Gegevens uitwisselen: er kan meer dan u denkt!

Door Jolanda van Boven, jurist en docent op de cursus Informatie uitwisseling in de veiligheidsketen, expert op het gebied van het beroepsgeheim en gegevensuitwisseling

Professionals zijn vaak terughoudender met het uitwisselen van gegevens over cliënten dan ouders en jongeren nodig vinden. Daardoor moeten ze vaker dan nodig is hun verhaal doen. In het ergste geval krijgen ze pas hulp als de situatie al uit de hand gelopen is. Juriste Jolanda van Boven gaat in op de ruimte die de wet biedt om adequaat op te treden.

Onbekendheid met mogelijkheden

Onderzoek bevestigt dat professionals terughoudender in het uitwisselen van informatie dan nodig is. Dat heeft te maken met relatieve onbekendheid met de mogelijkheden en strikte interne richtlijnen. Dit kan adequate en efficiënte hulpverlening in de weg staan. Om professionals meer houvast te geven, vertaalt juriste Jolanda van Boven regels naar de praktijk. Hier alvast de belangrijkste regels op een rij.

Vertel wat je gaat doen

De hoofdregel van de Wet bescherming persoonsgegevens luidt dat iedereen het recht heeft om te weten wat er waar over hem/haar vast ligt en wat er tussen wie wordt uitgewisseld. In geval van zorgen om een kind moet je als professional de ouders of de jongere dus vertellen dat je het noodzakelijk vindt om gegevens met andere betrokken professionals uit te wisselen, om zo goed mogelijk in beeld te krijgen wat er speelt en een goed plan van aanpak te kunnen maken. Ook om een signaal af te geven in de Verwijsindex Risicojongeren (VIR) is inlichten het uitgangspunt. Belangrijk is hoe je dat presenteert, weet Jolanda van Boven: “In Zuid-Limburg vertellen medewerkers van een consultatiebureau dit door te zeggen: ‘Wij hebben een samenwerkingsinstrument en daarin koppel ik jouw naam aan mijn naam. We staan er dus samen in, zodat anderen weten dat ik jou ken. Het voordeel is dat je niet overal je verhaal opnieuw hoeft te vertellen en dat we de zorg op maat kunnen afstemmen.’ Als je goed uitlegt waarom het nodig is informatie te delen, begrijpen ouders dat vaak wel.”

Vraag alleen toestemming als je ‘nee’ kunt accepteren

Het komt vaak voor dat er toestemming wordt gevraagd om gegevens te mogen uitwisselen. Jolanda van Boven adviseert dit alleen te doen als je een ‘nee’ kunt accepteren: “Als je toestemming vraagt, moet je het antwoord accepteren en respecteren. Juist waar nadrukkelijk zorgen zijn, kan en mag je als professional een ‘nee’ niet accepteren.” Een handtekening vragen is niet altijd noodzakelijk. Jolanda van Boven: “Mensen associëren een handtekening vaak met officiële en gewichtige zaken. Daardoor wek je de indruk dat het uitwisselen van gegevens tussen bij het kind betrokken professionals, toch wel iets ‘heel heftigs’ is. Sterker nog, je ziet regelmatig dat argwaan ontstaat. In geval van twijfel tekent men niet! Als er vervolgens gegronde redenen zijn voor zorg en een professional tóch gegevens gaat uitwisselen, dan worden ouders terecht boos.”

Weeg bezwaren af tegen het belang van het kind

Uiteraard kunnen ouders bezwaar maken tegen het uitwisselen van gegevens. Belangrijk is om de bezwaren af te wegen tegen het belang van het kind. Jolanda van Boven: “Ouders moeten zich gehoord voelen en weten dat ze serieus worden genomen, maar dat wil niet zeggen dat hun bezwaar ook altijd gehonoreerd zal worden!” Zo’n gesprek is lastig, maar essentieel, vindt Jolanda van Boven. “Het vraagt om een dialoog tussen ouders en hulpverlener. Waar hebben we het over als we ons zorgen maken?” Daarbij moeten we af van het idee dat we iemand stigmatiseren als we ons zorgen maken. Het is in onze complexe samenleving geen schande als je hulp nodig hebt. Mensen hoeven het niet allemaal alleen te doen. Het is van belang dat een professional aan de cliënt goed uitlegt waarom het nodig is om informatie uit te wisselen.”

Bij uitzondering is het mogelijk cliënten niet in te lichten

Bij een ‘evident belang’ is het mogelijk af te wijken van de hoofdregel en ouders niet direct te informeren. Bijvoorbeeld als het uitwisselen van gegevens noodzakelijk is om strafbare feiten te voorkomen, om betrokkene te beschermen of ter bescherming van de rechten en vrijheden van anderen. Het belang van het kind betekent soms dat van deze uitzonderingsregel gebruik gemaakt mag en moet worden”, aldus Jolanda Van Boven. De belangen worden afgewogen met drie principes: subsidiariteit, proportionaliteit en doelmatigheid. Oftewel: is gegevensverstrekking de minst ingrijpende maatregel? Hoe verhoudt het belang van gegevensverstrekking zich tot het belang van het kind? En is via een andere weg hetzelfde resultaat te bereiken of niet?

 

Meer weten?

Op de cursus Informatie uitwisseling in de veiligheidsketen leert u hoe u informatie verzamelt, analyseert en uitwisselt in samenwerking met uw veiligheidspartners.