Aanbesteden met veel plezier!

Beeld je in dat jouw organisatie de belangrijkste aanbesteding in de eigen gemeente verliest. Bedenk eens wat dit betekent voor jullie cliënten en de zorg die zij ontvangen. En wat betekent het voor jullie organisatie? Staan er banen op het spel? Aanbestedingen kunnen de toekomst van jouw zorgorganisatie bepalen. In negatieve, maar ook in positieve zin.

In dit blog geven Maarten Swagerman senior Adviseur bij gzicht en tevens docent van de opleiding Regie op Zorginkoop en Bedrijfsvoering in het Sociaal Domein en Marieke van Kralingen, hoofd Markt en Communicatie bij Cosis een vijftal belangrijke adviezen. Uit ervaring in hun werk zien zij veelvuldig welk effect gemaakte keuzes uiteindelijk invloed hebben op de bedrijfsvoering.

Advies 1: Maak je visie concreet

Ten eerste is het zaak om een visie SMART op te schrijven, voor de korte én de lange termijn. Zeg vijf tot tien jaar. Denk hierbij aan vragen als ‘welke soorten zorg wil ik leveren?’ en ‘welke soorten zorg passen bij mijn organisatie?’. Voer een markt- en concurrentieanalyse uit om de visie meer kracht en concreetheid te geven. Zet de stip op de horizon en zorg dat alle betrokkenen in de bedrijfsvoering weten waar de organisatie naartoe gaat.

Advies 2: Maak bewuste keuzes

Als de visie staat, is de volgende stap om dit door te vertalen naar het passende strategie en productportfolio van de organisatie. Vervolgens is het van belang om de beschikbare aanbestedingen te inventariseren. Welke aanbestedingen zijn er en waarom willen wij daarop inschrijven? Bedenk hierbij dat het aanbestedingsproces tijdrovend (en dus kostbaar) is. Het is niet effectief om op alle aanbestedingen in te schrijven. Stel maximaal tien vragen per aanbesteding. Dit zorgt ervoor dat de beperkte tijd wordt besteed aan de vragen die er echt toe doen.

Door de potentie van een aanbesteding tijdig in te schatten kan focus op bepaalde aanbestedingen gelegd worden. Bekijk middels een impactanalyse wat de gevolgen van de aanbesteding zijn voor medewerkers, cliënten en de bedrijfsvoering. Zowel procesmatig als financieel.

Advies 3: Maak kostprijzen inzichtelijk

Toenemende druk op de tarieven vraagt keuzes en onderbouwing. Een kostprijsanalyse helpt om scherp te krijgen wat de kosten van een product zijn. Daarmee is het een instrument om strategische keuzes te maken. Het biedt kans om kritisch te kijken naar de huidige producten die aangeboden worden. ‘Passen deze bij de doelen van jouw organisatie?’ Het is ook een instrument om transparant te zijn naar de gemeente. Bepaal hoeveel zorg je als aanbieder kunt leveren voor de aangeboden tarieven.

Advies 4: Organiseer wendbaarheid

Dit advies lijkt in strijd met het voorgaande advies. Focus is belangrijk, maar wedden op één paard is ook niet verstandig. Zoals we deze blog begonnen: Beeld je in dat jouw organisatie de belangrijkste aanbesteding in de eigen gemeente verliest. Er zijn verschillende mogelijkheden om wendbaarheid te creëren. Spreiding in financieringsstromen naast de Jeugdwet en WMO bijvoorbeeld. Stem de diversiteit van cliënten en producten op elkaar af. Dus denk ook nog even terug aan het eerste advies: ‘Wat is jouw visie?’ ‘Wie wil je als organisatie zijn?’ en  ‘Welk productportfolio past hierbij?’

Wendbaarheid kan je ook in de kosten van dienstverlening vinden. Creëer een flexibele schil in jouw personeelsbestand. Zorg voor een mix tussen vaste en tijdelijke krachten bijvoorbeeld. Of werk met een flexpool met oproepkrachten. Zo zijn er mogelijk meer kosten waar flexibiliteit gecreëerd kan worden. Denk hierbij vooral buiten de kaders door bijvoorbeeld samenwerkingsverbanden met andere organisaties aan te gaan.

Advies 5: Doe het samen

Tot slot tip 5: doe het samen! Verzamel mensen met diversiteit in werkwijze en expertise om het aanbestedingsproces te begeleiden. ‘Welke expertises zijn op welke momenten in het proces nodig?’  Bij de documentenanalyse zijn andere vaardigheden nodig, dan voor de onderhandeling. Bepaal vooraf waar de verantwoordelijkheden liggen. Zo kan iedereen op zijn eigen onderwerp toegevoegde waarde leveren. En natuurlijk hoeft het niet allemaal binnen de organisatie aanwezig te zijn, kijk ook naar andere partijen en probeer de krachten te bundelen. Dit is niet alleen efficiënt, maar zorgt ook voor meer kennis en invloed.

Met plezier aanbesteden

Succesvol inschrijven op aanbestedingen bestaat uit het maken van strategische keuzes. Het opstellen en uitvoeren van een visie. Als je handelt vanuit visie maakt dat aanbestedingen niet alleen interessant, maar vooral ook een mooie kans om een organisatie verder te ontwikkelen. Met deze vijf adviezen kan jij succesvol én plezierig mee doen aan een aanbesteding.

Bron: gzicht

---