarde voor morgen. Meer informatie?
