Wie staat er straks voor het hekje?

Joost Vos, partner bij RONT Management Consultants, docent op de opleiding coördinator evenementenveiligheid en spreker op het congres Veiligheid bij Evenementen, ondersteunt, begeleidt en adviseert publieke en private partners bij het samenwerken aan een veilig evenement.

Ze zijn met teveel en ze snappen het niet

“Ik was verrast door de goede samenwerking met de brandweer”, zei een evenementenorganisator over de samenwerking met het veiligheidsteam. Ook over de GHOR en de afdeling technisch beheer is hij heel tevreden: “Geweldig hoe deze mensen pragmatisch meedenken en handelen”. Anderen kwamen er bekaaid vanaf: “Ze zijn met teveel en ze snappen het niet”.

Open samenleving

In de troonrede vraagt de koning aandacht voor onze vrijheid, onze veiligheid en onze democratische waarden. Burgers moeten zich veilig kunnen voelen in een open samenleving. Veilige evenementen horen daarbij. Zij zorgen voor verbinding en vertrouwen. Koningsdag, Carnaval, de Elfstedentocht, het North Sea Jazz Festival en al die andere momenten waarop we met elkaar op straat zijn horen bij onze cultuur en bij de identiteit van ons land, onze regio’s en onze steden en dorpen. Zij zijn ons visitekaartje. Zij zorgen dat mensen hier graag wonen. En ze bieden kansen voor lokale ondernemers.

Het veiligheidsteam zorgt dat het feest veilig en ordelijk verloopt. Zij bereidt het voor en is tijdens het evenement paraat. Zij beheerst risico’s en overlast en voorkomt de uitstraling van een politiestaat. De bezoeker moet niet worden afgeleid door alle maatregelen achter de schermen. Zo heeft het publiek een mooie dag.

De botersteeg in Alexanderstad

Het is 14 maart 2016 en we zijn op pad met het veiligheidsteam van de gemeente Alexanderstad. We doen de schouw van het grote plein. Daarbij zijn alle disciplines aanwezig: brandweer, politie, GHOR, vergunningverlening, evenementenbeheer, particuliere beveiligers, etc. We zijn met 14 personen en we doen een inspectie van de ingang, de podia, het toilettenblok en de horeca voorzieningen. De voorzitter moet moeite doen om de groep bij elkaar te houden en het tempo te bewaken. Op alle plaatsen vinden we wel een paar aandachtspunten. Het levert een lijst van punten die opgelost en gecheckt zullen worden. Dan gaan we op pad naar de kleinere locaties. De groep splitst zich af. Niet iedereen gaat mee met de ‘kleine schouw’. Bij de Botersteeg staan vier dranghekken klaar. Is dat voldoende? Hoeveel mensen verwachten we hier eigenlijk? Hebben we dit punt wel goed genoeg beoordeeld in onze voorbespreking? Schat ik dit nu te zwaar in? Of doe jij er te luchtig over? Vorig jaar hadden we ook een knelpunt in de Haringsteeg. Waarom is Willem er niet bij? Die heeft hier de meeste ervaring. Kunnen we nu een besluit nemen? Of moeten we de koppen bij elkaar steken voor een extra bespreking?

In de eigen kolom

Bijna dagelijks zie ik hoe multidisciplinaire teams worstelen met samenwerking. Iedereen ziet het belang van de samenwerking en is bereidwillig genoeg. Maar als het puntje bij het paaltje komt zijn de eigen professionele normen en vakdiscipline zo diep verankerd, dat het lastig is ervan los te komen. Je hebt gekozen voor een vak omdat het bij je past. En vanaf de eerste dag wordt je ondergedompeld in de bijbehorende normen en waarden. Hoe graag je ook wilt, als het spannend wordt is het lastig om als evenementen coördinator echt mee te denken met de rol van de veiligheidsman. En andersom. Die worsteling raakt het hart van het werk. En daarom is hij zo de moeite waard.

Botsende logica’s

Teamleden ervaren botsende logica’s. ‘Kiezen we voor een route door sfeervolle smalle straten of kiezen we de ruimte van de grote verkeersader?’ De discussie kan taai zijn, want wat drijft ons? Hebben we de bedoeling van de samenwerking wel goed genoeg gedeeld? En voor wie zit ik hier eigenlijk? Adviseer ik de evenementenorganisator of adviseer ik de gemeente? Welk belang gaat voor? Wat vertel ik aan wie? En waarom? Botsende logica’s gaan soms ook gepaard met botsingen van personen. Er zitten nu eenmaal verschillende karakters in het team. En er zijn veel mensen betrokken: veel disciplines die gedurende het evenement verschillende mensen inzetten.

Hoe werk je samen?

Hoe zorg je voor een veilig en feestelijk evenement? Welke disciplines en talenten moet je daarvoor samenbrengen? Hoe ontstaat samenwerking tussen de pragmatische evenementenorganisator en de zorgvuldige milieuambtenaar? En tussen de specialistische vergunningverlener en de veelzijdige voorzitter van het veiligheidsteam? De praktijk laat zien dat zulke mensen vaak goed samenwerken. Maar als het moeilijk wordt dan kruipt men terug in de eigen kolom.

Present zijn

Met de nationale politie, Platform 31 en RONT ontwikkelden we het presentiemodel. Dit model beschrijft het hart van multidisciplinair werken: samenwerken met impact. De kerngedachte is dat de samenwerkende professionals doen wat er gedaan moet worden. Zij zijn present, werken integraal en professioneel. Om dit gedrag mogelijk te maken is er goede sturing en organisatie nodig. Dat is de bedrijfsmatige bedding voor de samenwerking. Veiligheidsteams kunnen groeien doordat zij in leergroepen en met actieonderzoek aandacht geven aan de manier waarop zij werken en aan de randvoorwaarden voor dat werk.

Wie staat er straks voor het hekje?

Die vraag stelde ik bij de koffie aan een voortvarend lid van het veiligheidsteam. Neem je de verantwoordelijkheid niet te snel op je? Hij is nuchter en pragmatisch. En heeft een hoop ervaring. Als het nodig is, dan regel ik het in mijn eentje. Dat is zijn uitstraling. Maar als we even door praten is dat helemaal niet wat hij wil zeggen. Er zijn genoeg mensen waar hij op kan bouwen. En waar hij graag mee samenwerkt. Maar bij anderen mist hij gewoon de vonk, of het inzicht.

Een half uur later ligt het thema op tafel: “Jouw vonk kennen we wel”, zegt een van de collega’s. En hij haalt een mooie anekdote aan waar de betrokkene bij een testje op brandveiligheid een hele stellage in rook deed opgaan. Het ijs is gebroken. En nu echt aan de slag. Hoe gaan we beter samenwerken?

Meer weten?

Op het Congres Veiligheid bij Evenementen hoort u wat de mogelijke veiligheidsrisico’s zijn voor uw evenement.

Op de Opleiding Coördinator evenementenveiligheid leert u hoe u de veiligheid op een evenement in uw regio kunt waarborgen.