Integraal Compliance Management – Een Praktijkverhaal

Bij integraal compliance management is het van belang om alle processen rondom kernwaarden en beleidsthema’s te integreren en te stroomlijnen. Maar hoe ziet er dat nu uit in de praktijk?

Gerd-Jan Frijters, eigenaar van D&F Group BV, docent op de opleiding Integraal Compliance Manager en auteur van het boek Integraal Compliance Management.

Een nieuwe fabriek

Onderwerp van het praktijkverhaal is een nieuwe fabriek in aanbouw in Nederland. In de fabriek gaat straks mechanische precisie apparatuur geassembleerd worden. Het moederbedrijf in de USA heeft het idee om alle managementsystemen (veiligheid, HRM, milieu, CSR, kwaliteit en lean) te kopiëren naar de Nederlandse fabriek. Echter deze zijn vooral geënt op de Amerikaanse wet- en regelgeving. Daarnaast betreft het bijna 200 documenten (procedures, instructies, formulieren). Kortom, het is geen aantrekkelijk vooruitzicht voor het management van de nieuwe fabriek om deze klus te klaren. Het lukt ze überhaupt niet om overzicht te krijgen over alle documenten, die vol staan met onderlinge verwijzingen. Dat kan anders!

Overzicht creëren

De eerste actie die we samen met het nieuwe management op touw zetten is een spiegelworkshop. We regelen een rol wit behang en spannen die uit op een lange tafel. Op dit papier tekenen we een lege spiegelmatrix, horizontaal de beleidsthema’s en verticaal de processen. In totaal benoemen we 18 spiegelprocessen.

In de workshop vullen we ieder veld van de spiegelmatrix in. Rood voor zaken die nog niet aanwezig zijn, Oranje voor zaken die aanwezig zijn maar nog op maat moeten worden gemaakt en Groen voor zaken die al oké zijn. In de verticale kolom onder ‘Kwaliteit’ verschijnt veel groen. De reden hiervoor is dat het moederbedrijf een uitgebreid kwaliteitssysteem heeft, gericht op de BRC norm (voedselveiligheid). Het proces ‘Risico- en compliance management’ delen we op in 2 fases, namelijk de bouwfase (het gaat immers om een nieuwe fabriek) en de gebruiksfase.

De bouwfase

Voordat met het ontwerp van de nieuwe fabriek wordt begonnen maken we een overzicht van alle wet- en regelgeving die van toepassing is en de risk assessments die hierbij horen. Aan de hand van een stakeholder analyse brengen we in kaart welke personen en partijen betrokken zijn en die we uitnodigen voor de risk assessment sessies. We ontwerpen een template, geschikt voor alle soorten risk assessments en verwerken hier alle informatie in. In een viertal sessies voeren we alle risk assessments als volgt uit:

Sessie 1: Equipment, utilities en machines (vooral de integratierisico’s)
Sessie 2: Procesrisico’s, chemicaliën, brand, ATEX, milieu en afval
Sessie 3: (Informatie)security, noodscenario’s en intern verkeer
Sessie 4: Risico’s tijdens de bouwfase (via Taak Risico Analyse)

Alle acties en maatregelen worden in hetzelfde document gerapporteerd en bijgehouden zodat overzicht ontstaat over dubbelingen, prioriteiten en benodigde middelen. Ook alle acties worden in 2 groepen gedeeld, ten eerste de acties voor de bouwfase en ten tweede de acties voor de gebruiksfase.

De acties voor de bouwfase worden besproken in een bijeenkomst waarin de aannemer, maar ook de leveranciers van machines zijn uitgenodigd. In deze bijeenkomst bespreken we de verwachtingen per (deel) levering. Aan welke eisen moet de levering voldoen, op welke wijze gaat de leverancier daar invulling aan geven, welke documentatie zal worden meegeleverd en hoe zal de levering technisch en documentatietechnisch worden goedgekeurd. Voor een aantal leveringen zal een eindcontrole na installatie plaatsvinden (SAT oftewel Site Acceptance Test). Voor een aantal bijzondere machines spreken we een controle bij de fabrikant af (FAT oftewel Factory Acceptance Test).

Omdat we alle risk assessments integraal hebben aangepakt is er een helder overzicht aanwezig over alle risico’s tijdens de bouwfase. Het schrijven van een V&G plan (Veiligheids- en Gezondheidsplan) wordt daardoor gemakkelijker. Gedurende de bouw houden we toezicht op de bouwwerkzaamheden en voeren we een controle of review uit van alle (deel) leveringen en de documentatie die erbij hoort. We merken dat het voor veel leveranciers nog geen gesneden koek is om op de juiste wijze aan alle eisen te voldoen. Maar we helpen ze door het proces heen en uiteindelijk zijn de leveranciers zeer blij met alle zaken die men geleerd heeft.

De gebruiksfase

De processen voor de gebruiksfase lopen we in een aantal sessies door. We beginnen met de Risico inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Deze sessie is gemakkelijk omdat het risk assessment document uit de ontwerpfase hiervoor als basis dient.

In iedere sessie werken we een aantal processen uit en we werken alles uit in een integraal document (een handboek). Voor het bedrijf is dit een openbaring omdat het moederbedrijf met bijna 200 losse documenten werkt. Het handboek beschrijft op praktische wijze alle processen.

Daarnaast maken we een logboek waarin het bedrijf alle uitvoerende activiteiten bijhoudt. Het logboek start met een jaarprogramma waarin per maand alle inspecties, audits, reviews, opleidingen, toolboxen, overlegmomenten etc. zijn gepland. Alle activiteiten worden in het logboek netjes bijgehouden en acties worden in het laatste hoofdstuk van het logboek bijgehouden. Het logboek werkt tevens als een Management of Change (MoC) register. Een volgende stap zal zijn het logboek te automatiseren via een online platform.

We merken dat de integrale aanpak het bedrijf overzicht geeft en tijd bespaart. Een voorbeeld hiervan is de sessie over taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Deze organiseren we met de spiegelmatrix als basis. We kiezen ervoor om rollen te definiëren in plaats van de traditionele functiebeschrijvingen. Uiteindelijk zijn 2 pagina’s voldoende om taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor alle rollen uit te schrijven. Ditzelfde voordeel ervaart men bij onder andere:

• het beschrijven van alle opleidingen in een opleidingsmatrix
• het beschrijven van alle overlegmomenten in een overlegmatrix
• het integreren van alle inspecties en audits in een matrix
• het integreren van alle actielijstjes in een logboek
• het integreren van alle KPI’s in een integraal KPI dashboard

Cruciaal is dat we in de sessies alle disciplines betrekken o.a. HR, Facilities, Techniek, Onderhoud, Kwaliteit, H&S, Milieu en Productie. Als we dat niet doen gaat een ieder aan de slag met zijn of haar eigen vakgebied en is integratie niet meer mogelijk.

Het bouwen van de gewenste cultuur

De fabriek is inmiddels in bedrijf genomen en er zijn zo’n 200 mensen aangenomen. Alle nieuwe medewerkers worden geïntroduceerd in het integrale handboek en alle aspecten die voor de nieuwe medewerker van toepassing zijn (rollen, risico’s etc.). Vanaf de opening van de fabriek werken we aan een integraal cultuurprogramma waarin alle beleidsthema’s worden meegenomen.

Veel succes met het vereenvoudigen en stroomlijnen van uw organisatie!

Meer weten?
Op de opleiding Integraal Compliance Manager leert u hoe u anticipeert op ingrijpende veranderingen in uw omgeving en de continuïteit van uw organisatie waarborgt.