Bouw een integraal managementsysteem

Bij integraal compliance management is het van belang om alle processen rondom kernwaarden en beleidsthema’s te integreren en te stroomlijnen. Een belangrijke stap hierin is het samenvoegen van alle processen rondom uw kernwaarden en beleidsthema’s in een integraal managementsysteem. Onderdeel hiervan is het vereenvoudigen van procedures, instructies en systemen. En het formuleren van concreet specifieke gedragsprincipes per kernwaarde.

Gerd-Jan Frijters, eigenaar van D&F Group BV, docent op de opleiding Integraal Compliance Manager en auteur van het boek Integraal Compliance Management.

Uitgangspunten managementsysteem

Een managementsysteem is als het ware een permanent programma waarmee een missie, kernwaarden, gedragsprincipes en doelstellingen van een organisatie of proces kunnen worden gerealiseerd. In een managementsysteem zijn werkprocessen gedefinieerd en vastgelegd, evenals de wijze waarop de effectiviteit van de werkprocessen wordt beoordeeld en verbeterd.

Voorbeelden van processen rondom de kernwaarden en beleidsthema’s zijn:

procesmanagement, risicomanagement, compliance management, human resource management, communicatiemanagement, competentiemanagement, verbetermanagement, kennismanagement, informatiemanagement, gedrags-of prestatiemanagement, projectmanagement, programmamanagement en stakeholdermanagement. Omdat het hier gaat om processen die ondersteunend zijn aan het primaire proces noem ik ze spiegelprocessen. Al deze spiegelprocessen dienen in het managementsysteem te worden verwerkt.

Besturende processen in het Managementsysteem

De vijf besturende processen: proces-, prestatie-, risico-, verbeter- en verandermanagement vormen de kern van het managementsysteem. Zonder deze vijf werkt het managementsysteem niet. Om te beginnen wil ik de relatie tussen deze concepten ophelderen. Zo zwart-wit als ik hier de vijf processen uit elkaar trek is het in de praktijk niet. De processen lopen in elkaar over. De vijf processen zijn de besturende processen in het integrale managementsysteem. Bewaking van deze processen gebeurt middels prestatie-, risico- en verbetermanagement. Een onderdeel van prestatiemanagement is het beheersen en leren.

Procesmanagement

Procesmanagement is het identificeren, inrichten en beheersen van processen die noodzakelijk zijn om de strategie en de kernwaarden van een organisatie te kunnen realiseren. Prestatiemanagement is het proces dat begint bij het ontwikkelen van standaarden en doelstellingen (Plan-fase) en het bewaken hiervan door afwijkingen van de standaard te identificeren en te beheersen (Do- en Check-fase). Dit gebeurt binnen ieder proces.

Risicomanagement

Risicomanagement is het identificeren en beheersen van risico’s als randvoorwaarde waarbinnen processen zich kunnen ontplooien. Het startpunt van risicomanagement is de risicoanalyse (Plan-fase) waarmee risico’s in de organisatie of keten in kaart worden gebracht. Risicomanagement gaat door in Do- en Checkfase als het gaat om het beheersen van risico’s.

Verbetermanagement

Verbetermanagement is het stapsgewijs doorvoeren van verbeteringen ten opzichte van de standaard binnen een proces. Verbetermanagement is het proces dat continu doorvoeren van kleine verbeteringen mogelijk maakt. Verandermanagement is het ontwikkelen van een nieuwe standaard of een nieuw proces, vernieuwen. Verandermanagement is het proces rondom grotere veranderingen. Noem het verbetermanagement plus.

Beheersen en verbeteringen van afwijkingen

De focus in deze besturende spiegelprocessen ligt op het beheersen van afwijkingen en verbeteringen ten opzichte van de standaard. Er bestaan een aantal interessante modellen die een praktische uitvoering mogelijk maken van beheersen en verbeteren van afwijkingen. Deze modellen liggen aan de basis van het integrale managementsysteem. Kern van deze modellen is het identificeren van de oorzaak van afwijkingen.

Integraal managementsysteem zonder overbodige bureaucratie

Het managementsysteem is gericht op het beïnvloeden van de formele standaarden. Een onderliggende spiegelcultuur (of waardencultuur) is gericht op het beïnvloeden van de informele (ongeschreven) standaarden. Het managementsysteem stuurt op wat moet gebeuren, wanneer, hoe, door wie en welke competenties hiervoor nodig zijn. Met behulp van de spiegelmatrix bouwen we een integraal managementsysteem zonder overbodige bureaucratie.

Een spiegelcultuur beïnvloedt het willen (de drijfveren achter gedrag). In de praktijk lopen de twee systemen dwars door elkaar heen, waarbij een managementsysteem een onderdeel is van de spiegelcultuur. Andersom geldt dit ook wanneer de spiegelcultuur als een proces wordt gezien, wat we in de spiegelmatrix doen. Het managementsysteem en de spiegelcultuur kunnen elkaar versterken en verankeren. Het managementsysteem legt standaarden en gedragsprincipes vast. De spiegelcultuur beïnvloedt de wijze waarop deze gedragsprincipes worden uitgevoerd en beleefd.

Praktische tips

• De belangrijkste tip is om een spiegelmatrix als kapstok te gebruiken. Dit geeft overzicht en inzicht over alle spiegelprocessen.
• Beleg alle spiegeltaken (rondom veiligheid, kwaliteit etc.), verantwoordelijkheden, bevoegdheden en expertise zoveel op de werkvloer. Hiermee wordt het potentieel van de werkvloer benut, de motivatie op de werkvloer vergroot en de leidinggevenden ontlast. Maak dit overzicht visueel (poster, intranet etc.). De stafafdeling is slechts ondersteunend, niet uitvoerend.
• Maak een overlegmatrix waarin kernwaarden wordt ingebed op het werkoverleg op alle hiërarchische niveaus. Stem input en output van de overleggen op elkaar af (cascade).
• Implementeer een aantal proactieve KPI’s (onderdeel van prestatiemanagement) die op maandbasis worden gepubliceerd. Deze KPI’s zijn de basis voor de overlegmatrix.
• Neem alle vereiste competenties op in een trainingsmatrix.
• Beschrijf alle processen in het managementsysteem op praktische wijze (wie, wat, wanneer, hoe en waarom) in een boekje van maximaal 30 pagina’s. Train uw mensen hierin.
• Integreer al uw risicobeoordelingen op alle beleidsgebieden en maak een format dat voor alle risicobeoordelingen bruikbaar is.
• Breng gedoseerd kennis en vaardigheden rondom gedragspsychologie in uw organisatie, enthousiasmeer de operationeel leidinggevenden en begeleid ze (on the job) in de toepassing hiervan.

Meer weten?
Op de opleiding Integraal Compliance Manager leert u hoe u anticipeert op ingrijpende veranderingen in uw omgeving en de continuïteit van uw organisatie waarborgt.