‘De belangrijkste competentie van de programmamanager: koffiedrinken’

In welke opzichten zijn de programma’s binnen overheden en non-profit organisaties veranderd?

‘Allereerst werkt de overheid nu veel meer in programma’s dan toen we tien jaar geleden met deze opleiding startten. Destijds gaven we de training één keer per jaar en kregen we met moeite een klasje van acht deelnemers vol. Nu bieden we de training drie keer per jaar aan, met iedere keer twintig deelnemers.’

Waarom heeft werken in programma’s zo’n grote vlucht genomen?

‘Omdat overheden wendbaarder willen zijn en beter willen kunnen inspelen op wat er in de samenleving speelt. Tegenwoordig zijn er geen vraagstukken meer die door één enkele afdeling kunnen worden opgelost. Steeds weer moet je zoeken naar coalities, naar samenwerking en integrale oplossingen. Een programma is daarvoor een heel geschikte werkvorm. Het is een flexibele manier van organiseren waarbij je al werkende kunt bijsturen om je doelen te bereiken.’

Welke impact hebben die veranderingen gehad op de functie van programmamanager?

‘Programma’s zijn tegenwoordig gemeengoed. Daardoor is er meer consensus ontstaan over de aanpak. Vroeger was dat anders; toen moesten programmamanagers hun plek meer bevechten. Nu staat hun positie veel minder ter discussie.’

Is de functie van programmamanager ook in andere opzichten veranderd?

‘Jazeker. In het verleden waren overheden vaak kleine koninkrijkjes. Ze stuurden de ontwikkelingen in de samenleving, bepaalden wat en hoe. In dat opzicht heeft de overheid een stapje terug gezet. Nu is het één van de partijen, naast andere stakeholders zoals belangenorganisaties, burgers en bedrijven. Daarmee is ook de rol van de programmamanager veranderd. Dat moet een bruggenbouwer en een verbinder zijn. Hij moet kunnen sturen, coachen en samenwerken. Co-creatie, daar draait het tegenwoordig om.’

En het niveau van de programmamanagers?

‘Dat is gestegen. Tien jaar geleden besteedden we nog veel tijd aan het uitleggen van basale begrippen. Dat hoeft tegenwoordig steeds minder; het gemiddelde niveau van de deelnemers is veel hoger dan tien jaar geleden. De trainingen zijn daardoor ook leuker geworden, omdat de deelnemers nu meer leren van de ervaringen van collega-deelnemers.’

Welke invloed heeft COVID-19 (gehad) op het werk van programmamanagers?

‘Door het thuiswerken hebben veel programma’s vertraging opgelopen. Een programma draaien is voor een belangrijk deel een sociaal proces: met een groep komen tot een goede aanpak, gebruik maken van elkaars kwaliteiten en ideeën, feedback geven, enzovoorts. Die dynamiek mis je voor een flink deel als je via Teams of Zoom aan een programma werkt. Dan gaat het moeizamer. Gelukkig is er binnen deze opleiding weer ruimte voor bijeenkomsten waarbij we elkaar fysiek ontmoeten.’

Wat zijn volgens jou de belangrijkste competenties die een programmamanager zou moeten hebben?

‘Allereerst moet hij natuurlijk kennis hebben van het vak. Daarnaast moet hij gericht zijn op samenwerking. Ik zeg wel eens voor de grap: de belangrijkste competentie van een programmamanager is heel goed koffiedrinken. Daarmee bedoel ik dat hij goed moet kunnen overleggen en afstemmen. Tot slot: hij moet zichzelf kennen; stevig in zijn schoenen staan. Binnen een programma komen vaak tegenstrijdige belangen samen en veranderingen doen altijd pijn. Hoe gaat de programmamanager daarmee om? Hoe houdt hij alle kikkers in de kruiwagen? Hoe reageert hij als er weerstand ontstaat of als hij onder politieke druk wordt gezet? Houdt hij zijn rug recht, streeft hij naar een compromis of zoekt hij een middenweg? Zelfkennis is dan een essentiële basis.’

Wat is jouw ultieme tip voor programma managers?

‘Ik heb er twee. De eerste: geloof in jezelf. Als programmamanager ben je verantwoordelijk voor de realisatie van een complexe opgave. Dat lukt alleen als je in jezelf gelooft. De tweede: zorg dat je iemand in je omgeving hebt met wie je kunt klankborden als het spannend wordt, zodat je zeker weet dat je nog steeds de goede dingen doet.’

Jo Bos
Jo Bos is zelfstandig adviseur en trainer (Jo Bos & Co) en al meer dan 25 jaar actief op het gebied van de professionalisering van project- en programma-management in organisaties. Hij is co-auteur van de boeken Programmatisch Creëren en Leiderschap van de Programmamanager. Hij is mede initiatiefnemer van het PGM Open, het netwerk voor programmamanagers in Nederland.