SBO Blog Het blog van Studiecentrum voor Bedrijf en Overheid
Ongeveer een week geleden vertrok ik vanuit Boxmeer naar Schiphol. Niet voor een vlucht of om familie op te halen, maar voor de Learning Hackathon bij de KLM! Twee lange dagen opgesloten met een groep professionals uit alle windstreken. Veel van deze mensen kende ik voor de hackathon nog niet. In dit verhaaltje kijk ik terug op de dagen vol scrum, brown paper, stiften, goede gesprekken en natuurlijk veiligheid op het werk. Want het laatste onderwerp stond centraal bij deze hackathon.
First things first, wat is een Hackathon? Wat zegt internet hierover? Dit dus!
“Een hackathon is een bijeenkomst van software- en website-ontwikkelaars, designers en business strategisten om gezamelijk aan een thema te werken. Het doel is dat, meestal in 24 uur tijd, een innovatieve en creatieve oplossing wordt bedacht omtrend een bepaald thema of om een probleem van een bedrijf op te lossen.” (https://nl.wikimedia.org/wiki/Hackathon)
Maar het was een Learning Hackathon, dus het accent op onze L&D sector. Net als vorig jaar bij het Spaarne Gastziekenhuis. Tijdens de learning hackathon wordt gewerkt met Scrum methodiek. Compleet met sprints, backlogs, scrummasters en sprint owners. En dit allemaal om het hoofddoel van de hackathon te dienen, het zoeken naar innovatieve en creatieve oplossingen voor de KLM. Waarbij de focus lag om het veiligheidsbewustzijn van de KLM’er te prikkelen, altijd en overal!
De avond voor de hackathon kwam ik in het hotel aan, waar ik direct werd begroet door de opperhoofden van de Hackathon. Marcel en Ank! Ik was door hen gevraagd om als “Maakexpert” deel te nemen aan het event. Dus niet als deelnemer, maar als creatief hulpmiddel voor de deelnemers. Een rol die mij wel is toevertrouwd. Actief, overal tussendoor rennen en concepten visualiseren. Zowel op papier als op het beeldscherm. Een dankbare job! Naast mij waren er nog enkele andere Maakexperts, elk met zijn/haar specialismes. Net als vorig jaar waren ook Job Bilsen en Suzanne de Gooijer van de partij! Job die als directe rechterhand van de scrummaster de hackathon sturing geeft en deelnemers assisteert met innovatieve technische input. Suzanne gaf de dagen, gewapend met haar Wacom, kleur met haar uitstekende visualisaties en haar aanstekelijk enthousiasme! De tweede dag van de hackathon, zeker de laatste twee sprints, was zij mijn steun en toeverlaat om de laatste visuals er uit te persen! Dit jaar waren er twee nieuwe maakexpers uitgenodigd! Niels Peereboom en Gerrit Streekstra. Wat een goede aanwinsten voor de club! Motion specialist en “Creative thinker” Niels weet met gemak buiten de kaders te denken en bestaande concepten volledig om te toveren. Zeker in de korte tijd van een hackathon (in ons geval 5 dagdelen) heb je geen tijd om vast te blijven hangen in uitzichtloze situaties. En last but not least Gerrit. Dramadocent, acteur en (enter)t(r)ainer met de nodige bagage en een mooie kijk op het leven. Gerrit is zo’n persoon die je direct doorziet en waar je bij je op je gemak voelt. Kortom een klein leger met verschillende talenten en achtergronden om de dagen vorm te geven..
En dan is het donderdag.. de eerste dag van de hackathon. Afwachten hoe de groep er uit gaat zien. Het was een mix van deelnemers die zich konden inschrijven en een grote delegatie KLM’ers van verschillende afdelingen. Maar over welke talenten en vaardigheden beschikken zij? Want net als vorig jaar bij het Spaarne Gasthuis is het maar afwachten wie de hackathon echt vorm gaat geven. De eerste druppelen binnen en verzamelen we met een kop koffie en thee. So far so good! Na de nodige introducties vertrekken we naar de vierde verdieping van het zeshoekige gebouw waar voorheen de KLM Academy was gevestigd. De verdieping was uitgerust met diverse tafels en wanden vol brown paper, die met smacht wachtte op haar eerste post-its. Er was een ruimte ingericht als video studio inclusief green screen en terwijl je naar buiten keek had je zicht op de landingsbanen van Schiphol. De ene “kist” na de andere vertrok. De KLM’ers in de groep keken altijd net iets langer naar buiten als een grote blauwe Boeing voorbij vloog. Het blauwe hart van hen klopte dan altijd ietsje sneller en was vaak aanleiding voor anekdotes over een van hun vele vliegavonturen.
Dan begon de hackthon toch echt! Bestaande uit verschillende korte rondes. In het eerste dagdeel was het vooral ideeën delen, ideeën controleren en alles op kleine gele briefjes schrijven. Deze eerste ideeën werden omgezet naar meer concrete interventies. Die vervolgens weer verder werden uiteengezet in nog concretere taken om die interventie te ontwikkelen. Het prototype wel te verstaan. Elke ronde werd afgesloten met een presentatie en was er ruimte om de ideeën kritisch te bespreken. Een continu proces van optimalisatie van concepten.
Je merkt dat het soms nog onwennig is bij deelnemer om op deze manier te ontwerpen. Want er zijn veel onduidelijkheden die men eerst wilt tackelen voordat je echt door kan gaan. Het was even werk om men gerust te stellen dat de toekomstige sprints de angsten wegnemen en duidelijk maken dat je eerste idee nog niet in beton is gegoten.
Nadat alle concepten op de muren hingen, was het zaak om ze op de backlog te krijgen. Een groot to-do lijstje per mogelijk eindproduct. In de eerste sprint gingen deelnemers samen de uitdaging aan om het product verder vorm te geven. Een sprint duurde doorgaans 2 uur. Na elke sprint werd de voortgang weer besproken. Bij elke sprint veranderde de groepsindelingen en kon je als deelnemer aanschuiven bij het project waar jij je goed bij voelde en iets kon bijdragen. De concrete taken op de backlog verschoven van “To do” naar “in progress” om vervolgens in de “Review” te belanden. Na elke sprint verplaatste de briefjes met taken, vielen er briefjes af en kwamen er nieuwe bij. Heerlijk iteratief!
Het was rond 22:30 uur dat werd de laatste sprint van de dag afgesloten! Met al goed uitgewerkte concepten! Vermoeid maar toch vol energie richting het hotel!
Waar de eerste dag rustig en in laagjes werd opgebouwd, stond de tweede dag uit vallen, rennen, vliegen en doorgaan. Persoonlijk denk ik dat zo’n dag uitstekend bij mij past. Iedereen had volledige interactie met elkaar en je zag na elke sprint elkaars producten groeien. Eerste sprint een nieuw idee, de sprint daarop een uitgebreide schets en de sprint daarna een volledig digitaal vormgegeven concept.
Een mooi voorbeeld was een van de vier eindproducten waar ik aan mee heb mogen werken. Met een gezonde dosis lef en zelfvertrouwen begonnen we de eerste dag met een concept dat na twee sprints volledig was opgebouwd. Het ging over een soort veiligheidsdashboard voor een bepaalde doelgroep. Het prototype was volledig uitgewerkt in Storyline en bevatte alle ideeën die waren bedacht in eerdere sprints. Maar het eindproduct was misschien toch niet helemaal wat het moest zijn. Er ontbrak iets aan.. De volgende dag staken enkele deelnemers en ikzelf de koppen bij elkaar om het toch anders te gaan doen. De versie 1.0 van het dashbord werd met volle overtuiging aan de kant gezet. Back to the drawing board was de boodschap die wij gaven bij de morning stand up.
Tijdens de eerste sprint vond ik mijzelf naast een van de deelnemers voor een groot flipover board en had ik beide handen vol markers. De sprint vloog aan ons voorbij en werden verschillende KLM experts betrokken ter controle van onze ideeën. Twee uur later hadden we het volledige concept op het bord staan. De volgende sprint werd het vernieuwde concept multimediaal vormgegeven. Minuten voor het einde van de sprint werden de laatste handelingen nog gemaakt en publiceerde ik de output op de online server terwijl ik met de laptop in de hand tussen de andere stond om het te presenteren. Op en top focus op het product af te ronden! Na de presentaties verplaatste de gele briefjes weer van “In progress” naar “Review” en “Done”.
En zo vertrokken de laatste sprints aan ons voorbij en raakte we als groep in een trans om alles klaar te krijgen. Terwijl ik naast Suzanne en Niels zat aan “onze” tafel, was het een race tegen de digitale eierwekker die de resterende tijd van de sprint aangaf. Terwijl ik mijn in een vormgevings-spagaat bevond, hielpen Niels en Suzanne mij direct er bovenop door gerichte feedback te geven. De nodige gegevens, films, animaties vlogen via de mail over en weer om uiteindelijk het eindresultaat van onze hackathon in een overzicht vorm te geven.
Rond vier uur ging het signaal van de laatste sprint. Het was voorbij. Op! Alles was af!
Het was tijd om voor de laatste eindpresentatie, waar de groepen in de laatste sprint keihard aan gewerkt hadden. Deze eindpresentatie was een overweldigd bewijs van de grote en mooie diversiteit in de groep. Het was indrukwekkend om te zien wat er in twee dagen opgeleverd kan worden met een groep en een directe focus op een probleem! Maar ook de wijze waarop de eindresultaten werden gepresenteerd was van hoge kwaliteit. Zonder schroom of onzekerheid komen de creativiteit en het zelfvertrouwen in de producten naar voren. Zo nu en dan met briljant acteerwerk neemt de volledige groep de eindresultaten in zich op. Een enorme berg werk is door de groep verzet!
De dag wordt afgesloten door opperhoofd Marcel en de opdrachtgevers van de KLM. We kijken terug op een super eindresultaat. Waarbij ik vooral trots ben hoe de groep onzekerheden aan de kant heeft gezet en met al haar kennis en kunde heeft ingezet. Bedankt iedereen!
Over een paar weken vertrek ik weer in de auto richting Schiphol, dit keer niet voor een hackathon, maar samen met mijn vriendin van een welverdiende vakantie te genieten. Maar als ik Schiphol passeer zal ik mijn vriendin aanwijzen waar ik twee dagen keihard heb mogen samenwerken met een mooie groep professionals!
Voor meer informatie en / of vragen over de Learning Hackathon, klik hier of neem contact op met:
Wendy Bekkers
Opleidingsadviseur
T: 040 – 297 27 60
