16 tips voor de Programmamanager

Omdat overheden wendbaarder willen zijn en beter willen kunnen inspelen op wat er in de samenleving speelt heeft werken met programma’s een grote vlucht genomen. Tegenwoordig zijn er geen vraagstukken meer die door één enkele afdeling kunnen worden opgelost.  Als programmamanager moet je steeds weer zoeken naar coalities, naar samenwerking en integrale oplossingen. Een programma is daarvoor een heel geschikte werkvorm. Het is een flexibele manier van organiseren waarbij je al werkende kunt bijsturen om je doelen te bereiken.

Speciaal voor de programmamanager biedt Studiecentrum voor Bedrijf en Overheid voor het twaalfde jaar op een rij de opleiding Programmamanagement voor overheid en non-profit aan. Na afloop van de opleiding vroegen wij deelnemers naar de belangrijkste tips die zijn hebben gekregen tijdens de opleiding. Lees hier onder de 16 tips:

Tips voor de Programmamanager:

1. Investeer aan de voorkant in je relatie met je opdrachtgever(s), zodat je een heldere opdracht hebt en de randvoorwaarden voor je regelt.
2. Voor mij was de ‘ultieme tip’ toch wel het werken aan een inspirerende visie voor het programma. Hier heeft Jo Bos ook wel de nodige aandacht aan besteed. Juist omdat de visie (zoals ik het dan vertaal) de ‘drager’ wordt waarin deelnemers hun eigen belang gaan herkennen en daarmee ook het grote(re) geheel zien. Waarbij het dan weer de kunst is dit compact en overzichtelijk te houden. Daar waren genoeg mooie voorbeelden van opgenomen in het cursusmateriaal.
3. Bedenk vanuit je ambitie en doelen wat nodig is om dit te realiseren en zorg hierbij voor een goede mix van budget en mensen om hier mee aan de slag te gaan. Houd het werken vanuit een team leuk, werk vanuit de kwaliteiten van de verschillende mensen.
4. Neem goed de tijd om de basis op orde te krijgen. Daarmee bedoel ik, duidelijkheid over de opdracht, de opdrachtgever, taken rollen en verantwoordelijkheden, planning en financiën. Dit is vaak niet het leukste gedeelte want we willen aan de slag maar wanneer je de basis goed op orde hebt heeft dit voordelen voor de lange termijn en kun je positief aan de slag blijven.
5. Mocht je druk zijn met allerlei verschillende dingen/acties, maar het lastig vinden samenhang te zien, werk dan zoveel mogelijk met een DIN (Doelen Inspanningen Netwerk). Dan zul je merken dat een verzameling van verschillende activiteiten op het oog geen samenhang hebben, maar dat ineens wel blijken te hebben. Door schematisch een en ander op een rij te zetten (dus vanuit je visie, naar strategische- en operationele doelen en daaronder je inspanningen) zie je welke verbanden er zijn tussen je doelen en je inspanningen. Dat helpt ook met het maken van een concrete planning van je acties/activiteiten en je ziet in één oogopslag welke samenhang er is.
6. Bij mij heeft het heel erg geholpen om goed naar de opdracht te kijken. Ik dacht dat deze duidelijk was, maar door Jo kwam ik erachter dat dit echt anders was. Als je opdracht niet duidelijk is loop je op een gegeven moment vast.
7. Altijd een goed programmaplan opstellen met de why, doelen en ook benodigde capaciteit in geld en uren, zonder dat loop je later tegen veel issues aan…
8. Als programmamanager heb je continu te maken met wijzigingen, nieuwe invloeden en actualiteiten waarop je in moet spelen. Soms binnen scope van het programma, soms buiten scope maar vaak wel van invloed op je doelstellingen.
   In de training zijn diverse instrumenten langs gekomen waarmee je kan monitoren, sturen en signaleren. Ook de wijze van interveniëren, bijsturen en inzet van verandermanagement passeren de revue.
   Met de training veel bagage mee gekregen die in de praktijk toepasbaar zijn bij het managen van bestaande en de opzet van nieuwe programma’s. Dar samen met de uitwisseling van ervaringen met de college cursisten maakt het een goede investering voor de toekomst.
9. Het venijn zit in de start. Vaak wordt net als een project ook een programma te overhaast gestart c.q. onderschat. De tijd die je aan de ‘voorkant’ wint door snel te starten, zorgt in de praktijk vaak gedurende het programma voor meer aanpassingen, frustratie door onduidelijkheid, fouten en daarmee ook tijd en geld.
10. Neem de uitgangspunten van programmagericht werken niet te absoluut voor je eigen werk. Elke werksituatie is uniek. De cursus geeft veel tips en aanknopingspunten die je zelf toepassingsgericht kunt gebruiken in je eigen werksituatie.
11. Denk goed na over je veranderstrategie! We zijn vaak snel geneigd om te starten vanuit projecten en pilots. Terwijl de crux zit in het eerst goed doordenken waar de echte stuurmogelijkheden zitten, welke strategie echt helpt om de gewenste verandering in gang te zetten.
12. Kijk wie er binnen jouw organisatie allemaal bezig zijn met programmamanagement en zorg dat je gezamenlijk deskundigheid op dit gebied opbouwt.
13. Breng in kaart in hoeverre inspanningen direct of indirect bijdragen aan het bereiken van de doelstellingen van het programma.
14. Neem de tijd om samen met de organisatie het programma op te bouwen. Omring je met mensen die energie hebben op het vraagstuk, geef ruimte en betrek mensen. Deel het eigenaarschap zodat er een groep ontstaat die het draagt.
15. Breng niet te gehaast belangrijke programmaonderdelen naar de lijn.
16. Duidelijkheid over opdrachtgeverschap en de programmastructuur daaronder. Zelf ben ik er tegenaan gelopen dat de opdrachtgever de scope te groot vond worden, waardoor hij er ineens niet meer van was. Hierdoor zijn grote problemen ontstaan en stond het programma op losse schroeven. Doordat opdrachtgeverschap en daardoor draagvlak onvoldoende belegd was, liepen we in de organisatie steeds tegen weerstanden aan. Om die reden is mijn advies om altijd te zorgen dat het opdrachtgeverschap goed geborgd is en op de juiste plaats in de organisatie zit.