Leiderschap in veiligheid

Gerd-Jan Frijters, oprichter en eigenaar van D&F Group BV en docent op de opleiding Safety Manager.

 

Het ontwikkelen van leiderschap is de  sleutel tot een sterke veiligheidscultuur  omdat we via leiderschap gedrag in de  organisatie op dagelijkse basis positief  kunnen bekrachtigen. En dat blijkt de meest effectieve manier.

 

Leiderschap

Leiderschap kan worden ontwikkeld en leiderschapstechnieken kunnen worden aangeleerd. Wel is het daarbij zo dat de ene persoon meer aanleg heeft voor de leiderschapsrol dan de andere. De leidinggevende dient zich bewust te zijn van de verantwoordelijkheid voor veiligheid en gezondheid van zijn of haar medewerkers. Deze verantwoordelijkheid is geënt op wet- en regelgeving, jurisprudentie, organisatiebeleid en de morele plicht voor een goede zorg voor de medewerkers.

 

Basisvaardigheden

Iedere leidinggevende behoort de principes van een sterke veiligheidscultuur in zijn rugzak te hebben. Onderdeel hiervan zijn de basisvaardigheden voor het aansturen van gedrag en het effectief omgaan met kritische overtuigingen van medewerkers. De leidinggevende leert op deze wijze meer vertrouwen en geloofwaardigheid als leidinggevende op te bouwen en leert om te gaan met lastige situaties en dilemma’s.

De belangrijkste leiderschapsprincipes in volgorde van tijd:

A. De juiste basishouding ontwikkelen.

B. Heldere verwachtingen scheppen.

C. Organiseren.

D. Leiding geven.

E. Sturen.

 

 

Het stappenplan

 

De juiste basishouding ontwikkelen

Elementen die een juiste basishouding  vormgeven, zijn een goed ontwikkeld  veiligheidsbewustzijnsniveau (herkennen en erkennen van risico’s), de juiste competenties (kunnen uitvoeren van veiligheidsactiviteiten), de juiste basishouding voor communicatie (goed kunnen luisteren) en het juiste commitment (belofte aan jezelf). Een leidinggevende zorgt ervoor dat zijn of haar team optimaal presteert.

 

Heldere verwachtingen scheppen

Het scheppen van heldere verwachtingen vindt plaats op verschillende niveaus in de organisatie. Het hoogste niveau is het inspiratieniveau (inspirerende visie). De leidinggevende en de medewerker praten over het hogere doel van de organisatie. ‘Waar doen we het allemaal voor?’, ‘Wat is jouw bijdrage aan dit hogere doel?’, ‘Waarom kunnen we geen onveilige situaties accepteren?’.

Op functioneel niveau formuleert de leidinggevende samen met de medewerker heldere en meetbare doelstellingen. ‘Wat wordt er van je verwacht?, ‘Voor welk gebied ben je verantwoordelijk’? en ‘Aan wie rapporteer je?’. Op taakniveau wordt concreet specifiek gedrag afgesproken voor de uitvoering van een taak (bijvoorbeeld met behulp van een taak-risico-analyse).

 

Organiseren

Organiseren betekent het toekennen van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden aan de juiste medewerkers. Daarnaast betekent organiseren zorgen dat middelen, materieel en materiaal op de juiste tijd en in de juiste hoeveelheden beschikbaar zijn. Een goede leidinggevende geeft medewerkers voldoende verantwoordelijkheden, bevoegdheden en vrijheid om zelf beslissingen te nemen rondom de invulling van het werk. Dit daagt de medewerker uit waardoor het beste uit hem wordt gehaald.

 

Leiding geven

Leiding geven betekent dat de leidinggevende aanwezig is op de werkplek van de medewerkers om positieve feedback te geven op (veiligheid-)gedrag. De leidinggevende geeft duidelijk en consistent het goede voorbeeld (walk the talk) en informeert de medewerkers over relevante zaken. De leidinggevende past de principes van motivatie toe waarbij de leidinggeven de (de)motivatoren van de eigen medewerkers herkent en erkent.

 

Sturen

Sturen betekent het meten van de prestaties door resultaten te vergelijken met de gestelde normen. De leidinggevende controleert het werk op gezette tijden en communiceert de resultaten met de verantwoordelijke personen. Afwijkingen ten opzichte van de norm worden gecorrigeerd en werk dat in overeenstemming is met de standaard wordt gecomplimenteerd.

 

Terugkoppeling

Het positief bekrachtigen van gedrag, is de meest krachtige manier om gewenst gedrag te bevorderen. Een goede leidinggevende is regelmatig op de werkvloer te vinden om zijn medewerkers ‘op iets goeds te betrappen’. Deze positieve feedback wordt onmiddellijk na het waargenomen gedrag gegeven. Stel de feedback niet uit anders motiveert het niet meer. Benoem concreet en specifiek het gedrag waar u positief over bent. Een uitspraak als: ‘je bent goed bezig Mart’, is leuk voor de sfeer maar beïnvloedt toekomstig gedrag nauwelijks.

Deel uw gevoelens en moedig de persoon aan om door te gaan met het gewenste gedrag. We kunnen iemand prijzen om wie hij is (‘being’) of om wat hij of zij doet (‘doing’). Het eerste heeft nauwelijks effect op toekomstig gedrag, het laatste wel. Deze technieken zijn praktische invullingen van het principe van positieve bekrachtiging van gedrag. Leiders die te vriendelijk zijn, worden aardig gevonden maar boeken geen resultaten. Managers die te streng of te bot zijn (bullebak) boeken wel resultaten maar worden niet aardig gevonden. Iemand die aardig wordt gevonden, krijgt meer voor elkaar. De leider die deze principes kent en praktiseert, respecteert zijn medewerkers en  krijgt respect terug.

 

Naleving

Onderdeel van sturen is ervoor zorgen dat veiligheidsregels worden nageleefd. Hoe vaak gebeurt het niet dat er in de praktijk van de regels wordt afgeweken? Hoe gaat de leidinggevende daar mee om en welke positie neemt hij daarbij in? Een leider moet optreden op het moment dat een medewerker moedwillig en blijvend ongewenst gedrag vertoont. Voor notoire overtreders van regels en afspraken is een disciplinair beleid noodzakelijk. Voor onbewuste overtredingen van regels gelden de normale feedback en conditioneringsregels, zodat de betreffende medewerker leert. Indien de betreffen de persoon na een aantal malen feedback nog steeds de regel overtreedt, dan mag worden aangenomen dat de overtreding bewust is. Op dat moment is het tijd voor het disciplinaire beleid.

 

Oorzaken

Er zijn verschillende redenen waarom medewerkers toch blijven afwijken van regels of procedures, ondanks de positieve bekrachtiging. Ieder gedrag ontstaat uit een positieve intentie: ‘datgene wat er voor mij mogelijk wordt door deze handeling of deze uitspraak’. Mogelijk positieve intenties achter het overtreden van veiligheidsregels kunnen zijn:

– Het kost me minder moeite.

– Ik wil aandacht trekken van mijn leidinggevende.

– Ik wil aandacht trekken bij collega’s.

– Ik wil een betere functie.

– Ik laat me niet commanderen.

– Ik ervaar zo meer comfort.

– Ik ben sneller.

 

Aanpak

Strategieën om bewust afwijken van regels aan te pakken, zijn:

 

Overtuigen

Probeer de achterliggende positieve intentie van het ongewenste gedrag helder te krijgen door te praten met de medewerker. Vraag de positieve intentie uit om belemmerende overtuigingen boven water te krijgen. Installeernieuwe overtuigingen die tegemoet komen aan de positieve intentie.

 

Disciplinaire maatregelen

Disciplinaire maatregelen. Deze worden alleen gebruikt als laatste redmiddel. Een praktisch beleid hierin is een vijftrapsbeleid:

– Verbale waarschuwing.

– Verbale waarschuwing met uitleg van

consequenties.

– Geschreven waarschuwing.

– Schorsing.

– Ontslag.

 

Goed voorbeeld

De belangrijkste leiderschapsprincipes zijn het ontwikkelen van een juiste basishouding, het scheppen van heldere verwachtingen, organiseren, leidinggeven en sturen. De inspanningen van de leidinggevende zijn het meest effectief wanneer ze gericht zijn op het werk zelf. Te vaak horen we de uitspraak: ‘Mijn manager zit de hele dag achter zijn bureau’. Dit geldt ook voor activiteiten rondom veiligheid. Hoe vaker de leidinggevende op de werkvloer aanwezig is (leiding geven), hoe sneller afwijkingen van de standaard (heldere verwachtingen) worden (h)erkend. Hoe effectiever het belang van een afwijking wordt geschat, hoe sneller er iets aan kan worden gedaan (sturen). Hoe effectiever het werk gemanaged wordt en hoe sterker het leervermogen van de organisatie. Wacht niet met het toepassen van deze principes tot u alles perfect beheerst. Dan begint u er namelijk nooit aan. Begin direct. Vertel uw mensen over de plannen en betrek ze erbij. Zeg dat u ermee gaat beginnen en dat u vooral in het begin hun hulp nodig hebt.

 

Meer weten?

Op de opleiding Safety Manager leert u hoe u de veiligheid op de werkvloer verbetert in uw organisatie.