Organiseren van veilig werkende teams

De optelsom van het veiligheidsgedrag van alle mensen in een organisatie is de veiligheidscultuur. Een tussenstap om bij veiligheidscultuur te komen, is het team waarin de medewerker actief is. In deze blog bekijken we veiligheid op teamniveau.

Anekdote

Ik sprak een paar jaar geleden een machinebediende in een fabriek waar grote koperen delen worden gegoten. De man was een kei in zijn vak. Hij werkte al 35 jaar aan deze machine. Ik vroeg hem of er bij de organisatie in al die jaren veel veranderd was. Zijn antwoord: “Wat het werk betreft niets. Dat is nog precies hetzelfde. De technieken om deze koperen delen netjes te krijgen zijn niet veranderd. Maar alle heisa eromheen, dat is een gigantische verandering. De hele dag door lopen managers mij voor de voeten en houden me van mijn werk met opdrachten, checklisten, trainingen, instructies, procedures, registraties et cetera die niets met mijn vak te maken hebben.” Deze anekdote geeft de situatie aan in veel bedrijven waar ik kom. Alle veiligheidstaken en activiteiten worden voorbereid, gepland en vaak ook uitgevoerd door de stafafdeling, waardoor een systeemwereld ontstaat die de vakman vaak hindert. Dat kan effectiever en efficiënter.

Manieren van organiseren

Laat ik beginnen met de stelling dat vakmanschap centraal zou moeten staan in iedere organisatie. Alle veiligheidsprocessen zijn ondersteunend en versterkend aan de vakman. Maar in de praktijk wordt de vakman nogal eens onder de voet gelopen door het systeem, zoals de anekdote hierboven laat zien. Een continue stroom van procedures, instructies, targets, registraties, persoonlijke ontwikkelingsplannen, beoordelingsgesprekken, controles en dergelijke komt op de vakman af. Op deze manier worden veiligheidsprocessen als het ware top-down naar de werkvloer “geduwd”. Deze (zogenaamd “Angelsaksische”) manier van organiseren heeft zeker voordelen (zoals beheersbaarheid en stabiliteit), maar helaas vele nadelen (zie nogmaals de anekdote). Het zwaartepunt van een veiligheidsorganisatie zou op werkvloerniveau moeten liggen, op teamniveau (zogenaamd “Rijnlands” organiseren). Logisch, omdat dit niveau het meest direct invloed uitoefent op het primaire proces.

Organiseren van veilig werkende teams

Het opbouwen van een veiligheidsorganisatie vereist een heldere taakverdeling. Een deel van de (uitvoerende) medewerkers krijgt een veiligheidstaak naast zijn of haar taak in het primaire proces. Een veiligheidstaak kan systeem-gerelateerd zijn (bijvoorbeeld risicoanalyse, veiligheid in een project, meldingen of management of change) of expertisegericht (bijvoorbeeld machineveiligheid, ergonomie of kwaliteit).

Teamleden met expert-veiligheidstaken (de kennisdragers) kunnen op elk niveau in de organisatie werkzaam zijn en de hele organisatie kan hun hulp inroepen. Het is waarschijnlijk wat veel gevraagd om deze medewerkers in ieder team beschikbaar te hebben.

Een groot deel van de operationele veiligheidstaken kan worden ondergebracht in de uitvoerende teams (ploegen). Het helpt als een team al zelf organiserend is (lees: maximale regelcapaciteit heeft en de bevoegdheid om zelf verbeteringen door te voeren). Een team dat van oudsher hiërarchisch is aangestuurd zal meer moeite hebben met extra taken.

Uitgangspunt voor de taakverdeling in een team kan bijvoorbeeld zijn dat ieder teamlid basiskennis heeft van zowel de primaire processen als de veiligheidsprocessen. Daarnaast krijgt ieder teamlid een extra taak (of extra taken) toebedeeld, bijvoorbeeld:
– uitvoeren van risicoanalyses;
– organiseren van veiligheid in het werkoverleg;
– leiden van verbeterteams of werkgroepen;
– organiseren van trainingen en instructies;
– begeleiden van wijzigingen;
– uitschrijven en monitoren van werkvergunningen;
– uitvoeren van bedrijfshulpverlening;
– verzamelen en uitwerken van meldingen;
– uitvoeren van incidentenanalyses, audits, keuringen en inspecties;
– optreden als mentor voor nieuwe medewerkers;
– onderhouden van contacten met expert-kennisdragers.

Deze taken kunnen rouleren of aan 1 vaste persoon worden toegewezen. Beide manieren hebben hun voor- en nadelen. Als het gaat om puur vakmanschap is een “gildemodel” praktisch (meester, gezel, leerling). Voor andere taken kan een “groeimodel” handig zijn. Dit betekent dat iemand begint met een veiligheidstaak. Als hij deze taak goed beheerst, krijgt hij een volgende taak enzovoort. Op die manier ontwikkelen sommige teamleden zich in de loop der jaren tot allround teamlid.

Het is aan te raden om elke veiligheidstaak toe te wijzen aan tenminste twee teamleden zodat er een back-up-mogelijkheid is bij ziekte, overplaatsing en dergelijke.

De voorkeur voor het toewijzen van veiligheidstaken is op basis van vrijwillige aanmelding, maar op een bepaald moment is een formele toewijzing van veiligheidstaken wel nodig. Wel vrijwillig, maar niet vrijblijvend dus. Veiligheidstaken kunnen ook worden toegewezen aan teams van medewerkers die door een gehele organisatie of op een afdeling systeem-veiligheidstaken uitvoeren. Bijvoorbeeld een team dat verantwoordelijk is voor het proces “risicoanalyse” of een team dat verantwoordelijk is voor de expertise rondom brandveiligheid.

Resultaat

De veiligheidsmedewerkers op de werkvloer zijn figuurlijk de spiegel van de organisatie. Zij zijn degenen die onder andere collega’s, lijnmanagers, leveranciers en leidinggevenden dagelijks vragen stellen (of coachen) naar aanleiding van gedrag, uitspraken of keuzes. Op die manier beïnvloeden zij het bewustzijn, de attitude, de overtuigingen en uiteindelijk het gedrag van alle stakeholders.
Deze methodiek kan worden uitgebreid met andere beleidsthema’s zoals gezondheid, milieu, MVO, kwaliteit, efficiëntie, etc.

Meer weten?
Op de opleiding Safety Manager leert u van Gerd-Jan Frijters hoe u de veiligheidscultuur op de werkvloer verbetert in uw organisatie.