Wat is het belang van goed doordacht projectmanagement in de zorg?

“Project? Dat doen we even”. Het is een veelgehoorde gedachte in de zorg, en precies wat er misgaat, zegt John van Rouwendaal, projectmanager en opleider bij Amsterdam UMC. In de zorg worden projecten vaak ‘erbij’ gedaan. John weet: dat werkt niet: “Dan wordt er van tevoren niet goed nagedacht hoeveel tijd het kost of wie je nodig hebt. En als je niet concreet weet wat je wil gaan doen, dan is het ook niet te plannen. En dan helemaal niet te doen”.

Keuzes en eigenaarschap

De zorg innoveert constant: met nieuwe technologie tot fusies. Ondanks de inhoudelijke urgentie, strandt het vaak in de uitvoering. “Mensen denken: rugklachten, daar moeten we iets mee. Maar wat dan? Nieuwe stoelen? Meer beweging? Coaching? Als je dat niet scherp hebt, blijft het vaag”, zegt John. Ook de besluitvorming is vaak diffuus. “Bij een ziekenhuis ging het om het vernieuwen van de snijzaal. Maar van wie is die? Van het ziekenhuis of van de faculteit geneeskunde? Wie mag er beslissen?”. Dat zorgt voor vertraging, frustratie én miscommunicatie. “Iemand moet zeggen: dit is mijn project. Natuurlijk stem ik af met anderen, maar ik ben verantwoordelijk. Niet ‘het MT als geheel’, dat werkt niet”.

Niet iedereen hoeft in het projectteam

Een ander misverstand: álle betrokkenen moeten lid zijn van het projectteam. “Dat is helemaal niet nodig. Sommige mensen moeten iets doen, anderen moet je alleen informeren. Dat scheelt energie – en vergroot de slagkracht”. Dat betekent ook: bewust nadenken over de rolverdeling, communicatie en de afsluiting van een project. “Je ziet vaak dat een project start, maar dan is het onduidelijk wie het gaat uitvoeren. Dan verwatert het weer. Je moet vooraf bedenken wie het gaat borgen in de organisatie”.

Van pilot naar praktijk

In de zorg wemelt het van de pilots en proeftuinen. “Daar is niks mis mee, maar bedenk vooraf: wat moet hieruit komen? Als de pilot een project wordt, wie neemt het dan over? En is dat iemand die daar ook tijd en mandaat voor heeft?”. John benadrukt het belang van scherpe keuzes. “Als je projecten goed wilt doen, moet je vooral ook de juiste projecten doen. Want anders ben je aan het dweilen met de kraan open. Je moet kunnen uitleggen waarom je iets nu doet – en waarom het andere even moet wachten”.

Leren van én met elkaar

Als je inzicht wil in de succesfactoren van projecten in de complexe zorgcontext, meld je dan aan voor de opleiding Succesvol Projectmanagement in de Zorg. Het is belangrijk dat deelnemers elkaar tijdens de bijeenkomsten vinden. “Alle organisaties worstelen met dezelfde dingen. En de gesprekken zijn vaak eerlijk en herkenbaar. Hoe kies je de juiste prioriteit? Hoe voorkom je dat je alles tegelijk wilt?”. Ook actuele thema’s zoals agile werken en persoonlijk leiderschap komen aan bod. “Er is een dag die echt over jou als projectmanager gaat. Want dit werk is anders dan productie draaien. Je bent bezig met organisatieverbetering. En dat vraagt andere vaardigheden – ook van jou als mens”.

Krijg meer grip op projecten in de zorg

Zoek jij handvatten voor meer focus, betere keuzes en structurele borging van projecten in de zorg, Meld je dan aan voor de opleiding Succesvol Projectmanagement in de Zorg. John: “Loopt er al een project, of start je binnenkort met een project? Dan is dit hét moment om er met frisse blik naar te kijken. En om te ontdekken: ben ik op de goede weg, en hoe kan het beter?”. Wil je meer weten over het programma? Download dan de brochure. De opleiding is ook volledig op maat te volgen als Incompany-traject.