Informatie uitwisseling in de zorg- en veiligheidsketen

Door Frank van Summeren (congres en opleidingsmanager jeugd en veiligheid bij het Studiecentrum voor Bedrijf en Overheid en organisator van de cursus Big Data in het veiligheidsdomein) en Peter van Dusseldorp (directeur veiligheid en innovatie bij Van Aetsveld en hoofddocent van de cursus Informatie uitwisseling in de veiligheidsketen)

Regie voeren vereist goede informatiepositie

Met de decentralisaties in het sociale domein en de totstandkoming van de Nationale Politie komt de regie op zorg en veiligheid meer en meer bij de gemeente te liggen. Dit biedt kansen om zorg- en veiligheidsproblemen (zoals multi probleemgezinnen) in buurten en wijken integraal aan te pakken onder regie van de gemeente, die haar bevoegdheden en (financiële) middelen ziet toenemen. De gemeente is de aangewezen partij om de samenwerking tussen de verschillende ketenpartners te organiseren en regisseren rond de aanpak van zorg- en veiligheidsproblematiek. Een goede informatiepositie, gebaseerd op overzicht en inzicht, is onontbeerlijk om op een goede manier regie te voeren.

Gerichte aanpak van zorg- en veiligheidsproblematiek

Om als gemeente zorg en veiligheidsproblemen in buurten en wijken gericht aan te pakken is informatie een cruciale factor. Het is noodzakelijk om te weten waar de zorg- en veiligheidsproblemen zich voordoen en wat de oorzaken zijn voordat deze kunnen worden opgelost. Om een compleet beeld te krijgen van de zorg- en veiligheidsproblematiek is informatie uitwisseling met ketenpartners noodzakelijk. Ketenpartners beschikken vaak over belangrijke relevante informatie die van belang is om de problematiek gericht aan te pakken. Op die manier kunnen capaciteit en middelen daar worden ingezet waar de zorg- en veiligheidsproblemen zich voordoen.

Een voorbeeld uit de praktijk: de integrale aanpak van multi-probleemgezinnen in het Zorg- en Veiligheidshuis Midden-Brabant

Multi-probleemgezinnen zorgen voor veel overlast in hun omgeving, vertonen crimineel gedrag en/of bevinden zich in een uiterst zorgwekkende situatie die zich veelal kenmerkt door een complexe meervoudige problematiek op verschillende leefgebieden (zoals psychische gesteldheid, verslavingen, opvoeding, detentie, onderdak, geld en schulden, school en werk). In de aanpak van multi-probleemgezinnen zijn meerdere organisaties, vanuit hun eigen specialisme, betrokken bij de aanpak van de problematiek. Daardoor is de informatie over deze gezinnen en hun complexe meervoudige problematiek vaak versnipperd beschikbaar. Om een goede diagnose te stellen van de problematiek en het gezin is een goede informatiepositie noodzakelijk.

Om een gedragsverandering van een multi-probleemgezin te bewerkstelligen volstaat het niet om slechts één of enkele problemen van het gezin aan te pakken, maar is een breed opgezet hulpverleningstraject noodzakelijk waarin aandacht wordt besteed aan alle leefgebieden. Multi-probleemgezinnen zijn gebaat bij een integrale aanpak waarin zorg- en justitiepartners samenwerken en gezamenlijk tot één doeltreffend plan van aanpak komen voor alle individuele gezinsleden. De 1 gezin 1 plan aanpak vormt de basis voor de samenwerking tussen de verschillende betrokken partnerorganisaties in het Zorg- en Veiligheidshuis Midden-Brabant. De inzet van de betrokken organisaties wordt in het Zorg- en Veiligheidshuis Midden-Brabant op elkaar afgestemd om overlap en langs elkaar heen werken te voorkomen. Hierbij is het van cruciaal belang dat deze organisaties de informatie over het betreffende gezin met elkaar delen. De gemeente stelt in het Zorg- en Veiligheidshuis Midden-Brabant als regisseur op basis van deze informatie het plan van aanpak op voor het gezin, bewaakt de uitvoering en voortgang daarvan en grijpt in wanneer de situatie daarom vraagt.

 

Het opbouwen van een goede informatiepositie op zorg en veiligheid

Heeft u overzicht en inzicht in de aard en omvang van de zorg- en veiligheidsproblematiek?

Welke informatie heeft u nodig voor de aanpak van uw zorg- en veiligheidsvraagstuk?

Welke open en gesloten informatiebronnen wilt u raadplegen? En waar kunt u deze informatie vinden?

Welke informatie heeft u tot uw beschikking? Welke informatie mist u? En waar vindt u de ontbrekende informatie?

Welke partners beschikken over de benodigde informatie? Welke informatie mag u opvragen? Hoe krijgt u deze informatie van uw partners? Op welke manier wisselt u rechtmatig en doelmatig informatie uit met uw partners? En Hoe zorgt u ervoor dat de verzamelde informatie veilig wordt opgeborgen?

Hoe beoordeelt u de relevantie en betrouwbaarheid van de verkregen informatie? Welke informatie is bruikbaar en welke niet?

Hoe veredelt en analyseert u de verkregen informatie? Welke methodes gebruikt u om informatie te veredelen en te analyseren? Hoe legt u relaties tussen bevindingen uit de analyse? Op welke manier kunt u verbanden en trends herkennen?

 

Het voorspellen en voorkomen van toekomstige zorg- en veiligheidsproblemen

Uit het voorbeeld uit de praktijk blijkt dat informatie uitwisseling een belangrijke zo niet cruciale rol speelt bij de integrale aanpak van multi-probleemgezinnen. Informatie kan echter niet alleen een rol spelen bij de aanpak maar ook bij het voorkomen van zorg- en veiligheidsproblemen. Het voorkomen van (toekomstige) zorg- en veiligheidsproblemen is vele malen effectiever dan het bestrijden van incidenten. Om te zorgen dat zorg- en veiligheidsproblemen uitblijven is het noodzakelijk om de risico’s te kennen en te weten hoe deze risico’s kunnen worden voorkomen of beperkt. Een goede informatiepositie vergroot de kans op vroegsignalering van risico’s die kunnen uitgroeien tot zorg- en veiligheidsproblemen.

Een voorbeeld uit de praktijk: het voorkomen van multi-problematiek in de gemeente Almere

De gemeente Almere is, door haar goede informatiepositie, in staat om tijdig in te grijpen bij gezinnen waar het dreigt mis te gaan. Door haar informatiesystemen aan elkaar te koppelen verkrijgt de gemeente een goed beeld van de problemen achter de voordeur in haar buurten en wijken. Hierbij wordt gekeken naar een aantal indicatoren (zoals inkomen, uitkering, schuldhulpverlening) die goede voorspellers zijn van multi-problematiek. Wanneer uit de analyse blijkt dat er zich bij een gezin meerdere problemen voordoen gaat de gemeente op huisbezoek bij het hulpbehoevende gezin. In overleg met het gezin wordt dan bekeken hoe de problematiek kan worden opgelost. Door in een vroegtijdig stadium in te grijpen kan worden voorkomen dat de problematische situatie waarin het gezin zich bevindt, verergert en zich ontwikkelt tot complexe meervoudige problematiek die zeer lastig is op te lossen. Hierdoor is minder hulpverlening nodig om de situatie beheersbaar te maken en op te lossen.

Succesfactoren voor informatie uitwisseling

Een aantal gemeenten is er inmiddels in geslaagd om hun informatiepositie op lokaal niveau verder vorm te geven. Wat zijn nu belangrijke succesfactoren voor het realiseren van een goede informatiepositie rond (potentiële) zorg- en veiligheidsproblemen?

Interne informatie

In de eerste plaats moet er bij de gemeente het besef bestaan dat zij intern over veel informatie beschikt (bijvoorbeeld in het bevolkingsregister of bij de sociale dienst) die kan worden aangewend bij het gericht aanpakken van (toekomstige) zorg- en veiligheidsproblemen. Deze aanwezige interne informatie komt echter niet vanzelfsprekend op de juiste plaats terecht binnen de organisatie. Met elkaar moet worden afgesproken op welke plaats of op welke wijze overzicht over alle informatie wordt gecreëerd. Om een goede interne informatiehuishouding te creëren zijn sluitende afspraken (over type informatie, wijze van uitwerking en frequentie van aanlevering) nodig tussen verschillende afdelingen die ieder beschikken over slechts een deel van de benodigde informatie.

Privacy wet- en regelgeving

Onderling informatie delen versterkt de informatiepositie van de betrokken partners, maar wordt in de praktijk vaak bemoeilijkt door privacy wet- en regelgeving. Duidelijke afspraken (met betrekking tot proportionaliteit, subsidiariteit en doelmatigheid) tussen betrokken partnerorganisaties over informatiedeling (uitwisseling, afhandeling en verwerking) bieden houvast en zorgen voor heldere kaders dat het uitwisselen van vertrouwelijke informatie juridisch mogelijk maakt. De gemaakte afspraken kunnen met alle betrokken partnerorganisaties worden vastgelegd in een convenant. Daarbij geldt: ga uit van wat er wel mag in plaats van wat er niet mag.

Informatiebeveiliging

De uitwisseling van persoonlijke data en vertrouwelijke informatie vraagt om adequate beveiliging. Betrokken partners zullen immers alleen genegen zijn om informatie uit te wisselen wanneer zij weten dat deze informatie in goede handen is. Verlies en diefstal van persoonlijke data en vertrouwelijke informatie kan ernstige gevolgen hebben voor het imago en de reputatie van de betrokken partnerorganisaties. Het is daarom van het grootste belang dat de informatiebeveiliging van de betrokken partners op orde is voordat informatie wordt uitgewisseld.

 

Het opbouwen van een goede informatiebeveiliging

Welke risico’s loopt u met betrekking tot informatie?

Wie is verantwoordelijk voor informatiebeveiliging?

Aan welke wettelijke eisen moet u voldoen op het terrein van informatiebeveiliging?

Hoe zorgt u ervoor dat u voldoet aan de actuele criteria? En welke normen en instrumenten zijn hierbij van belang?

Wat zijn de regels voor aansprakelijkheid waar uw organisatie rekening mee moet houden met betrekking tot de beveiliging van informatie? En wie is er verantwoordelijk bij verlies of diefstal van persoonlijke en vertrouwelijke informatie?

 

Tot slot

Er kan worden geconstateerd dat het belangrijk is om informatie uit te wisselen, te bundelen en te vertalen naar de eigen organisatie. Deze informatie dient vervolgens als input voor adequate (gemeentelijke en keten) strategiebepaling en prioritering, besluitvorming in cases en contextinformatie voor de werkvloer. Het blijkt namelijk dat goed geïnformeerd zijn een cruciale voorwaarde is bij het gericht aanpakken van zorg- en veiligheidsproblematiek in buurten en wijken. Om als gemeente ook de effectieve samenwerking tussen betrokken partnerorganisaties rond zorg- en veiligheidsproblemen te organiseren en regisseren is een goede informatiepositie onontbeerlijk. Bovendien kan informatie een belangrijke rol spelen bij het voorspellen en voorkomen van (toekomstige) zorg- en veiligheidsproblemen.

 

Meer weten?

Op de cursus Informatie uitwisseling in de veiligheidsketen leert u hoe u informatie verzamelt, analyseert en uitwisselt in samenwerking met uw veiligheidspartners.

Op de cursus Big Data in het veiligheidsdomein leert u hoe u aan de hand van Big Data (toekomstige) veiligheidsproblemen kunt voorspellen en voorkomen.