Onderzoeksrapport Huis voor Klokkenluiders: Integriteitsschendingen bij omgevingsdienst

Tijdens de opbouw van een omgevingsdienst, schond de dienst meerdere keren wet- en regelgeving bij de inhuur van externe medewerkers. Ook was er sprake van belangenverstrengeling en leefde de dienst het eigen integriteitsbeleid niet na. Dit blijkt uit een misstandonderzoek dat het Huis voor Klokkenluiders 21 december jl. heeft gepubliceerd.

De omgevingsdienst – een samenwerkingsverband van meerdere gemeenten en een provincie – paste de Aanbestedingswet en het eigen inkoopbeleid niet goed toe. Ook werden meermaals de eigen integriteitsvoorschriften geschonden. Hierdoor was lange tijd niemand op de hoogte van de nevenfuncties van ingehuurde medewerkers. Via een verdienmodel ontvingen deze externe medewerkers bovendien provisie voor nieuwe voorgedragen externen, uit hun eigen netwerkorganisatie van zzp’ers.

De omgevingsdienst wijt de onzorgvuldige omgang met wet- en regelgeving aan het feit dat de dienst en zijn bedrijfsbureau de afgelopen jaren in opbouw waren. Het vergde veel inspanning om aan de verwachtingen van de deelnemende gemeenten en provincie te kunnen voldoen, met de beperkte middelen die voorhanden waren.

Integriteit is geen luxe

“We zien vaker bij organisaties die in een opstartfase, reorganisatie of ander verandertraject zitten dat integriteit nauwelijks aandacht krijgt”, zegt Wilbert Tomesen, voorzitter van het Huis voor Klokkenluiders. “Integriteit, werken volgens regels, is echter geen luxe die soms wel en soms niet van pas komt. Zij zou één van de meest wezenlijke onderdelen ervan moeten zijn. Integriteitsafspraken worden juist gemaakt om misstanden te voorkomen. Bovendien weegt het hier extra zwaar dat een omgevingsdienst zelf toezichthoudende en handhavende taken heeft.”

Het Huis voor Klokkenluiders heeft via zijn wettelijke bevoegdheid de omgevingsdienst aanbevolen om binnen zes maanden maatregelen te treffen om de externe inhuur, intern toezicht op naleving van de integriteits- en inhuuregels, en het integriteitsbewustzijn te verbeteren. De omgevingsdienst heeft toegezegd dit te gaan doen.

Achtergrondinformatie: Wat speelde er tussen 2020 en 2022?

In 2020 besloot de nog relatief jonge omgevingsdienst tot uitbreiding en professionalisering van het bedrijfsbureau. Er kwam een tijdelijke vacature voor een adviseur bedrijfsvoering. De omgevingsdienst huurde de enige kandidaat die reageerde vervolgens als zzp’er in. Dit inhuurtraject verliep correct via een meervoudig onderhandse aanbesteding.

In het najaar was de behoefte aan sturing, verantwoording en planning groter dan waar het bedrijfsbureau in kon voorzien. Het bedrijfsbureau kwam gekwalificeerde mensen tekort en ook verliet de toenmalige concerncontroller de organisatie. De ingehuurde adviseur bedrijfsvoering nam de taken en werkzaamheden van de concerncontroller over. Omdat deze functie op korte termijn moest worden ingevuld en de adviseur bedrijfsvoering volgens de directeur geschikt was, achtte de directeur een nieuwe aanbesteding niet nodig. Dit was in strijd met het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Naast een concerncontroller ontstond ook de behoefte aan een hoofd bedrijfsbureau op interim basis. Hun contracten werden meermaals verlengd en hiermee werd het Europese drempelbedrag van € 214.000 overschreden.

Inhuur uit de netwerkorganisatie

De concerncontroller en het hoofd bedrijfsbureau zijn deelnemers van een ‘netwerkorganisatie’: een samenwerkingsverband van 18 zzp’ers. De concerncontroller en het hoofd bedrijfsbureau zijn bovendien medebestuurders van een stichting, opgericht ten behoeve van de netwerkorganisatie. Binnen deze stichting worden provisies verrekend wanneer de zzp’ers inhuuropdrachten voor elkaar regelen. Volgens het huishoudelijk reglement van de stichting voert de netwerkorganisatie in beginsel de tariefonderhandelingen bij inhuuropdrachten en probeert hierbij een zo hoog mogelijk tarief te realiseren.

In 2021 en 2022 huurde het hoofd bedrijfsbureau namens de omgevingsdienst meerdere medewerkers in. Drie van de nieuwe medewerkers waren deelnemer van de netwerkorganisatie. Ook in deze gevallen werden niet alle regels ten behoeve van externe inhuur goed nageleefd. De concerncontroller en het hoofd bedrijfsvoering meldden hun financieel belang van enkele duizenden euro’s niet bij de omgevingsdienst. Het Huis voor Klokkenluiders oordeelt dat dit in strijd is met de gedragscode van de omgevingsdienst.

Verklaringen niet ondertekend

Tijdens het onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders bleek dat slechts één van de vijf ingehuurde medewerkers van de netwerkorganisatie een integriteits- en geheimhoudingsverklaring had ondertekend. Uit de bestudeerde documenten en de gevoerde gesprekken tijdens het onderzoek blijkt verder niet hoe het toezicht op de integriteitsregels bij externe inhuur binnen de omgevingsdienst was geregeld. De samenwerkingen met zzp’ers uit de netwerkorganisatie, zoals die bleken uit het onderzoek, zijn inmiddels ten einde.

Download Onderzoeksrapport: Misstandonderzoek naar integriteit en inhuur bij een omgevingsdienst

Bron: huisvoorklokkenluiders.nl – 21 december 2023

Waarborg integer handelen binnen jouw organisatie

Pak de regie op jouw werkvloer met de opleiding Sociale veiligheid in de organisatie die je helpt om zelf aan de slag te gaan met het integriteitsbeleid en het handhaven van sociale veiligheid in je eigen organisatie. Na afloop:

• Stel je een actueel integriteitsbeleid op
• Vergroot je de bewustwording van medewerkers en afdeling ten aanzien van sociale veiligheid
• Herken je de frauderisico’s en zet je een effectief integriteitsonderzoek op
• Adviseer je leidinggevende bij het omgaan met (vermeende) integriteitsschendingen

5 dagen – start 16 september 2024 – 10^e editie – meer informatie >>