Stappenplan voor een gedegen veiligheidsplan tijdens jouw evenement

De meeste evenementen hebben een risicoanalyse uitgevoerd en op basis hiervan een veiligheidsplan opgesteld. Het belang van voordenken is nog groter geworden, omdat er een gedragsverandering bij bezoekers heeft plaatsgevonden. Je ziet hierdoor steeds vaker extreem gedrag, met alle gevolgen van dien. Roelf Pot, adviseur en trainer bij Crowdprofessionals, deelt een stappenplan voor een gedegen veiligheidsplan voor jouw evenement.

Een verandering in groepsgedrag

“Na de pandemie zijn veel mensen volop gaan feesten, aangewakkerd door de ondernemers die slechte jaren hebben gehad. De groep jongeren van 17 tot 19 gaat hierbij helemaal los. Zij zouden tijdens de pandemie een volwassenheidsslag maken in het uitgaansleven, maar dat is niet gebeurd. Deze slag maken zij nu door fouten te maken en hiervan te leren. Je ziet nu echter steeds meer egoïstisch gedrag dat niet wordt gecorrigeerd door de groep. Dit is lastig voor veiligheidsorganisaties”, aldus Roelf.

Aandachtspunten voor een veiligheidsplan

Roelf: “Je moet als veiligheidsorganisatie niet nadenken, maar voordenken. Nadenken is te laat”. Het is cruciaal om voorafgaand aan het evenement na te denken over:

• Het publieksprofiel, stel jezelf de vraag: welke bezoekers komen naar mijn evenement? Een bezoeker van een EDM-festival is anders dan een bezoeker van een kerstmarkt of Andre Rieu-concert. Hierbij hoort ook een bepaald verwacht gedrag.
• Het activiteitenprofiel, bedenk wat voor soort evenement het is en welke activiteiten bezoekers hier ondernemen.
• Het locatieprofiel, bekijk de locatie. Heb je te maken met smalle straatjes in het centrum of sta je juist op een industrieterrein? Denk aan af- en aanvoerroutes en bezoekersstromen.
• Het organisatieprofiel, heb je te maken met een professionele organisatie of een partij die niet vaak evenementen organiseert, zoals op koningsdag of een jaarlijkse feestavond van een vereniging? De ervaring met verschillende scenario’s zegt veel over de kwaliteit van de veiligheidsorganisatie.
• De contextfactoren, denk kritisch na over maatschappelijk draagvlak en de nationale situatie. Als je bijvoorbeeld te maken hebt met een live televisie-uitzending, is de kans op extreem gedrag groter. Tegenwoordig is de kans steeds groter dat jouw evenement ‘gekaapt’ wordt door actievoerende bezoekers.

Stappenplan voor jouw evenement

“Het voordenken over deze profielen vormt de basis van het veiligheidsplan voor jouw evenement. Het Event Safety Institute ontwikkelde hiervoor de RISKOM-methode. Deze methode is een lijst onderwerpen waar je over moet nadenken om organisatoren en hulpdiensten een beeld te geven van mogelijke risico’s”, zegt Roelf. De methode bestaat uit vier stappen:

• Beeldvorming, nadenken over de verschillende profielen die vorig hoofdstuk zijn omschreven.
• Inventarisatie, inventariseer de mogelijke risico’s die je tegen kunt komen en categoriseer deze.
• Nadere analyse, bedenk mogelijke scenario’s waarin je tegen deze risico’s aan kunt lopen.
• Management, formuleer concrete maatregelen om deze risico’s te voorkomen of op te lossen.

Roelf: “Nadat het veiligheidsplan voor jouw evenement staat, is het belangrijk om te oefenen met alle leidinggevenden een aantal weken voor het evenement. Je loopt dan allerlei scenario’s door: ga je de weg afsluiten? Waar doe je dat mee, waar staan de hekken? Hopelijk in de buurt, je kunt die namelijk niet dwars door de menigte vervoeren. Je ontdekt hiermee wat aandachtspunten zijn in het plan”.

Leer van andere evenementen

“Een goed voorbeeld is de 11^e van de 11^e in Den Bosch. Het is officieel geen evenement want er is geen organisatie en het gebeurd ‘spontaan’ in de openbare ruimte, maar er komen 70.000 tot 80.000 mensen naar die stad. Hier is dus ook geen kaartverkoop voor, wat het lastig maakt. In de loop der jaren heeft de gemeente veel geleerd van vorige edities. Zij heeft daarom op die dag een veiligheidsteam met o.a. hulpdiensten in een commandopost zitten, die de situatie constant monitort. Zij hanteren meerdere draaiboeken en staan constant in contact met analisten en beveiligingsteams op straat. Hierdoor is het mogelijk om snel te anticiperen als er incidenten plaatsvinden of het ergens te druk wordt”, deelt Roelf.

Borg de veiligheid op evenementen

“We gaan op de eerste lesdag van de opleiding Coördinator evenementenveiligheid van SBO kijken in de commandopost van het veiligheidsteam in Den Bosch. Je ziet hierdoor hoe zo’n team in elkaar zit, wat er allemaal bij komt kijken en welke partijen zijn betrokken. Alle theorie die je vervolgens leert tijdens de opleiding, wordt geïllustreerd aan de hand van dit bezoek. Als je een concreet voorbeeld voor je hebt, beklijft de informatie beter”, aldus Roelf. Wil jij hier bij zijn om de veiligheid van jouw evenement te borgen? Meld je dan aan voor de opleiding. Deze is ook op maat te volgen als Incompany-traject.