Een ander licht op gemeentelijke inkoop Wmo nieuwe stijl

Door Marvin Hendrikse, directeur Stipter en docent Zorginkoop bij SBO

Over wijkteams, transities, gangbare inkoopmethodieken en een E-marktplaats (in)formele zorg.
Hebt u zich al gerealiseerd dat uw wethouder Wmo en andere sociale zaken het straks voor het zeggen krijgt in uw gemeenteraad? Ruim 55% van het gemeentelijk budget valt namelijk vanaf 2015 onder zijn of haar verantwoordelijkheid.

Niemand breekt straks in de gemeenteraad zijn hoofd over een nieuwe lantaarnpaal. Wel over de exponentiële stijging van de zorgkosten in de regio, de continuïteit van uw zorgverleners en het beklag van uw burgers. De Wmo nieuwe stijl is niet iets wat uw gemeenteraad erbij kan doen. Het vraagt om een strakke bedrijfsvoering en een meer flexibele manier van zaken doen met zorgverleners.

Wat is het doel?
Wie kent ze niet de motto’s wijkgericht werken en bijvoorbeeld één gezin, één plan, één regisseur. Ik zie deze credo’s overal terug in de beleidsplannen van gemeenten.

Het adequaat organiseren van de toegang levert u zeker ‘winst’ op. Deze ‘winst’ is echter nog groter als u zich ook richt op een scherp inkoopbeleid en anders zaken gaat doen met uw leveranciers en cliënten.

Wijkgericht werken vormt een mogelijke oplossing om de échte primaire doelen van uw wethouder Sociale zaken & Wmo te behalen:

• grip krijgen op het financiële zorghuishoudboekje
• borgen van de kwaliteit van zorg en welzijn

Maatwerk?
Hebt u al een gedegen inkoopplan ontwikkeld voor de nieuwe zorgsoorten? Of al nagedacht over de vraag hoe u vraag en aanbod in de praktijk op maat bij elkaar brengt?

Zo ja, dan bent u één van de koplopers. Wilt u klaar staan voor 1 januari 2015? Dan moet u –volgens het politieke akkoord- in oktober 2014 alle afspraken met leveranciers gemaakt hebben.

In de praktijk zie ik dat (veel kleinere) gemeenten pas na de raadsverkiezingen na gaan denken over hun inkoopbeleid. In juni/juli moet dat goedgekeurd zijn door de raad, waarna de aanbestedingsprocedures opgestart gaan worden.

Krap tijd tot oktober lijkt mij. Ik vrees voor maatwerk in 2015 en wellicht ook 2016.

Aanbesteden is pas het begin 
Voor huishoudelijke hulp was het mogelijk om éénmalig aan te besteden en een beperkt aantal leveranciers te contracteren. U volgde daarvoor de standaardprocedures en koos een inkoopmodel wat de kleur van uw gemeenteraad weergaf.

Nu krijgt u te maken met een enorme toename van mogelijke leveranciers, klanten en (complexe) meervoudige problematiek. Meer dan ooit moet u maatwerk in zorg leveren en dat tegen een fractie van het huidige budget.

Veel van de oude modellen volstaan niet om aan de vraag te voldoen. Hét ultieme inkoopmodel bestaat niet meer!

Inkoopstrategie per cliënt
Eénmalig aanbesteden om vervolgens samen de termijn uit te zitten past niet bij de Wmo nieuwe stijl. De vraag om regie en maatwerk leidt tot behoefte aan een continue analyse van de kosten en kwaliteit van uw leveranciers.

Het gaat over het kunnen bieden van de best passende – soms gecombineerde dienstverlening- aan elke individuele cliënt. En het in de dagelijkse praktijk op regio, gemeentelijk, wijk en cliëntniveau kunnen bewaken van de doelen en de voortgang. Realtime managementinformatie of wel domeinmonitoring is geen overbodige luxe meer.

Uw inkoopstrategie bepalen per zorgsoort is eigenlijk niet langer afdoende. Het gaat erom dat u per cliënt en per situatie gaat nadenken welke inkoopstrategie relevant is. Een gedifferentieerd inkoopbeleid wordt noodzaak.

Keukentafelgesprek
Het voeren van een keukentafelgesprek krijgt daarmee een andere dimensie. U achterhaalt de vraag achter de vraag, bepaalt de rol van voorliggende voorzieningen en wat er nog individueel wordt ingekocht. Tot zover niets nieuws.

Aan uw regisseurs echter ook de taak om de complexiteit van de problematiek te matchen met uw inkoopbeleid. En daarmee te bepalen hoe de (gecombineerde) voorzieningen in dit specifieke geval ingekocht gaan worden.

Raadplegen leveranciers
Kan dat productgericht vanuit een arrangement of is de situatie dusdanig dat er geen pasklare oplossing voor handen is. In het laatste geval is raadplegen van expertise van zorgverleners geen vreemde gedachte. Cliënten laten zich niet vangen in hokjes of arrangementen.

De praktijk is weerbarstig. Gun uzelf en uw regisseurs de flexibiliteit om echt maatwerk te kunnen leveren. Individuele voorzieningen vanaf 2015 maatwerkvoorzieningen gaan noemen, maakt het nog niet op de persoon toegesneden.

Flexibel contracteren
Om per cliënt in te kunnen kopen is het van belang om alle leveranciers die aan uw kwaliteitseisen voldoen te contracteren. U ontwikkelt een protocol, bepaalt voor u zelf welke bandbreedte qua tarieven u acceptabel vindt, welke eisen u stelt aan kwaliteit en gaat hierover in gesprek –per zorgsoort- met de zorgverleners.

Andere rol raamcontract
Het raamcontract giet u echter niet in beton voor de komende jaren. Door slechts een paar leveranciers werk en gegarandeerde omzet te gunnen, zet u zorg en welzijn in uw gemeente of regio voor jaren vast. Terwijl niemand weet hoe de wereld er morgen uitziet.

Eigenlijk legt u in het protocol alleen vast hoe u zaken wilt doen en laat iedereen toe die aan deze eisen voldoet. Ook tussentijds als er nieuwe gekwalificeerde leveranciers bij komen.

‘Bestuurlijk aanbesteden’ geeft u deze ruimte al langer en dankzij de nieuwe aanbestedingswet kunt u ook meer flexibiliteit creëren met ‘Klassiek aanbesteden’.

Wijkgericht contracteren? 
Circa 30% van de gemeenten heeft een voorkeur om wijkgericht te contracteren. Een gevolg van de wens om wijkgericht met speciale teams te werken. Zij hevelen budget over naar een grote zorgverlener in de wijk.

Deze wordt verantwoordelijk om per klant de zorgvraag in te vullen. Als deze leverancier zelf niet aan de vraag kan voldoen, wordt een blik onderaannemers open getrokken.

Omzet wordt zo gegarandeerd wat prettig is voor de aanbieder. Nadeel? De wijk gaat op slot en de keuzevrijheid voor cliënten is beperkt.

Tarieven uitgekleed
Ik ben geen voorstander van deze wijze van werken. Ik kan me voorstellen dat uw grote zorgverleners het een fantastische methodiek vinden. Ik voorspel wachtlijsten.

Daarnaast zijn de onderaannemers minder positief gestemd. Hun verdiensten staan op deze manier behoorlijk onder druk. Na aftrek van administratiekosten door de hoofdaannemer mogen ze blij zijn met de helft van hun reguliere uurtarief.

Van €65 naar €35
Laatst sprak ik 2 kinderpsychologen die jonge kinderen met aan autisme verwante stoornissen helpen om zich op school beter te concentreren. Specialistische zorg geleverd door een kleine praktijk. Hun reguliere uurtarief is €65,-. Ze werkten ook als ondernemer van een grote regionale aanbieder.

Onderaan de streep hielden ze na aftrek van alle kosten door de aanbieder slechts €35, – over. Bijscholing konden ze er niet van betalen. Klinkt als een woekerpolis niet waar?

Werken met wijkteams kan echter ook zonder wijkgericht te contracteren.

Anders werken met wijkteams
U kunt het ook anders aanpakken qua inkoop terwijl u toch werkt met wijkteams. Zij kunnen het keukentafelgesprek voeren en toegang tot voorliggende en individuele voorzieningen bewaken.

Voor individuele voorzieningen houdt u als gemeente echter de regie op de beschikkingen. U zorgt er daarnaast voor dat alle kwalitatieve aanbieders per zorgsoort onderdeel uit maken van het raamcontract.

Gemeente als poortwachter
U scheidt als poortwachter het kaf van het koren voor de cliënten en hun begeleiders vanuit uw eigen organisatie of de wijkteams. Vooraf geeft u geen enkele aanbieder garanties in een bepaalde wijk. Per cliënt kan (gecombineerde) ondersteuning op maat toegewezen cq. ingekocht worden bijvoorbeeld via een E-marktplaats (in)formele zorg.

De wijkteams of uw eigen consulenten begeleiden dat gehele proces. Zo ontstaat er ruimte om:

• echt maatwerk te leveren en keuzevrijheid in te vullen;
• wachtlijsten te voorkomen omdat u meerdere leveranciers hebt per zorgsoort;
• innovatie en toetreding van nieuwe, kleine en gespecialiseerde aanbieders te stimuleren;
• per cliënt te ‘onderhandelen’ over de prijs ( o.b.v. bandbreedte afspraken)

Inkoop op maat beperkt mogelijk?
Significant heeft een interessante presentatie gemaakt over:

opdrachtgeverschap, inkoopmodellen en aanbesteden.

Het enige waar ik het niet mee eens ben, is de gedachte dat inkopen per cliënt slechts bij een beperkt aantal zorgvragen mogelijk is. Ik ben van mening dat je voor elke cliënt op maat kunt inkopen. Als je maar beschikt over de juiste tools.

Géén veiling
Inkopen via een E-marktplaats is gebaseerd op een veilingmechanisme maar is géén veiling! Prijs geeft niet per definitie de doorslag en niemand is een nummer. U maakt gewoon gebruik van hedendaagse beschikbare digitale middelen.

Dat maakt uw administratie en uw contractmanagement ook direct beter te beheersen. Een E-marktplaats is een virtuele ontmoetingsplaats voor vraag en aanbod in zorg en welzijn onder toeziend oog van u of door u aangestelde regisseurs.

Praktijkervaring
Eerlijkheidshalve, deze gedachte komt niet uit de lucht vallen. Stipter is grondlegger van het veilingmodel of wel dynamisch selectiemodel voor de Wmo.

Stipter biedt vanaf 2007 de mogelijkheid om per cliënt ondersteuning in te kopen via een E-marktplaats. Ik heb zelf mogen ervaren wat de kracht hiervan is. Voor het toewijzen van bestaande Wmo voorzieningen zoals HbH en HM werken 40 gemeenten al met deze methodiek.

In mijn volgende blog zal ik toelichten hoe zorginkoop via een E-marktplaats de prijs/kwaliteitsverhouding van geleverde zorg gunstig beïnvloedt. Bekijk ook onze overige blogartikelen.

Ik hoop u stof tot nadenken te hebben gegeven en sta open voor discussie!

Marvin Hendrikse,
Directeur Stipter en docent zorginkoop bij het Studiecentrum Bedrijf & Overheid

P.s. lees alvast meer informatie over werken met een E-marktplaats voor zorginkoop 

Meer weten?

Bekijk het complete opleidingsaanbod over het sociale domein