Vijf stappen voor een zuiver veiligheidsadvies voor een evenement

Door Marit Elders, zelfstandig adviseur veiligheid en hoofddocent van de opleiding coördinator evenementenveiligheid, ondersteunt, begeleidt en adviseert publieke en private partners bij het samenwerken aan een veilig evenement.

Het belang van een veiligheidsadvies in een vroegtijdig stadium

Herken je dat? Het evenement is al beloofd en ‘gaat toch gewoon door’, maar voordat dat gebeurd moet jij nog wel even een veiligheidsadvies geven. Of de infrastructuur ligt er al, het grootste gedeelte van stadspark is al aangebouwd en er zijn nog voldoende nieuwe ideeën en toepassingen. En dan wordt nu pas aan jou gevraagd of je ‘nog even’ naar de veiligheid kan kijken. Het voelt als mosterd na de maaltijd. Je beseft, dat je nu lang zoveel niet meer kan betekenen en je weet dat men eigenlijk niet zit te wachten op jouw advies. Je voelt je de nee-zegger en de spelbreker van het creatieve ondernemerspel. De discussies starten over hoe erg de risico’s zijn die jij ziet en wat de veiligheidsmaatregel dan mag kosten. De dilemma’s die dit vraagstuk met zich meebrengen worden uitgebreid bediscussieerd en jouw veiligheidsadvies wordt langzaam vertroebeld door de vele belangen die er spelen. Maar is deze vertroebeling wel wenselijk? Hoe zorg je, dat de burgemeester geen vertroebeld veiligheidsbeeld krijgt en de dillema’s en belangen vooraf kent en daar over kan beslissen? Hoe zorg je voor een zuiver veiligheidsadvies en vooraf een heldere afweging?

De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de burgemeester

Wanneer je overtuigt bent, dat de burgemeester geen dilemma’s voorgelegd mogen worden, hij zelf nagenoeg geen risicoafweging maakt omdat hij dit aan jou heeft gedelegeerd en je altijd met een goed antwoord moet komen, dan zijn de onderstaande stappen niet voor jou. De vijf stappen zijn wel voor jou wanneer je jezelf ziet als iemand die ervoor wil zorgen dat de burgemeester geen (veiligheids-) verrassingen heeft, je hem in staat wilt stellen ook daadwerkelijk het veiligheidsvraagstuk te kunnen besturen en hem de kans wil geven om vooraf in te kunnen grijpen conform de verantwoordelijkheid en de bevoegdheid die hij heeft.

De kern is om met een veiligheidsadvies of risicoanalyse te beginnen en deze ook in een rechte lijn aan de burgemeester te adviseren. Gedurende het proces van de voorbereiding worden gaandeweg de geïdentificeerde risico’s gereduceerd en voorkomen door de veiligheidsmaatregelen die bedacht en genomen worden.

Vijf stappen voor een zuiver veiligheidsadvies voor een evenement

Stap 1: Betrek de burgemeester in een dergelijke situatie direct bij het vraagstuk dat je voorgelegd krijgt.
Stap 2: Doe dit a.d.h.v. een eerste globale risicoanalyse. Laat hem beslissen om preventieve of reducerende maatregelen te nemen of de risico’s te accepteren.
Stap 3: Laat de te nemen veiligheidsmaatregelen verder uitgewerkt worden door organisatoren en het organiserend deel van de gemeente.
Stap 4: Zorg dat jij en/of het veiligheidsoverleg momenten plant waarop je de genomen veiligheidsmaatregelen kan toetsen aan het advies en het tijdsbestek wat er nog voor staat om de veiligheidsmaatregelen te nemen.
Stap 5: Stel de definitieve risicoanalyse op met de restrisico’s en de maatregelen die genomen zijn om de geïdentificeerde risico’s te voorkomen, reduceren of te accepteren.

Ad 1) Betrek de burgemeester in een vroegtijdig stadium

Als veiligheidsadviseur ben je regelmatig laat betrokken in het proces. Vaak betekent dit dat de burgemeester nog véél later wordt betrokken. Of sterker nog… hij verneemt de veiligheidsrisico’s pas op het moment, dat er geen tijd meer is om nog beslissingen en maatregelen te nemen. Dit zet hem voor een politiek blok. Om deze situatie te voorkomen, start je het proces met een globale risico analyse.

Ad 2) Globale risicoanalyse

Met name wanneer je steeds aan de ‘achterkant’ zit, is het belangrijk een globale risicoanalyse te maken zodra het veiligheidsvraagstuk voorligt en er conceptplannen bekend zijn. De risico’s zijn gekoppeld aan de afweging tussen het voorkomen van het risico, het reduceren of het accepteren van het risico. We zijn vaak gewend om pas op de risico’s te adviseren indien de plannen concreet voorliggen of pas als alle risico’s gereduceerd of opgelost zijn. Door deze start-risico analyse, wordt de burgemeester in staat gesteld gaandeweg de voortgang van de veiligheidsmaatregelen te volgen. Dit geeft inzicht in de dillema’s, grip op de kosten en op de tijd. Het levert een snellere besluitvorming en minder frustratie in de voorbereiding.

Ad 3) Laat de veiligheidsmaatregelen verder uitwerken

Aan deze stap ligt het advies ten grondslag om als veiligheidsteam/-overleg geen onderdeel te worden van het organiserende deel van de gemeente en/of ondernemer. Wees de adviseur en kwaliteitscontroleur op de veiligheidsmaatregelen die genomen (gaan) worden. Adviseer de partijen op basis van veiligheidseisen en -wensen en níet op de inhoud of het ‘hoé’ van de maatregel. Verzeker de burgemeester ervan, dat de veiligheid goed geborgd wordt en bereid je ondertussen voor op het zijn van de veiligheidsschil om de ondernemers heen. Deze scheiding is best lastig te realiseren binnen gemeenten.

Ad 4) Toets de veiligheidsmaatregelen

Bekijk in de loop van het proces opnieuw de plannen en maatregelen in het licht van de risico analyse. Neem ook de factor ‘tijd’ in ogenschouw. Het kan namelijk zijn, dat er nog vele maatregelen op de plank liggen die uitgevoerd moeten worden, maar het niet meer realistisch is, dat deze nog geïmplementeerd gaan worden.

Ad 5) Definitief advies

Dit is het definitieve advies of de activiteit veilig haar doorgang kan vinden en is ook het bindende advies van het veiligheidsteam en/of hulpdiensten. Daarvoor worden alle (laatste) wijzigingen doorgenomen en tegen het licht gehouden. Door de tussentijdse veiligheidsadviezen en wijzigingen op de risicoanalyse is de kans groot dat er veel beter tussentijds op gestuurd is. Dit maakt de beslissing op dat moment voor de hand liggend voor de bestuurders.

 

Meer weten?
Op de opleiding coördinator evenementenveiligheid leert u hoe u de veiligheid waarborgt op een evenement in uw regio.

Bron: www.synergeste.nl