Druk, druk druk?! We kennen het allemaal! Tips voor meer overzicht

Herkent u ze? De ‘net niet behaalde deadlines’, de ‘overvolle agenda’s en de ‘uitpuilende inboxen’? Vaak als ons wordt gevraagd hoe het gaat antwoorden we niet voor niets “Goed, erg druk”. Druk is een veelgehoorde term van deze tijd, al dan niet uitgedrukt in de driedubbele variant ‘druk, druk, druk’ als het woord alleen niet meer volstaat om aan te geven met hoeveel zaken we bezig zijn. Deze drukte ontstaat voor een deel door het feit dat er altijd nét iets te weinig tijd is voor nét iets teveel werk. En alles heeft natuurlijk prioriteit!

Continu met uw agenda schuiven om de geplande zaken toch afgerond te krijgen is vaak niet de oplossing. Het werk blijft immers op het lijstje staan en hoe meer u schuift, hoe groter dit lijstje wordt. Maar wat dan wel? Wat kunt u doen om hierin de juiste balans te vinden? Want dat is eingelijk waar het allemaal om draait. Wellicht dat deze tips van Sabina Brammer u op weg kunnen helpen.

Delegeren

Ja, dat is een lastige. En de meest bekende vraag is; “Bent u al aan het delegeren?” Zorg er in deze tijden voor dat u altijd een collega heeft aan wie u de simpele klussen kunt delegeren én een college aan wie u de complexe klussen kunt delegeren. Spreek dit in rustige tijden met elkaar af, wie voor wie een soort achtervang is. Daar heeft u in drukke tijden weer plezier van.

Overleg met uw leidinggevende

Als deze collega’s op hetzelfde moment ook vol zitten, dan is er een simpele oplossing: ga in onderhandeling met uw leidinggevende over welke taken wel en welke niet door u de komende maand uitgevoerd kunnen worden. Eventueel kunt u afspraken maken over tijdelijke overuren. Maak hier concrete afspraken over, een soort projectje met een begin en een eind.

Maak keuzes

Strakkere planningen om meer werk te verzetten is meestal niet de oplossing. In de praktijk is er immers altijd meer werk, dan beschikbare uren. Als het niet past, moet er iets uit. Keuzes maken is hierbij van groot belang.

Altijd teveel werk? Stel doelen op!

Overkomt het u keer op keer, dat er te veel werk op uw bordje ligt? Stel uzelf dan de reflectievraag: wat zorgt er bij mij voor, dat ik het steeds zo ver laat komen? Welke zorg heeft u voor deze taken? Iedereen heeft zo z’n eigen zorg. Deze zorg komt ons vaak van pas en soms zit het ons in de weg. Als het in de weg zit, is de zorg vaak te groot en wordt het een valkuil; te zorgvuldig willen zijn, te dienstbaar willen zijn, alles leuk vinden, overal aan mee willen doen, te kritisch zijn, te perfect willen zijn etc.

Stel, u vindt het belangrijk om alles tot in de puntjes aan te leveren. Dat is op zichzelf een mooie eigenschap. Echter in tijden van drukte zit het waarschijnlijk flink in de weg. Perfectie kost namelijk tijd en energie. Het kan dan helpen om met uzelf af te spreken om het de komende week allemaal wat minder perfect te doen. Het lastige is, dat ‘minder perfect’ vaak niet concreet genoeg is, om het ook daadwerkelijk tot uitvoering te brengen.

Wat werkt dan wel? Actiegerichte doelen, zoals uw voorbereidingstijd voor bepaalde klussen halveren. Dat scheelt weer tijd. En de komende week ga ik werken voor een 90% resultaat i.p.v. 120% resultaat. Dit kunt u aan uw collega’s mededelen. Uiteraard benoemt u daarbij waar dit mee te maken heeft. Als perfectie u in de weg staat, dan zal een collega uw 90%-resultaat, naar verwachting, al heel prima vinden.

Psychologisch werkt het niet als we dit alleen met onszelf afspreken. De kracht ligt juist in het benoemen en het delen van uw voornemen én het te beperken voor een bepaalde tijd.

Op naar minder werkdruk! Succes!