Controller die data science toepast heeft meerwaarde

Data science, slimme algoritmes, gedegen analyses. Een controller weet anno 2018 hoe hij de techniek voor zich moet laten werken. En dan hebben we het niet alleen over de financiën van een organisatie, vindt Jaring Hiemstra. “Controllers moeten zich veel meer verbinden met het primaire proces. Dat vergroot hun toegevoegde waarde.”

 Wat zal de impact zijn van data science voor het vak van controller?

“Misschien moet je eerst een stap terug. De automatisering neemt steeds meer werk uit handen. Neem de algoritmes die automatisch facturen matchen en accorderen op verplichtingen. Het eenvoudige handwerk verdwijnt. We schatten dat op tien tot veertig procent van het huidige werk in de bedrijfsvoering verdwijnt. Daar staat de opkomst van data science tegenover, die controllers in staat stelt veel meer waarde toe te voegen. Niet alle controllers zijn zich daar al van bewust; het verkeert nog in de verkenningsfase.”

Als de automatisering werk overneemt, wat betekent dat dan voor de controller?

“Veel administratieve taken wordt over het algemeen niet door de controller verricht, maar de mensen die nu nog eenvoudige analyses en rapportages maken. Zij moeten er rekening mee houden dat hun baan binnen vier jaar radicaal anders is. Zij doen er goed aan zich tijdig bij of om te scholen. Verder leidt de automatisering ertoe dat steeds meer data beschikbaar komen en dat financiële data gecombineerd kunnen worden met allerlei andere data. Daar gebeurt nu nog onvoldoende mee. Die data zouden controllers veel beter kunnen benutten. Dat mag ook van hen worden verwacht.”

Kun je een voorbeeld geven van betere benutting?

“Uiteraard. Controllers blikken nu hoofdzakelijk terug. Je sluit een maand, een kwartaal of een jaar af en maakt dan de balans op, bijvoorbeeld in de vorm van een jaarrekening. Eigenlijk duurt het opstellen daarvan veel te lang. Blijkt uit de stukken dat er sprake is van een ongewenste ontwikkeling, dan is al veel kostbare tijd verloren gegaan. Dat is niet alleen jammer, het is ook onnodig. De hele ontwikkeling met data science is: ik wil het nú weten. Technisch is dat mogelijk. Als je data namelijk goed benut, kun je forecasten: voorspellen wat er staat te gebeuren. Daardoor kan het management veel beter inspelen op ontwikkelingen en de koers sneller bijstellen. Als controller vergroot je zo jouw toegevoegde waarde voor de organisatie aanzienlijk.”

Zijn er specifieke domeinen waarin forecasten onmiddellijk van waarde zou zijn?

“Jazeker, met name in het sociale domein van gemeenten. Toen het Rijk een aantal taken op het gebied van (jeugd)zorg en participatie overdroeg aan gemeenten, wisten veel gemeenten niet goed wat hen te wachten stond. Veel gemeenten zijn door de transitie in de financiële problemen geraakt. Het gaat daarbij om serieuze bedragen, want een derde van de kosten van een gemeente zijn uitgaven in het sociaal domein. Als je goed naar je demografische gegevens kijkt – het aantal kinderen, het aantal alleenstaande ouders en het aantal ouderen – dan kun je voorspellen hoeveel mensen een beroep gaan doen op jeugdzorg of op de WMO, komend jaar of over vijf jaar. Je ziet dan ook de trends. Neem de WMO-kosten. De gemeente Den Bosch heeft met data-science-technieken veel beter zicht gekregen op de verwachte WMO-uitgaven de komende jaren. Dat zijn analyses waarbij financiële data en domeinspecifieke databronnen worden gecombineerd.”

Zijn er al organisaties die deze mogelijkheden benutten?

“De gemeente Nijmegen heeft al zijn financiële data als het ware in een ton gegooid en geanalyseerd. Daar kwamen overigens geen verdachte transacties uit, maar wel signalen dat de efficiency beter kon. Er werden veel kosten heel en weer geboekt. Dat kan handiger. Overigens kun je als controller de operatie met data science een stuk efficiënter maken. Denk aan technieken als ‘process mining.’ De kerngedachte daarvan is dat de digitale sporen in processen veel handvatten bieden om processen te verbeteren en niet meer algemene process-redesign-projecten uit te voeren.”

Zie je naast data science nog andere ontwikkelingen waar de controller van de toekomst rekening mee moet houden?

“Wat ik net al zei: wij zijn van mening dat controllers zich veel meer zouden moeten verbinden met de business, met het primaire proces. Als je bedrijfsvoeringsdata gaat combineren met data uit het primaire proces zul je de duiding daarvan ook in gemengde teams moeten doen. Bedrijfsvoering kan dit niet vanaf een bedrijfsvoerings-eiland doen. De controller die daar de vinger achter weet te krijgen en weet hoe hij data voor zich kan laten werken, is voor iedere organisatie goud waard.”