Doe het zelf test evenementveiligheidsplan

Een evenementveiligheidsplan toetsen? Dat kan al met een simpele doe-het-zelf-test. In deze blog meer daarover.

Ook dit jaar lees ik weer veel evenementveiligheidsplannen. Al dan niet om ze tegen te lezen: kloppen ze qua opzet en op inhoud? Of ik gebruik als input voor een training of een oefening in het kader van evenementveiligheid.

Roy Johannink, zelfstandig adviseur crisismanagement en crisiscommunicatie en docent op de cursus Crisismanagement in de praktijk, de opleiding coördinator evenementenveiligheid en spreker op het congres Veligheid bij Evenementen.

RASCI-rollen

Als ik een plan lees is het eerste wat ik doe de RASCI-rollen controleren. De afkorting RASCI staat voor de Engelse termen: Responsible, Accountable, Support, Consulted en Informed. Deze rollen zijn vooral van belang om de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden te duiden in relatie tot de plannen. Het is vaak zeer onduidelijk wie welke rol heeft ten aanzien van planvorming. Met behulp van deze rollen kan je daardoor (beter) te sturen op de totstandkoming, de resultaten en het gebruik van plannen.

Basiselementen

Voor deze doe-het-zelf-test gebruik je dus deze rollen om te controleren of een aantal basiselementen in het (crisis)plan aanwezig is. Opvallend genoeg kom ik de onderstaande elementen in nagenoeg geen enkel plan állemaal tegen. Sterker nog: vaak minder dan de helft van de onderstaande punten tref ik aan. Kortom: daar is winst te behalen.

Test je plan op de volgende punten:

• Doel van het plan
• Datum van het plan
• Optioneel: methoden (hulpmiddelen): hoe is het plan tot stand gekomen? 
• Producenten: wie maakte het plan? (uitvoeren)
• Controleurs: wie beoordeelde het plan? (beoordelen)
• Goedkeurder: wie keurde het goed en is eindverantwoordelijk? (goedkeuren)
• Afnemer(s): voor wie is het plan bedoeld? (informeren)
• Archiveerder: wie archiveert het en beheert het plan? (archiveren)

Scherpere en heldere rollen

Mijn advies: zorg voor scherpe en heldere rollen in een plan. Dit levert helderheid in afstemming van de rollen en schept duidelijkheid in de verantwoordelijkheid ten aanzien van de processen. Maar het helpt ook in het leerproces na evaluaties of incidenten: wie moeten allemaal worden betrokken om de geleerde lessen terug te laten komen in de (crisis)organisatie? En wie moeten daarna worden geïnformeerd, zodat de lessen ook worden toegepast.

Simpele rekensom

Het is in feite een simpele rekensom: als het beheer van het plan al niet eens op orde is, wat mag je dan verwachten van aanpassingen als gevolg van evaluaties of ontwikkelingen? Niets toch… Kortom: doe de doe-het-zelf-test maar eens voor je eigen plannen. Succes en ook veel verwondering gewenst!

Meer weten?

• Op het Congres Veiligheid bij Evenementen hoort u wat de mogelijke veiligheidsrisico’s zijn voor uw evenement.
• Op de Opleiding Coördinator evenementenveiligheid leert u hoe u de veiligheid op een evenement in uw regio kunt waarborgen.
• Op de Cursus Crowdmanagement in de praktijk leert u hoe u de vorming en verplaatsing van mensenmassa’s reguleert en fatale ongelukken op uw evenement voorkomt.
• Op de cursus Crisismanagement in de praktijk leert u hoe u zich voorbereidt op een mogelijke crisis of ramp die zich op uw evenement kan voordoen.
• Op de cursus Openbare Orde, Rampen en Noodbevoegdheden leert u wat de bevoegdheden en taken zijn van de burgemeester bij de openbare orde handhaving bij een crisis of een ramp op uw evenement.