Werken met apart team crisiscommunicatie: niet doen!

Een verschil in communicatie tijdens reguliere situaties en een incident of een crisissituatie is er niet. In de kern blijft het gaan over communicatie. Tijdens incidenten communiceren we niet ineens via andere communicatiemiddelen of met hele andere doelgroepen. “Je gaat niet ineens bloemkolen verkopen”.

Roy Johannink, zelfstandig adviseur crisismanagement en crisiscommunicatie en docent op de cursus Crisismanagement in de praktijk, medeontwikkelaar van het 13-stappenmodel crisismanagement en mede auteur van het boek Het stelsel van Crisisbeheersing, de besluitvormingsstructuur ontleent.

Wel is de (tijds)druk om te communiceren is anders. Toch is het meer van hetzelfde in een kortere tijdsperiode en niet te vergeten met meer onzekerheid over de feiten. De feiten zijn vaak niet direct te geven. Procesinformatie daarentegen wel. Het geven van procesinformatie kweekt dan begrip voor de positie van een organisatie en borgt het vertrouwen in het optreden. Zoals ik ooit al schreef: leer van Mr Miyagi: zorg dat je regulier vooral doet wat je moet doen qua communicatie. Hoe meer je dat doet, hoe beter je daar in wordt. Als in je reguliere communicatiewerk al zaken niet goed gaan, dan lukt dat zeker onder druk ook niet.

Wat mij dan toch vaak opvalt binnen organisaties is dat er een apart team crisiscommunicatie wordt opgetuigd naast óf in plaats van de reguliere afdeling communicatie. Waarom vraag ik mij dan af? Het zijn de oude theorieën van Dynes (1970) en Quarantelli (1966) al die zeggen: blijf zo dicht mogelijk bij je reguliere werkzaamheden en je reguliere structuur in geval van incident- of crisismanagement. Daarom in deze blog een opdracht voor iedereen die toch een apart crisiscommunicatieteam heeft naast of in plaats van de reguliere afdeling communicatie.

Beschrijf voor jezelf de wijze waarop de afdeling communicatie van een normale situatie naar een crisissituatie gaat. Neem dan als basis alle normale communicatieactiviteiten: Wie doet bij jullie de webcare? De omgevingsanalyse? De woordvoering? Wie regelt de communicatie naar het publiek en naar de pers? Wie verzorgt de communicatie richting stakeholders? En wie zorgt er bij een incident voor dat deze communicatietaken ook blijven uitgevoerd? Kies dan een incident waarbij je deze taken moet uitvoeren, lukt dat?

Zijn dan alle communicatietaken en communicatiefuncties voldoende om het binnen de reguliere communicatieafdeling af te handelen? Of moet je écht een apart team optuigen? Let wel: meer communicatiemensen binnen de afdeling is niet wat ik bedoel. Maar waarom een apart crisiscommunicatieteam, met soms nieuwe functies en nieuwe taken bovenop of naast de reguliere communicatieafdeling.

Dat is meer dan bijzonder te noemen: waarom zijn deze functies en taken er regulier niet? Wat is er dan zo anders? Wie het weet mag het zeggen….ik hoor het graag.

Meer weten?

• Op de cursus Crisismanagement in de praktijk leer je hoe jij je voorbereidt op een mogelijke crisis of ramp die zich kan voordoen.
• Op de cursus Crisiscommunicatie leer je hoe je communiceert bij een (dreigend) incident.
• Op de cursus Informatie uitwisseling in de veiligheidsketen leer je hoe je informatie verzamelt, analyseert en uitwisselt in samenwerking met jouw veiligheidspartners.