10 tips voor uw jaarrekening

De regelgeving ten aanzien van de jaarrekening is voortdurend aan verandering onderhevig. Ook dit jaar zijn er veel nieuwe inzichten, aanbevelingen en richtlijnen die invloed hebben op uw jaarrekening. Reden om 4 experts te vragen naar de ontwikkelingen van de jaarrekening, inclusief 10 tips om uw jaarrekening sneller & efficiënter te realiseren!

---

Interview met Teco Noordegraaf (teamleider financieel toezicht) & Wilco Vink (projectleider vernieuwing interbestuurlijk toezicht) Provincie Noord-Brabant

Waar moeten gemeenten & provincies opletten bij het opstellen van de jaarrekening?

Met de jaarrekening legt het college verantwoording af aan de raad. Deze verantwoording dient inzichtelijk en transparant te zijn. Bij de presentatie van het jaarrekeningsaldo dient aangegeven te worden welk deel incidenteel en welk deel structureel is. Bij de analyse van de afwijkingen tussen de begroting (na wijziging) en de gerealiseerde baten en lasten wordt in de regel wel aangegeven of de afwijking incidenteel of structureel is. Verzameling van alle incidentele afwijkingen in het (verplichte) overzicht van incidentele baten en lasten vindt echter niet altijd plaats. Dit overzicht van incidentele baten en lasten kan vervolgens betrokken worden bij de presentatie van het jaarrekeningsaldo. Zeker bij een negatief jaarrekeningresultaat is dit een belangrijk onderdeel voor de raad.

Een ander belangrijk aspect is een goed inzicht in (ontwikkeling van) de vermogenspositie.

Sinds 1 oktober 2012 is de nieuwe Wet revitalisering generiek toezicht  van kracht. Wat betekent dit voor gemeenten en provincies?

Gemeenten krijgen bij het interbestuurlijk toezicht te maken met één toezichthouder. In de meeste gevallen is dat de meest nabije bestuurslaag, de provincie. Voor de meeste vormen van interbestuurlijk toezicht zijn de specifieke toezichtinstrumenten komen te vervallen en vervangen door de generieke instrumenten van ‘schorsing en vernietiging’ en ‘indeplaatsstelling’. Indien een gemeente een besluit neemt dat in strijd is met wet of algemeen belang, dan komt dit besluit in aanmerking voor vernietiging door de Kroon. Als een gemeente nalaat zijn wettelijke (medebewindstaak) naar behoren uit te voeren, dan kan de provincie deze taak op kosten van de gemeente alsnog (laten) uitvoeren. In dat laatste geval is sprake van indeplaatsstelling.

Voor deze bijeenkomst is van belang om te melden dat bij het financieel toezicht op gemeenten wel specifieke instrumenten, namelijk die van het preventief en repressief toezicht, blijven bestaan.

Bij de uitvoering van het interbestuurlijk toezicht maken provincies een eigen afweging hoe dit vorm wordt gegeven. Zo zijn er provincies (Noord-Brabant, Utrecht) die kiezen voor een terughoudende vorm van basistoezicht, indien nodig gevolgd door de inzet van het generieke instrumentarium. Andere provincies (Overijssel, Zuid-Holland) kiezen voor een methode waarbij een bestuursovereenkomst met de gemeente wordt gesloten over mate en kwaliteit van de invulling van de medebewindstaken en het toezichtsregime dat daarbij hoort.

Welke toekomstontwikkelingen voorziet u voor de jaarrekening?

Gezien de (in het algemeen) negatieve ontwikkeling van de financiële positie van gemeenten (decentralisatie rijkstaken, lagere algemene uitkering, verliesgevende grondexploitatie) zal de jaarrekening een prominentere plaats krijgen als verantwoordingsdocument. Wellicht meer hoop dan echt voorzien: de jaarrekening zal steeds meer die aandacht krijgen die het ook echt verdient.

---

Interview met Oscar Ferrero Scholte (senior staff) & Patrick Schouten (manager) Deloitte Accountants:

Waar moet men opletten bij het opstellen van de jaarrekening?

Zorgvuldigheid en deskundigheid. Ervaring in de praktijk wijst erop dat naar onze mening onvoldoende aandacht wordt besteed aan het verantwoordingsproces in tegen stelling tot het begrotingsproces. Ook is de kennis van het BBV ondermaats bij een groot deel van de gemeentelijke cliënten en wordt niet tijdig overlegd over verslaggevingsvraagstukken waardoor wij vaak in discussies achteraf verzanden over de interpretatie van BBV. Specifiek voor het afgelopen jaar de nieuwe notities van de commissie BBV.

Wat zijn de meest voorkomende oorzaken waardoor het proces langer duurt?

Mismatch van verwachtingen. De accountant heeft andere verwachtingen ten aanzien van het opsteldossier waardoor geen effectieve en efficiënte controle kan worden uitgevoerd. Verder blijkt ook vaak de complexiteit van waarderingsvraagstukken (MVA, FVA en grondexploitatie) onderschat. Het niet tijdig actualiseren van grondexploitatie opzetten of onderbouwen van de geprognotiseerde kasstromen. Een deel van de gemeentelijke cliënten doet dit slecht 1 maal per jaar zodat de kwaliteit van de onderbouwingen bv bij de interim slechts beperkt getoetst kan worden. Daarnaast vormen de voorzieningen en SiSa vaak struikelblokken. Bij de voorzieningen ontbreken vaak de actuele onderbouwingen (plannen, actuariele berekeningen) en bij SiSa is het probleem voornamelijk dat financiën onvoldoende kennis van de inhoudelijke regelgeving hebben en de vakafdelingen dit als onderdeel van de jaarrekening zien wat volgens hen niet hun verantwoordelijkheid is.

Het realiseren van een dunnere jaarrekening met behoud van kwaliteit, wat zijn daarbij succesfactoren?
Verantwoording van een beperkt aantal belangrijke niet financiële indicatoren en het verkrijgen van assurance hierover. Dit kan m.i. een aanmerkelijke besparing van het aantal pagina’s omdat in enkele kengetallen inzicht gegeven kan worden in plaats van tekstuele uitleg. Onderkennen van grensbedragen (relatief en absoluut) waardoor geen uitgebreide analyses worden gegeven over marginale verschillen.

Wat zijn de top 10 tips om een jaarrekening sneller & efficiënter te realiseren?

1. Opstellen en gebruiken (in overleg met accountant) van een accounting manual
2. Een strakke budgetdiscipline: (tussentijdse) afsluitingen gedurende het jaar consequent uitvoeren.
3. Betrouwbare tussentijdse cijfers en degelijke onderbouwing van de periodiek verstrekte informatie (Marap’s). Dus meer aandacht voor tussentijds onderbouwen en analyseren van deze cijfers. Hiermee is het afsluiten van het jaar nog enkel voor de nog niet verantwoorde periode noodzakelijk.
4. Een goede verplichtingenadministratie: kennen we alle opdrachten?
5. Het regelmatig analyseren van tussenrekeningen: voorkom uitzoekwerkzaamheden aan het einde van het jaar!
6. Het periodiek afstemmen van de hoofdadministratie met subadministraties:
7. Het periodiek afstemmen van interne verrekeningen: niet laten ontstaan van achterstanden en het oplossen van mogelijke geschilpunten!
8. Het gedurende het jaar uitvoeren van interne controles op getrouwheid en rechtmatigheid. Dit leidt tot tijdige correcties en het voorkomen van nog meer fouten.
9. Het maken van afspraken met leveranciers over facturering. Kortom zakelijker werken waardoor de facturen sneller verwerkt kunnen worden.
10. IC op rechtmatigheid en getrouwheid

Welke toekomstontwikkelingen voorziet u voor de jaarrekening?

Op termijn zal de relevantie van de jaarrekening afnemen, een vorm van XBRL waarin iedere stakeholder een verantwoording kan samenstellen van de voor haar relevante informatie.