Avonturier in de zorg & ICT

De rol van ICT in de zorg is groeiende, dit was al zo maar nu zeker in de huidige tijd – aangespoord door het coronavirus – neemt de ondersteuning van ICT voor zorgtaken een vogelvlucht. Digitale consulten, EPD en natuurlijk monitoring van patiënten. Hoe zorg je er nu voor dat ICT ondersteunend blijft en geen bottleneck wordt. Bas van de Zorgverbeteraars neemt je in deze blog mee in hoe je problemen, of beter gezegd uitdagingen, op de beste manier tot een oplossing kunt brengen.

Oppakken van een uitdaging door een goede analyse

Werken op het snijvlak van zorg & ICT en het beheren en optimaliseren van een EPD is gaaf en elke dag een avontuur. Aan het begin van je dag denk je te weten wat er gaat gebeuren, maar de kans is groot dat dit anders gaat. Wanneer er een uitdaging zich aandient is het aan jou om dit op te pakken. Maar hoe doe je dat nou? Hoe kom je, via de juiste analyse, tot de meest passende oplossing?

Uitdaging

Het begint al bij het eerste moment dat je geconfronteerd wordt met de uitdaging. We zeggen uitdaging maar vaak is er een probleem, incident oftewel er is ‘stront aan de knikker’. Dit eerste moment is belangrijk omdat er dan al heel veel gebeurt. Zo kan iemand roepen: ”als dit nu niet opgelost wordt gaan er patiënten dood”. Een machteloze manier om de urgentie aan te geven. Gelukkig staan er zeer capabele mensen aan het bed, maar zij zijn er wel bij gebaat dat de ICT doet wat het moet doen.

Dat eerste moment doet ook wat met jou als beheerder, helpdeskmedewerker, consultant of wat je rol ook is. Bij mij en mijn collega’s zie ik een hoge mate van dienstbaarheid. De bereidheid om naar de OK te rennen en elk knopje op het scherm te controleren. Maar daar zijn patiënt en arts niet per sé mee geholpen. 

Analyse

Blijven ademhalen helpt altijd en vervolgens is het van belang om de uitdaging juist te analyseren. Jaren heb ik maar wat gedaan (en velen met mij) tot eigenlijk best groot succes. We doen veel goed maar we kunnen beter! Eerst een definitie: ‘analyse is een systematisch onderzoek waarbij een probleem ontleed wordt’. Mijn werkwijze lijkt niet heel systematisch en een systematische aanpak lijkt vaak onmogelijk omdat de situaties zo verschillen. Het EPD heeft zoveel facetten, ondersteunt zoveel processen, is gekoppeld aan zoveel deelsystemen en apparatuur. Complexe apparatuur zoals een MRI scanner of relatief simpel zoals een etiketprinter. Juist daarom is een goede analyse zo belangrijk.

Het geeft ruimte en overzicht als je begint met het analyseren van je uitdaging. Dit voorkomt dat je gelijk bezig gaat met oplossen van iets wat helemaal niet lukt of niet voldoet aan de verwachting. Dat is eigenlijk de PLAN fase in de PDCA-cyclus. Tijd en inspanning investeren in de PLAN fase verdient zich terug bij het oplossen, controleren en uitvoeren van je verbetering. Dit is weergegeven in onderstaande schema waar lijn B de ideale lijn is. Op de ideale lijn besteed je meer tijd aan het begin wat je in zijn totaal dus terugverdient. En dat terwijl we in de praktijk vaak lijn A volgen. Dit is verder ook na te lezen in hoofdstuk 2.4 de vier stappen van verbetering in het boek Kwaliteit verbeteren in de zorg. 

Oppakken

Jij kan een bijdrage leveren aan de oplossing! Zelf gebruik ik de volgende vragen die volgens mij iedereen kan stellen om de uitdagingen te analyseren: 

1. Wat is het probleem?
2. Hoeveel gedonder is er?
3. Wat zijn de relevante details?
4. Wat is de vraag?
5. Wat zijn oplossing suggesties?

Een probleem beschrijven is een kunst en er is niet één juiste manier voor. Denk nog eens terug aan die scriptie, dat onderzoeksvoorstel of ander rapport dat je geschreven hebt waar de probleemstelling onderdeel van was. Heb je dit niet meer scherp, voorkom dan in ieder geval dat je een suggestieve beschrijving maakt. En dat je je focust op het onderliggende probleem, de latente behoefte of zo gezegd de vraag achter de vraag.

Om te beoordelen hoeveel gedonder er is zijn heel veel mooie methoden, die kijken naar omvang en impact. Methodes hiervoor zijn genoeg op het internet terug te vinden, Google is your friend ?. Maar jouw gevoel zegt al heel veel. Zolang je maar oppast niet voor de hardste schreeuwer het hardst te gaan rennen.

Er zijn geen standaard lijstjes voor wat de relevante details zijn voor de uitdaging waar jij voor staat. Wel kan je letten op contextdetails, id’s zoals patiëntnummer en tijdstip dat iets gebeurd is. Verder de onderdelen van de EPD-inrichting beschrijven die relevant zijn zoals de betreffende vragenlijst met ID. Ook elke betrokkene, startende met de melder en daarvan de inloggegevens. En uiteindelijk is een full-printscreen altijd handig.

Met een goede onderzoeksvraag kan je kijken naar wanneer de melder geholpen is en het probleem opgelost. Stel net als het probleem de vraag niet suggestief. En stel waar nodig meerdere vragen. Afhankelijk van de mate van gedonder kan je altijd de vraag stellen: wat is de work-around? Dit mag nooit de enige vraag zijn, want de kans is groot dat de work-around de nieuwe werkwijze wordt en het probleem nooit opgelost wordt.

Tot nu ben je nog niet bezig geweest met oplossen. Ja, in je hoofd wel natuurlijk, maar elke oplossing die je bedacht hebt moet je opschrijven als suggestie en eerst loslaten. Elke oplossing of richting geeft oogkleppen en staat mogelijk innovatie of verbetering in de weg. Door dit te parkeren divergeer je en kijk je eerst naar alle facetten. Om vervolgens te convergeren naar de beste oplossing.

Moet het?

Nee natuurlijk niet, maar blijf je doen wat je deed krijg je wat je kreeg (vrij naar Albert Einstein). Heb je het gevoel dat er wat te winnen valt bij de intake van een probleem, probeer het eens uitgebreid op een simpele uitdaging; je merkt dat je tot andere inzichten komt. Hoe vaker je dit doet hoe meer het een automatisme wordt wat je niet eens bewust maar onbewust gaat uitvoeren. En ja, het kost in het begin even wat meer tijd, maar die is niet weggegooid. Wil je een collega betrekken, een tweede lijn of zelfs de leverancier? Een goede analyse zal hen helpen de uitdaging waar jij voor staat te begrijpen.

In welk avontuur ga jij dit uitproberen of helpt het je dat we samen op avontuur gaan? Ik denk graag met je mee, neem gerust contact met me op.

Auteur: Bas Smit is consultant bij (Zorg)verbeteraars. In de dagelijkse praktijk helpt hij ziekenhuizen en andere zorginstellingen met het optimaliseren van hun EPD-gebruik en het onderhouden van het EPD