Controller in crisistijd

Het wereldwijd uitgebroken coronavirus heeft invloed op iedereen en zorgt voor veranderingen in iedere branche. Om uit te zoeken wat er voor controllers binnen de gemeente verandert, zijn we in gesprek gegaan met Robert ’t Hart, Docent Risicomanagement en eigenaar van Naris GRC software.

De lokale overheid pakt in deze crisistijd haar rol en neemt veel en snel beslissingen. Een noodfonds voor ondernemers, doorbetalen van zorgpartijen en subsidies naar voren trekken zijn hier voorbeelden van. Met deze daadkracht pakken zij daarmee de centrale regie. Bureaucratie wordt aan de kant geschoven om organisaties overeind te houden. Dit zorgt voor een herwaardering binnen Nederland voor de overheid.  

Wat voor invloed hebben deze beslissingen op gemeentelijk niveau op de rol van de controllers?

Het wisselt per gemeente of controllers deze veranderende processen bij kunnen houden. In sommige gevallen zijn controllers aangehaakt bij het crisisteam en soms ook niet. Over het algemeen staan management en finance sterk en moet je vooral zelf een rol hierin pakken, om zo kort op de verandering te zitten. Een crisis is een kans om risicomanagement in de organisatie te verankeren, maar daarvoor is wel lef nodig. Je moet de lead nemen en vooruitkijken doormiddel van bijvoorbeeld een PDCA-cyclus. Zo kun je stappen zetten. Het is een menselijke reactie om te verlammen in een snel veranderende situatie, maar zie het als een kans.

En het eigen proces? Het hele gemeentehuis werkt thuis, wat betekent dit voor de betreffende controllers?

Probeer vooral duidelijk te creëren en vertrouw op je vermogen om te structureren. Neem initiatief om online interne meetings te organiseren en zorg dus dat je in het crisisteam mag meedoen. Normaal zit je er misschien niet bij, maar nu is de mogelijkheid er wel. Neem ook de tijd om je in te schrijven voor webiners, werk aan je kennis en zoek je collega’s. Online netwerken om je kennis te delen is nu makkelijker dan ooit. Daarnaast is het natuurlijk een goed moment om te reflecteren en structuur aan te brengen. Probeer prioriteiten te stellen en integreer je eigen informatie.

Voor veel mensen geldt de vraag wat er in hun positie en werk verandert zal zijn als de coronacrisis is afgeweerd. Gaan we weer terug naar de situatie voor de crisis of blijven online processen voor een deel bestaan?

Microsoft sprak al eerder over een fysiek minimum. Dit houdt het aantal noodzakelijke face-to-face ontmoetingen in dat nodig is om effectief samen te werken. Dit blijkt een stuk lager te zijn dan we in de praktijk hebben. Door de lengte van de crisis raken mensen gewend aan deze situatie en zal het lastig zijn om terug te keren naar de oude situatie. Ook omdat we alle voordelen van de nieuwe situatie zijn gaan zien.

Zullen er andere risico-paragrafen en risicoanalyses worden gemaakt met nieuw beleid?

Ja, dit speelt meer dan ooit een rol in de gemeentepolitiek. Risico-paragrafen en analyses worden nu vernieuwd. Ze worden gedaan als input om te bepalen of gemeenten moeten investeren of reserveren. Vooral in crisistijd wil je de financiën van de organisatie weten. Je gaat kijken naar een worst-case scenario. Welke keuzes heb je dan nog?

Verschuift control in de toekomst van een ondersteunende functie niet meer naar een proactieve rol?

Controllers die risicomanagement meenemen in hun werkzaamheden komen meer aan de beleidskant van de gemeente. Ze kunnen meer waarde toevoegen. Vooral controllers die nu de lead nemen zullen een pro actievere rol krijgen. In tijden van crisis wordt geld gewoon weer belangrijk. Scenario denken en risicomanagement worden samengevoegd. Een rol als controller is nu meer dan alleen financiën.

Komen er bezuinigingen om de schade te gaan betalen en hoe ziet men dat in zorg, veiligheid en onderwijs? Hoe moet je hier als controller mee omgaan?

De angst dat de overheid nu beslissingen neemt om organisaties overeind te houden, maar op de lange termijn toch zal moeten bezuinigen, is natuurlijk erg groot. Helemaal onrechtvaardig is deze gedachte natuurlijk niet. Het is natuurlijk een andere crisis dan een recessie zoals in 2008. Deze crisis komt van buiten en de wereld staat stil met als zeer logisch gevolg een recessie. We worden abrupt gedwongen om heel veel verlies te nemen, maar daarna kun je weer bouwen. Je moet eerst dit verlies pakken om daarna te kunnen bouwen. Redden wat er te redden valt is niet altijd de juiste strategie. Misschien is dit wel de kans om een totaal andere strategie te gaan voeren en het roer om te gooien.