Zorgcoördinator, hoe krijg jij je collega’s mee?

De zorgcoördinator heeft een dynamische en uitdagende rol, die continu aan verandering onderhevig is. De afgelopen jaren is de verantwoordelijkheid voor directe leerlingondersteuning lager in de organisatie komen te liggen, waardoor de zorgcoördinator steeds meer een managende en coachende rol krijgt. Dat is nog niet zo eenvoudig.

Als zorgcoördinator ben je de spin in het (zorg)web: schakelen, doorverwijzen, informeren en communiceren met leerlingen, ouders, schoolleiding, docenten en externe partners is een belangrijke taak in jouw managende rol. Daarnaast coach jij collega’s die betrokken zijn bij leerlingenzorg. Hoe bewaak je de balans tussen activeren en ontzorgen? Hoe voorkom je dat je informeert, maar niet overvraagt? En hoe delegeer je verantwoordelijkheden op een goede manier?

Zes tips voor een balans tussen activeren en ontzorgen

Maarten Jiskoot, innovatie- en organisatie adviseur bij CED-groep en docent van de verkorte opleiding voor de zorgcoördinator, ziet dat veel zorgcoördinatoren tegen deze uitdaging aanlopen. Hij deelt zijn tips:

1. (Her)formuleer een concrete visie op leerlingondersteuning (en Passend Onderwijs)

In een goede concrete visie staan vaak enkele kernwaarden waar je als school voor staat en welke in elke laag van de organisatie (in ieder geval binnen de leerlingondersteuning!) merkbaar zijn. Voorbeelden van kernwaarden zijn: zelfstandigheid, vrijheid, saamhorigheid, verantwoordelijkheid, samenwerking en effectiviteit.

2. Zorg voor een overzichtelijke en transparante ondersteuningsstructuur

Bedenk daarbij voor wie je de ondersteuningsstructuur overzichtelijk en transparant zou willen maken, zodat deze aantrekkelijk, begrijpelijk en inhoudelijk relevant weergegeven wordt. Denk bijvoorbeeld aan een stroomschema, flowchart, tekstueel, pictogrammen of een model.

3. Stel in samenwerking met je leidinggevende jouw taken en verantwoordelijkheden vast

Het beste is om hiervoor het functieprofiel als leidraad aan te houden. Is deze er (nog) niet? Dan kun je samen inventariseren op welke verantwoordelijkheden je beoordeeld/aangesproken gaat worden. Deze inventarisatie kan in overleg dynamisch aangevuld worden.

4. Positioneer jezelf en andere medewerkers met ondersteuningstaken binnen de ondersteuningsstructuur

Wie hebben er een ondersteuningstaak binnen de school? Wanneer komen deze mensen in beeld of wordt er een beroep gedaan op de betrokkenheid van deze mensen? Dit kun je het beste vaststellen met de betrokkenen in plaats van voor de betrokkenen.

5. Positioneer bestaande en gewenste ondersteuningsoverleggen binnen de ondersteuningsstructuur

Er zijn een aantal relevante vragen om over na te denken en met betrokkenen over af te stemmen: Welke overlegmomenten zijn er? Wat is de gewenste opbrengst van deze overleggen? Wie onderneemt actie op basis van deze opbrengst?

6. Communiceer bovenstaande punten met alle medewerkers en bepaal wie leiderschap heeft in het bewaken ervan

Denk aan het presenteren van de uitkomsten op centrale studiedagen, teamoverleggen, ouder avonden, binnen het MT-overleg en/of op individuele basis met betrokkenen. 

Wil jij in jouw school ook een duidelijke visie, overzichtelijke ondersteuningsstructuur en heldere verdeling van verantwoordelijkheden? In de praktijkgerichte opleiding voor de zorgcoördinator doorloop je bovenstaande stappen en krijg je handvatten om jouw vaardigheden als zorgcoördinator te versterken.