Gebruiksaanwijzing voor een machine

Een gebruiksaanwijzing voor een machine is niet altijd duidelijk en volledig. Met als gevolg dat er gevaarlijke situaties kunnen ontstaan op de werkvloer.

Vincent Meier, EHS Leader bij Owens Corning, voormalig adviseur bij D&F Group BV en docent op de opleiding Safety Manager.

Onvolledige gebruiksaanwijzing

Het kopen van een nieuw apparaat voor in huis is toch meestal iets leuks: een nieuwe stereo, TV, PC of DVD recorder. Hier zit altijd een gebruiksaanwijzing bij die in meerdere talen is geschreven. Veelal niet in echt goed begrijpelijk Nederlands. Onlangs heb ik een nieuwe recorder gekocht en in de gebruiksaanwijzing is omschreven welke handeling eerst uitgevoerd moet worden, druk op deze knop en dan krijg je dat menu. Het klopte niet en ik kreeg het apparaat niet werkend, ondanks mijn technische achtergrond. Het apparaat liep vast. Het maakte niet uit wat ik deed: de pret van de aanschaf was verdwenen. Nadat ik de leverancier had gebeld bleek dat het iets was wat niet in de gebruiksaanwijzing stond: “er was een instelling anders bij dit type”. Erg vervelend. Voor mij weer eens een bewijs hoe moeilijk het is om een goede (volledige) gebruiksaanwijzing op te stellen.

Gevaarlijke situaties

Gelukkig was het alleen een instructie voor het opnemen van een film of iets dergelijks en niet iets gevaarlijks. In de praktijk gaat het bij nieuwe machines net zo. Bijvoorbeeld het in werking krijgen van een machine gaat dan niet zoals in de handleiding staat omschreven. Men gaat zelf aan de slag, als men de gebruiksaanwijzing al leest. Met als gevolg dat er gevaarlijke situaties kunnen ontstaan.

Een ander knelpunt is dat een gebruiksaanwijzing vaak is vertaald. De vertaling geschiedt dan door een persoon die meestal geen technische achtergrond heeft. De vertaler kan de tekst woord voor woord vertalen, maar begrijpt niet altijd de technische context waardoor de vertaling moeilijk te lezen is. Het wordt dan geïnterpreteerd zoals het logisch is in de gedachten van de vertaler. Daarom is in de huidige machinerichtlijn opgenomen dat de machine vergezeld moet zijn van de ”oorspronkelijke gebruiksaanwijzing” of een “vertaling van de oorspronkelijke gebruiksaanwijzing”.

Wat er in een gebruiksaanwijzing dient te staan is inhoudelijk te vinden in de machinerichtlijn. De bijbehorende norm NEN 5509 geeft een mooie structuur voor een handleiding. Maar de vraag is dan: hoe zet je nu een goede handleiding op? Hieronder is in grote lijn omschreven hoe wij dit doen.

Allereerst stellen wij de doelgroep vast:

• Wie gaat er aan de machine werken?
• Kunnen deze mensen een andere taal begrijpen?
• Op welk niveau moet de gebruiksaanwijzing zijn opgesteld?
• Zijn er meerdere mensen van verschillende niveaus?
• Dan delen wij de hoofdstukken daarop in.
• Hierbij beschrijven we zo concreet mogelijk voor welke mensen de gebruiksaanwijzing is bedoeld.

Vervolgens beschrijven wij het gebruikersdoel:

• Waarvoor is deze machine ontworpen?
• Waar wordt hij opgesteld?
• Daarna een veiligheidsinstructie:
• Beginnend met een hoofdstuk over veiligheid.
• Uitleg van de gebruikte pictogrammen en de betekenis.
• Welke veiligheidsmaatregelen moeten worden getroffen voor dat men mag werken en welke handeling wordt ontraden.
• Waarschuwen voor de gevaarlijke situaties die bij het gebruik van het product kunnen optreden.
• De veiligheidsinstructies worden twee keer gegeven. Een keer in de veiligheidsinstructie. De tweede keer bij de desbetreffende inhoudelijke instructie in de gebruikershandleiding.

Dan gaan wij inhoudelijk verder:

• De technische inhoud wordt gestructureerd.
• Eerst omschrijven we de te treffen voorbereidingsmaatregelen voor de installatie van de machine.
• Vervolgens de volgende fase etc.
• Om inhoudelijk te eindigen met het verwijderen en ontmantelen.

Tot slot het toetsen van de gebruiksaanwijzing:

Het is een goede tip om de gebruiksaanwijzing in de praktijk te toetsen. Dit kan op verschillende manieren. Bijvoorbeeld door te controleren:

• of de instructie technische inhoudelijk correct is.
• of de instructie volledig is conform de gestelde eisen.
• of de machine te installeren is met de gebruiksaanwijzing.
• of de machine te bedienen met de geschreven instructies.
• of de vertaling correct is uitgevoerd. Dit kan door deze vertaling inclusief het origineel voor te leggen bij het eigen personeel en/of de eindgebruiker.

Meer weten?
Op de opleiding Safety Manager leert u hoe u de veiligheid op de werkvloer verbetert in uw organisatie.