Hoe krijg ik eerstelijns leidinggevenden en leiders veranderd?

Gerd-Jan Frijters, eigenaar van D&F Group BV, docent op de opleiding Safety Manager en auteur van het boek ‘Brainsafe, in 5 stappen naar een sterke veiligheidscultuur’.

In de voorgaande blog heb ik u trachten te inspireren om van een veiligheidscultuur verder te ontwikkelen naar een waardencultuur. Een van de allerbelangrijkste voorwaarden hiertoe is het meekrijgen van eerstelijns leidinggevenden en informele leiders, zeker die mensen met een lang dienstverband. Een informele leider heeft vaak nog meer invloed dan een formeel leidinggevende dus vergeet deze groep niet.

De eerstelijns en de informele leiders zijn dagelijks op de werkvloer en derhalve in staat om gewenst veilig gedrag te stimuleren. De psychologie is een rijke informatiebron om gedrag te kunnen begrijpen en beïnvloeden. Leidinggevenden en veiligheidskundigen hoeven geen volleerd psycholoog te worden maar basiskennis om effectief gedragsinterventies te kunnen uitvoeren is wenselijk.

Het dilemma van de leidinggevende

Iedere leidinggevende heeft dagelijks te maken met het dilemma met aan de ene kant productiedruk en aan de andere kant veiligheid. Dit dilemma kan een oorzaak zijn van werkstress of het laten bestaan van onveilige situaties. Het dilemma tussen productie en veiligheid wordt helaas vaak beslecht in het voordeel van productie. Niet vreemd want hierop wordt iedere leidinggevende beloond (of afgerekend).

Gedragingen die productie-verhogend doorwerken, zijn zo in de loop der tijd geconditioneerd en verworden tot automatische gedragspatronen. En hiermee wordt de toon voor de rest van de organisatie gezet (via kopieergedrag). Het gedrag van de leidinggevende als zo’n dilemma zich voordoet heeft een sterk normatief effect op de waarden, de gedeelde overtuigingen en daardoor op het gedrag van medewerkers op lagere niveaus.

De leidinggevende speelt een cruciale rol bij de ontwikkeling van een sterke veiligheidscultuur omdat deze groep een brugfunctie tussen het management en werkvloer invult. En niet iedere leidinggevende is opgewassen tegen dit hoge pakket van eisen. In veel organisaties is de operationeel leidinggevende vaak de beste vakman die is gepromoveerd. De beste vakman is niet altijd de beste leidinggevende. Leiderschap en leiderschapstechnieken zijn aan te leren, hoewel de ene persoon meer aanleg heeft voor de leiderschapsrol dan de andere.

Hoe ontwikkel je leiderschapstechnieken?

Er zijn tal van beproefde instrumenten uit de psychologie beschikbaar waarin de leidinggevende kan worden getraind en gecoacht. De leidinggevende is hét grote voorbeeld voor zijn team door het tonen van het juiste gedrag in woord en daad. Deze verandering is voor (de meeste) leidinggevenden moeilijk te maken. Na een training of opleiding vervalt de leidinggevende vaak weer in oude gedragspatronen.

Het middel om leidinggevenden te veranderen is ‘coaching on the job’. Coaching kan vorm gegeven worden door tweewekelijk of maandelijks een paar uurtjes meelopen met de leidinggevende. Door  een sterke coachingsaanpak is de leidinggevende gesterkt in risicoperceptie, dialoog met medewerkers en managers, het voeren van werkoverleg, voorbeeldgedrag, het aanpakken van belemmerende overtuigingen, technieken om toezicht te houden et cetera.

Coachen is het voorhouden van de figuurlijke spiegel, prikkelen, aanspreken, helpen, motiveren en enthousiasmeren met als resultaat het doorbreken van onbewuste automatische gedragspatronen van leidinggevenden. Onderdeel hiervan zijn basisvaardigheden voor het aansturen van veiligheidsgedrag en het effectief omgaan met kritische overtuigingen van medewerkers. De leidinggevende leert zo meer vertrouwen en geloofwaardigheid als leidinggevende op te bouwen en om te gaan met lastige situaties en dilemma’s. De leidinggevende leert tevens bewuster vanuit zijn of haar eigen kracht te werken en is beter in staat om verschillende leiderschapsstijlen af te wisselen.

De stappen in coaching

Coaching begint met het opstellen van een coachingscontract en het ondertekenen hiervan door coach, coachee en leidinggevende van de coachee. Coachdoelstellingen worden in overleg met coachee, zijn collega’s en zijn leidinggevende vastgesteld. Hulpmiddelen die we hiervoor gebruiken zijn o.a. observatie (hoe acteert de leidinggevende in de praktijk), DISC (wat zijn persoonlijkheidskenmerken), veiligheidscultuurmeting (wat vindt de hele organisatie van het veiligheidsgedrag van leidinggevenden), GROW (vooral de ‘O’ van Obstakels) en SLII (welke taken van leidinggevende en zijn medewerkers moeten ontwikkeld).

Na het ondertekenen van het coachingscontract kan de coaching starten. De coaching is specifiek gericht op de te ontwikkelen taken uit het coachingscontract. Gedurende de coaching krijgt de leidinggevende instrumenten mee om deze taken te verbeteren. De instrumenten komen bijvoorbeeld uit SLII (Situationeel Leidinggeven), NLP (Neuro Linguïstisch Programmeren) of de psychologie.

Over het algemeen is een coachingssessie eens in de maand van 2,5 uur effectief. Gedurende het traject wordt een logboek bijgehouden en per kwartaal wordt een evaluatiegesprek gevoerd met coachee en zijn leidinggevende. Vaak vinden de eerste en de laatste 20 min. van een sessie in een stille ruimte plaats. Gedurende bijna 2 uur lopen we met de leidinggevende mee op de werkvloer.

Effectief middel voor gedragsbeïnvloeding

Coaching is een zeer effectief middel om gedrag te beïnvloeden. Persoonlijke coaching is zeker arbeidsintensief, echter er kan een sneeuwbal effect ontstaan omdat de leidinggevende een groep mensen aanstuurt op de gewenste manier. Wat ook vaak gebeurt is dat we de leidinggevende helpen om mini trainingen, toolboxen, start werk analyses en werkoverleg te voeren zodat de hele groep medewerkers ook een ontwikkeling doormaakt.

Belangrijk is een periodieke zelfevaluatie van jezelf als coach. Dit kan bijvoorbeeld eens per half jaar samen met de coach en zijn leidinggevende. Een coachingstraject duurt meestal een half jaar. Na dit half jaar kan gefocust worden op andere leidinggevenden of op andere taken.

Meer weten?
Op de opleiding Safety Manager leert u hoe u de veiligheid op de werkvloer verbetert in uw organisatie.