Beveiliging van fysieke en digitale documenten

Bedrijven en overheidsinstellingen bevatten een schat aan informatie over bijvoorbeeld klanten (personen of andere organisaties), medewerkers en hun eigen financiën. Hoewel er bij bedrijven en in mindere mate de overheid steeds meer digitaal gewerkt wordt, is er vaak nog steeds vaak sprake van een papieren archief. Van belangrijke papieren zoals overeenkomsten en facturen dienen bijvoorbeeld de originelen een bepaalde tijd bewaard te blijven in het archief. Daarnaast zijn er allerlei documenten en digitale bestanden die dagelijks gebruikt worden. Al deze informatie moet veilig bewaard worden, zowel tegen diefstal als tegen brand. Welke mogelijke oplossingen zijn er voor een degelijke beveiliging van fysieke en digitale documenten?

Fysieke documenten in een documentenkluis

Papieren administratie, datadragers en belangrijke documenten zoals contracten liggen veilig opgeborgen in een documentenkluis. Er zijn documentenkluizen met een brandwerende functie die een brandveilige bescherming bieden variërend van 30 tot wel 120 minuten. Daarnaast kun je ook kiezen voor een documentenkluis met een inbraakwerende functie, deze zijn herkenbaar aan de indicatie waardeberging (het verzekerde bedrag van de inhoud). Er zijn ook kluizen die zowel inbraakwerend als brandwerend zijn. Om diefstal tijdens een inbraak te bemoeilijken kan natuurlijk ook gedacht worden aan andere beveiligingsopties van een pand zoals degelijke hekken en poorten, goede sloten en buitenverlichting.

Zo voorkom je gegevensverlies van data

Bij databeveiliging gaat het om de bescherming van digitale gegevens tegen risico’s zoals gegevensverlies of het in verkeerde handen terechtkomen van data. Gegevensverlies kan veroorzaakt worden door een technisch defect aan een harde schijf, stroomuitval, brand, een virus of het onbedoeld verwijderen, maar kan opgelost worden door het elders (of in de cloud) opslaan van back-ups die teruggeplaatst kunnen worden.

Beveiliging van digitale data tegen diefstal

Om te voorkomen dat data in verkeerde handen valt kunnen diverse beveiligingsopties toegepast worden. Om het hackers moeilijk te maken kan bijvoorbeeld gedacht worden aan firewalls, antivirussoftware en encryptie van disks en communicatie. Installeer daarnaast op alle draagbare apparaten die de organisatie uitgaan anti-diefstalprogramma’s waarmee gegevens worden geblokkeerd of verwijderd, en trackingsoftware waarmee het apparaat kan worden opgespoord.

Naast deze technische oplossingen moet ook gedacht worden aan de menselijke factor. Zorg dat medewerkers op de hoogte zijn van spammails die ze kunnen ontvangen, en wat ze daar wel en niet mee moeten doen. Maak het ook onmogelijk gebruik te maken van dezelfde wachtwoorden (zeker voor langere tijd) voor verschillende apparaten, programma’s en applicaties. Motiveer het gebruik van unieke, moeilijk te raden wachtwoorden door te voorzien in een wachtwoordbeheerprogramma.

Meer weten?

Op het Cyber Security Event hoort u hoe u uw organisatie beschermt tegen cybercrime en datalekken.