Datagedreven werken: ervaringen uit de praktijk

Bron: Thijs Jagersma, NCOD

Door de digitalisering binnen de overheid komt het vraagstuk rondom datagedreven werken steeds vaker terug. Gemeenten beschikken over grote hoeveelheden informatie die nuttig zijn voor het bepalen van de effecten van beleid en dienstverlening. Hierdoor groeit de behoefte aan een actuele, betrouwbare, complete en vooral relevante informatievoorziening. We willen op ieder moment en op iedere plek  over de juiste informatie en functionaliteit kunnen beschikken.

Gemeentelijke informatievoorziening wordt steeds complexer. Hoe zorgen we ervoor dat we grip houden op de data en het beheer ervan? Binnen de vakgroep Digitalisering en Informatiemanagement zijn diverse professionals bezig met dit vraagstuk. In dit artikel delen zij hun ervaringen met datagedreven werken in de praktijk.

Peter Ruijters en Nienke Maes: datagedreven werken binnen het sociaal domein bij de gemeente Roermond

Gemeente Roermond heeft een structureel tekort van 6 miljoen op het sociaal domein. De ambitie van de gemeente is om door datagedreven te werken meer inzicht te krijgen in de effectiviteit en efficiency van de inzet van middelen in het sociaal domein. Zo kan er betere kwaliteit tegen lagere kosten bereikt worden. “Wij richten ons zowel op beleid als op uitvoering, en er zijn geen heilige huisjes waar ik rekening mee hoef te houden. Dat geeft maximale ruimte om exploratief onderzoek te doen.”

De toegepaste methodiek

“Ik heb een methodiek ‘uit de oude doos’: we formuleren hypothesen en gaan die valideren. Daarvoor gebruiken we data uit eigen bestanden en uit andere bronnen, zoals het CBS en de GGD gezondheidsmonitor. We maken de onderzoeksvragen heel concreet. Bijvoorbeeld door te kijken naar de relatie tussen consulenten en kosten van maatwerk. We hebben vastgesteld dat daar enorme verschillen zijn en de ene consulent veel beter afschaalt dan de andere.

Een ander onderzoek laat zien dat bij de overgang van Jeugdwet naar Wmo, – oftewel wanneer een klant 18 wordt-, de kosten voor voorzieningen halveren bij gelijkblijvende kwaliteit van ondersteuning.”

Tips voor andere gemeenten

• De belangrijkste tip is eigenlijk een randvoorwaarde. Zet bij de sprints beleidsmedewerkers, medewerkers uit de uitvoering, dataspecialisten en financiële consulenten samen. Doe je dat niet dan mis je kennis: data plus context geeft informatie, informatie plus duiding geeft betekenis. Dat doen we met gezamenlijke denkkracht.
• Focus op wat beïnvloedbaar is en wat voldoende omvang heeft.
• Stop op tijd met data verzamelen. Er zijn zo veel gegevens beschikbaar; het gaat erom patronen en trends te zien maar het is geen wetenschappelijk onderzoek.
• En als laatste; ga vooral niet het wiel opnieuw uitvinden. Maak gebruik van kennis die andere gemeenten al hebben opgedaan.

Jet Smits: het bouwen van dashboards voor sturingsinformatie in de gemeenten Houten en Meierijstad.

Doelstelling van de opdracht van Jet is om de organisatie te leren meer datagedreven te sturen. Daarnaast is ook het technisch aspect van belang; het opleveren van managementinformatie waarmee gestuurd kan worden. Zij draagt hierbij gelijktijdig de werkwijze over zodat de gemeenten het in de toekomst zelf kunnen.

De innovatiecyclus als aanpak

De aanpak van Jet is het toepassen van de innovatiecyclus:

1. Agendering en coalitievorming
2. Experimenteren
3. Verbreden van experimenten en coalitie
4. Verankeren in het primair proces
5. Datagedreven sturing als nieuwe standaard.

“Mijn opdrachten vormen vaak stap één, twee en drie. Ik begin vaak met interviews: welke informatievraag ligt er? Met deze informatie gaan we het dashboard bouwen: experimenteren. Deze leveren we op en we adviseren daarna over de doorontwikkeling.”

Tips voor andere gemeenten

“Gewoon beginnen! Begin bij een niet beladen onderwerp, bijvoorbeeld bedrijfsvoeringsinformatie, en zet dat snel neer. Vermijdt de etymologische discussies en ga uit van wat er beschikbaar is in de systemen. Of zoek hierin een gulden middenweg, bijvoorbeeld de begindatum in het systeem is ‘melding’.  De kwaliteit van de data is ook iets wat in de tweede fase op de agenda komt, maar geen reden om niet te beginnen.”