Nog even iets regelen voor alumni

Vrijdagmiddag vier uur, je kent het gevoel waarschijnlijk wel. Met je hoofd loop je al half in het weekend en ben je langzaam alle zaken aan het afronden. Plotseling staat er een staflid voor je neus met de vraag of je hem nog “even” kan helpen. Natuurlijk nodig je hem uit te gaan zitten en vraagt wat je voor hem kan betekenen. Hij vertelt dat hij de volgende dag (zaterdag) op reis gaat naar Kenya (Nairobi & Lake Navaisha) en vroeg zich af of het leuk is om een “alumni meet” te organiseren. In mijn hoofd zie ik mijn weekend plannen langzaam vervagen en begin na te denken hoe ik op zo’n korte termijn in Nairobi een Alumni Meet kan organiseren.

Terwijl ik aan het denken ben of dit logistiek haalbaar is hoor ik hem zeggen dat de voorzitter van het College van Bestuur en rector van onze faculteit ook bij de delegatie horen.. Meteen ben ik bij de les. Wanneer vertrok je ook al weer.. Morgen?! Mijn eerste gedachte ‘waarom ben je niet eerder bij mij gekomen’ spreek ik niet uit en ga direct door naar mijn tweede vraag ‘Wat is het programma en ben je al in contact met enkele alumni tijdens dit programma.’ Nadat alle informatie van de reis bekend is ga ik aan de slag met een locatie en stuur ik per direct een mailing uit naar alle alumni in Kenya. De locatie blijft nog leeg in de mailing, die ontvangen ze wel als ze zich aanmelden. Terwijl ik alles afsluit om aan het weekend te beginnen komen er al mailtjes binnen van alumni die graag willen weten waar de Kenyaanse alumni meet gehouden wordt.

U moet weten dat het ITC van oudsher een internationaal opleidingsinstituut is waar vooral ‘mid-career’ studenten uit de hele wereld  maar vooral uit ontwikkelingslanden zitten. In landen zoals Kenya hebben we op dit moment 540 alumni en in sommige landen zoals bijvoorbeeld Indonesië hebben we meer dan 1300 alumni. Daar onze studenten veelal op een iets oudere leeftijd bij ons hun graad behalen is de impact die de studie op het leven van de alumnus heeft enorm. Daarom zijn de ITC alumni ook veelal bereid lange afstanden af te leggen om deel te nemen aan ITC activiteiten binnen het land van herkomst.

Tijdens mijn weekend bekijk ik regelmatig mijn email om alle vragen die er van alumni binnenkomen te beantwoorden en tegelijkertijd contact te houden met het staflid dat op reis is. Maandagochtend vind ik gelukkig een email in mijn inbox met een locatie, cateringvoorstel en tijdstip. Op dat moment begint de berichtenstroom op gang te komen. Ik post me gek op Facebook, Twitter, Linkedin, en natuurlijk website en beantwoord de RSVPs met de goede locatie. Op donderdag is er radiostilte. Geen bericht uit Kenya en ik hoop dat het komt omdat ze gezellig met z’n allen aan het borrelen zijn. Vrijdag morgen krijg ik het verlossende woord… tenminste 60 alumni hebben, op deze korte termijn, tijd gevonden om naar Nairobi te reizen (ja, u leest het goed.. sommigen hebben ongeveer 100 km afgelegd om naar Nairobi te reizen!) om onze Rector, Voorzitter en stafleden te ontmoeten. Zelfs ITC Alumnus en Kenyaans Parlementslid Hon Dr Wilbur Ottichilo had zijn agenda vrijgemaakt om de ITC delegatie te ontvangen.

Op dit soort moment ben ik trots, trots op het ITC en trots op de ITC alumni die zo trouw naar hun alma mater, het ITC, zijn. Door deze mentaliteit en het jarenlange harde werken van ITC stafleden, mijn voorgangers en mijzelf hebben we een heel sterk en trots internationaal netwerk van unieke professionals die allen te samen grootse dingen kunnen neerzetten.

Door: Jorien Terlouw, alumni coördinator Faculteit ITC bij Universiteit Twente. Jorien is een van de sprekers op het congres Marketing & Communicatie in het hoger onderwijs, 17-18 november in Utrecht.