Trends en actuele ontwikkelingen in evenementenveiligheid

Jaarlijks vinden er in Nederland duizenden grote en kleine evenementen plaats. Een groot deel van deze evenementen verloopt goed, mede door een goede samenwerking tussen organisatoren en overheden. Tegelijkertijd zijn er ook verschillende voorbeelden van evenementen waar het wringt in de samenwerking, waar geen goede risicoanalyse is verricht of waar de scherpte en alertheid ontbreken, soms met tragische incidenten tot gevolg. Aan het woord zijn verschillende experts over veiligheid bij evenementen.

Samenwerken aan evenementenveiligheid

De beveiliging van publieksevenementen vergt steeds meer aandacht. Alleen al in de regio Den Haag vinden jaarlijks meer dan 2500 evenementen plaats. Grofweg 80 procent van alle evenementen vraagt om eenzelfde aanpak op het gebied van veiligheid. Op dit moment wordt echter voor elk evenement ‘het wiel opnieuw uitgevonden’ en een nieuw veiligheidssysteem opgezet. Innovaties op dit terrein zijn in volle gang. Het ontwikkelen van een standaard ‘event platform’ met een eenduidige aanpak en een centrale aansturing, waarin wordt samengewerkt met een veelheid aan private en publieke organisaties, is van grote maatschappelijke waarde. Events worden veiliger en kosten voor de veiligheid gaan omlaag. The Hague Security Delta is op dit moment bezig om samen met publieke en private partijen een dergelijk standaard event platform op te zetten.

Richard Franken, directeur van The Hague Security Delta, het grootste veiligheidscluster van Europa, waar bedrijven, overheden en kennisinstellingen samenwerken om producten, diensten en kennis te ontwikkelen voor een veilige wereld.

De Veiligheidsregio en evenementenveiligheid

Bij incidenten en rampen zonder kwaadwillige opzet, als wel een aanslag op of nabij evenementen is veel winst te behalen wanneer de betrokken partijen elkaar snel weten te vinden. Dat houdt in de dat de publieke ‘kant’ (de Veiligheidsregio) zijn processen goed heeft afgestemd met de private ‘kant’ (o.a. evenementenbureau ’s). Als deze partijen in de preparatiefase de (on-) mogelijkheden en afhankelijkheden ervaren kan er effectief worden gehandeld in de acute fase. Een prima middel om deze afhankelijkheden in een vroeg stadium te onderkennen is het gezamenlijk maken van scenario’s. Geen scenario’s vanuit ‘de onderbuik’, maar methodisch en systematisch tot stand gekomen en te toetsen aan de realiteit wanneer het evenement gaande is. Resumé: de winst is aan de voorkant te behalen, niet aan de achterkant.

Hugo Tempelman, specialist multidisciplinaire voorbereiding bij de Veiligheidsregio Flevoland, waar gemeenten, politie, brandweer en de GHOR samenwerken aan het voorkomen en bestrijden van crises en rampen.

Vergunningverlening: Sleutel tot veiligheid of papieren tijger & lastenverzwarend?

Hoe vaak worden vergunningsaanvragen buiten behandeling gesteld en kan het evenement niet doorgaan? De praktijk leert dat dat zelden voorkomt want we willen toch zo graag bruisend zijn, de economie versterken, onze stad of plaats op de kaart zetten; statements die we in veel beleidsdocumenten tegen komen. Het moet anders en het kan anders; de praktijk bewijst dat maar het kost wel tijd en doorzettingsvermogen. Hoe kun je als vergunningverlener je werk goed uitvoeren en je partners en bevoegd orgaan in positie krijgen? Vergunningverlening met als doel leuke en gezellige evenementen ook veilig, ordelijk te laten verlopen met een aanvaardbare last voor mens en milieu. Slapeloze nachten, te lange werkdagen en het gevoel dat je intern en extern moet vechten voor een goed proces en kwaliteit; dat moet anders! Wenselijkheid en veiligheid kunnen samengaan! Inzicht in rollen, taken en bevoegdheden bij alle deelnemers in de keten is belangrijk maar ook weten wat je niet weet! Organiseer je netwerk van deskundigen en zorg dat je bestuurder meegenomen wordt in dit proces; integraal en niet verticaal met schotten dus. Het proces in jouw gemeente is maatwerk maar moet wel inzichtelijk zijn voor de betrokkenen en uiteraard gesteund met voldoende capaciteit en kwaliteit op de juiste posities. Vergunningverlening als veiligheidskritisch proces; het kan ook op tijd; het is een zaak van durven kiezen, opvoeden en als gemeente op de juiste wijze organisaties faciliteren.

Peter Roumen, directeur van het Bureau Horeca Bijzondere Wetten, toonaangevend adviesbureau op het terrein van beleid, vergunningverlening, toezicht en handhaving.

Simulatie als onderdeel van risicoanalyse voor evenementenveiligheid

Steeds vaker blijkt dat risico’s rond evenementen niet voldoende onderkend zijn. Tekortkomingen worden direct via (social) media uitvergroot. Niet zelden zijn er slachtoffers te betreuren en heeft dit consequenties voor verantwoordelijken. Incidenten zijn niet altijd te voorkomen, maar voorop staat dat men altijd moet kunnen stellen dat alles in het werk gesteld is om risico’s te minimaliseren. Simulatiestudie met voorafgaande modellering en analyse vergroot inzicht en veiligheid Het biedt de mogelijkheid om scenario’s door te nemen en optimaliseert preparatie van processen, mensen en middelen. De rol van simulatiestudies als onderdeel van een professioneel voorbereidings- en vergunningverleningsproces zal sterk gaan groeien; simulatie als onlosmakelijk onderdeel van een professionele voorbereiding.

Jeroen Steenbakkers, manager bij Incontrol Crowd Simulation Solutions, toonaangevend internationaal bedrijf gespecialiseerd in loopstroom-simulatie, was bijvoorbeeld betrokken bij het crowd management van de Troonwisseling, EK2012 en koningsdag Eindhoven.

Real time oefenen voor evenementen veiligheid; flexibele crisismanagement bij incidenten tijdens uw evenement

Incidenten zijn ondanks alle goede voorbereidingen niet altijd te voorkomen maar men moet wel altijd kunnen stellen dat alles in werking is gezet om risico’s te minimaliseren. Het meest onvoorspelbare tijdens incidenten is het publiek, de mens.

Onwetendheid en onbegrip onder het getroffen publiek dat, afhankelijk van het soort evenement, al dan niet in minder of meerdere mate onder invloed is kan een middelmatig incident doen uitlopen op een grote chaotische ramp (kijk naar de grote ramp bij de love parade in Duitsland op 24 juli 2010).

De rol van realistisch oefenen als onderdeel van een professionele voorbereiding en vergunningsleveringsproces zal sterk groeien.  Als de (hulpverlenings)organisaties met het publiek leert communiceren en hen begrijpt zal er sneller geacteerd kunnen worden en kan men zelfs een beroep doen op de zelfredzaamheid van de burger.

2-Rescue is toonaangevend in het voorbereiden, vormgeven en begeleiden van realistische oefeningen. Met 10 jaar ervaring op het uitdragen van menselijk gedrag bij rampen als leerobject bereiden ze organisaties voor op de grootste onvoorspelbare factor bij evenementen die we het publiek noemen.

Monique Tijssen, directeur van 2-Rescue, een trainingsbureau gespecialiseerd in het opleiden van hulpverleners in een waarheidsgetrouwe crisissimulatie

Scenariodenken en anticiperen op bijzondere gebeurtenissen op evenementen

Evenementen zijn bijzondere gebeurtenissen omdat deze veel activiteiten in een kort tijdsbestek in zich hebben. Veelal geplande activiteiten die mede gebaseerd zijn op ervaringen vanuit voorgaande, vergelijkbare evenementen. Echter, doordat een evenement een snelkookpan is van activiteiten en processen, ligt een verstoring ook gauw op de loer. De betrokken partijen prepareren zich door het maken van scenario’s. Veelal onder het mom van ‘wat kan ons overkomen en hoe reageren we hier dan op’. En deze wijze levert vervolgens heel veel potentiële toekomstbeelden op. Daarbij is het moeilijk deze vele scenario’s te koppelen aan de realiteit die zich daadwerkelijk buiten voordoet.

Daar komt bij dat de hulpverleningsdiensten (de Veiligheidsregio) andere doelstellingen (oogmerken) kunnen hebben dan bijvoorbeeld de organisator bij een evenement. Wanneer deze doelstellingen niet vooraf bekend zijn kan dit leiden tot spraakverwarring en wrijving tijdens het bestrijden of oplossen van de verstoring. Het uitdragen van een oogmerk door alle betrokkenen gaat helderheid bieden aan alle partijen die een aandeel hebben in een veilig verloop van de activiteiten. Door vervolgens gestructureerd aan scenariodenken te doen worden eventuele conflicterende belangen bloot gelegd en maatregelen bedacht. Deze vorm van scenariodenken gebeurd in de planfase of koude fase waar nog gebouwd wordt aan het evenement. Er wordt gebruik gemaakt van drijvende krachten die effecten hebben op het verloop van een evenement. Door hier indicatoren aan te koppelen kan bezien worden welk scenario (deels) realiteit kan worden. Zo kopen crisisstaven en organisatoren tijd om de juiste acties uit te zetten en te monitoren wanneer er in de acute fase geacteerd moet worden.

Hugo Tempelman, specialist multidisciplinaire voorbereiding bij de Veiligheidsregio Flevoland, waar gemeenten, politie, brandweer en de GHOR samenwerken aan het voorkomen en bestrijden van crises en rampen

Meer weten?

Op het Congres Veiligheid bij Evenementen hoort u wat de mogelijke veiligheidsrisico’s zijn voor uw evenement.

Op de Opleiding Coördinator evenementenveiligheid leert u hoe u de veiligheid op een evenement in uw regio kunt waarborgen.