5 tips voor programmamanagers

Het zijn ongekende tijden. Meer dan ooit zijn veel organisaties op zoek naar hoe ze de dynamiek en beweging in hun buitenwereld kunnen verbinden met de interne organisatie: hoe kun je meer wendbaar en agile functioneren? Dit is in deze tijd onontkoombaar. Bij deze ontwikkeling past het dat organisaties zonder veel gedoe en energieverlies kunnen kiezen voor flexibele manieren van werken, zoals projectmatig en programmatisch werken.

Zeker voor overheden is het werken in programma’s steeds meer een vanzelfsprekendheid. Een programma dient dan als tijdelijke sturingsstructuur om complexe veranderopgaven, vaak samen met (maatschappelijke) partners, op een efficiënte en doelgerichte manier vorm te geven.

Programmatisch werken wordt dus steeds meer een kerncompetentie van overheidsorganisaties en andere organisaties in het publieke domein. De complexiteit stelt veel eisen aan de programma-aanpak en de programmamanager. Uit mijn ervaringen in het begeleiden van een groot aantal programma’s belicht ik vijf essentiële thema’s die het succes van een programma dichterbij brengen.

1. Goed geformuleerde doelen zijn de focus

Een programma is gericht op het realiseren van veranderingen. Om daarin voldoende focus te hebben, is het formuleren van de programmadoelen essentieel.

Een doelstelling is een beschrijving van de gewenste toestand die je in de toekomst met alle initiatieven en inspanningen van het programma wilt bereiken. Deze doelen worden – als het enigszins kan – uitgedrukt in concrete opbrengsten, die te meten zijn met de bijbehorende maatstaven:

• strategische doelen geven de richting aan;
• operationele doelen worden zoveel mogelijk SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realiseerbaar en Tijdsgebonden) geformuleerd.

2. Het vormgeven van een programma

Het vormgeven van een programma is een klus die je meestal niet in een paar weken voor elkaar krijgt. Omdat een programma complex is en vaak met meer partners vorm krijgt, vraagt het tijd om te komen tot:

• een heldere en aansprekende visie;
• precies geformuleerde doelen;
• het ontwikkelen van die activiteiten en inspanningen die deze doelen ook echt dichterbij brengen.

Creëer tijd om dit proces op een goede manier te doorlopen, bijvoorbeeld enkele maanden. Soms is het handig hiervoor een apart project te maken. Een project dat als resultaat heeft dat er bijvoorbeeld na drie maanden een programmacontract ligt dat gedragen wordt door de partners.

3. Programmacontract

In het programmacontract zijn de afspraken vastgelegd voor het programma. Elk programma vraagt maatwerk omdat de uitdagingen verschillend zijn, de partijen verschillend zijn, de context varieert.

Dat betekent niet dat er niet een aantal vaste onderdelen te onderscheiden is in een programmacontract. Onderdelen die in ieder geval aandacht vragen:

1. De context en achtergronden van het programma.
2. De visie, ambitie, bedoeling van het programma: het ‘waarom’.
3. De doelen die je gaat realiseren, als het kan SMART geformuleerd.
4. De inspanningen en projecten waarmee je aan de gang gaat om de doelen dichterbij te brengen. Deze inspanningen veranderen in de loop van het programma. Daarom is het zinvol periodiek een faseplan te maken.
5. De veranderstrategie achter de aanpak. Welke visie ligt er achter de veranderkundige keuzes?
6. Hoe is de monitoring en besturing van het programma ingericht?
7. Hoe ziet de programmaorganisatie en besluitvorming eruit?
8. Afspraken over de samenwerking en communicatie.
9. Risico’s die van invloed kunnen zijn op programmasucces.
10. Middelen die nodig zijn om het programma te realiseren, zowel wat betreft menskracht als wat betreft budget.

4. Investeer in samenwerking

De meeste programma’s zijn samenwerkingsverbanden. Van verschillende partijen of van verschillende onderdelen binnen één organisatie. Realiseer je dat ook samenwerken zijn wetmatigheden kent.

In hun boek Leren samenwerken tussen organisatie (Vakmedianet, 2011) hebben Edwin Kaats en Wilfrid Opheij de vijf condities voor een succesvolle samenwerking op een mooie manier op een rij gezet. Een succesvolle samenwerking:

• is gebaseerd op een echte gedeelde ambitie die aansluit bij de opgave waarvoor de samenwerking staat;
• doet recht aan de verschillende belangen van de partners;
• investeert ook in een samenwerking op persoonlijk niveau en de persoonlijke verhoudingen;
• organiseert de samenwerking op een professionele manier met goede afspraken over besluitvorming en manier van werken;
• heeft een goed georganiseerd proces vorm gegeven, met kloppende stappen en goede monitoring van de voortgang.

5. Investeer ook in teamontwikkeling

Programma’s zijn teamprestaties: een programmateam vormt vaak het pompend hart van het programma. Het is het team dat zorgt voor samenhang en zaken in beweging brengt: de communicatie, de afstemming en besluitvorming.

Omdat programma’s vrijwel altijd in dynamische en complexe omgevingen plaatsvinden, is er vaak veel druk op het programmateam. En onder druk verliezen mensen altijd stukken van hun kracht. Het is dan belangrijk dat een team goed zicht heeft op de persoonlijke dynamiek, en ook op de (onderlinge) patronen in het team. Om elkaar te kennen en regelmatig met elkaar het gesprek te voeren over hoe de samenwerking vordert binnen het team.

Daarbij is het handig om ’taal’ te hebben om de patronen en voorkeuren in beeld te brengen. Mijn voorkeur is het Insights Discovery model: dit is gebaseerd op het werk van Carl Gustav Jung. Zijn uitgangspunt is dat elk mens uniek is, maar ook dat ieder mens bepaalde diep gewortelde voorkeuren heeft die ervoor zorgen dat de ene persoon heel anders reageert op een situatie dan de andere. Dat zie je terug in de wijze van communiceren, het nemen van besluiten, samenwerking, leidinggeven, et cetera.

Het persoonlijk profiel dat wordt gegenereerd vanuit Insights gaat uitgebreid in op deze persoonlijke voorkeursstijl, de sterke en minder sterke kanten daarvan, ontwikkelpunten, de persoonlijke managementstijl, et cetera. Mijn ervaring is dat het de eigenaar veel inzichten geeft over dat voorkeursgedrag, en daarmee ook handvaten voor effectiever gedrag. Zowel in de dynamiek van een team waarvan je deel uitmaakt als de persoonlijke stijl van leidinggeven (bijvoorbeeld relevant voor iemand die als programmamanager een team leidt).

Dit blog is geschreven door Jo Bos, zelfstandig adviseur en trainer. Hij is al meer dan 25 jaar actief op het gebied van de professionalisering van project- en programma-management in organisaties.