Wat maakt de implementatie van technologie tot een succes?

De technologische innovaties vliegen ons om de oren. Een app hier, een wearable daar. Al deze innovaties beloven hetzelfde: betere en efficiëntere zorg. Maar hoe maak je die belofte waar?

Potentie x Implementatie = Effect

Men heeft geleerd vooral groot te denken. Voor het bedenken van iets nieuws zijn er talloze subsidiepotjes, awards en challenges. Er is vooral aandacht voor de potentie van het idee. De implementeerbaarheid is veel minder vaak een punt van aandacht. Je kunt je afvragen wat er gebeurt als je het omdraait. Dus niet een grootse verbetering implementeren bij een klein aantal innovatieve zorgverleners, maar een bescheiden verbetering groots doorvoeren.
Bij het Martini Ziekenhuis hebben we onlangs, bij wijze van experiment, de krachten van twee projecten gebundeld op de poli Plastische chirurgie. Het ene project is een project ter optimalisatie van het EPD. Het andere project zet Lean Six Sigma in met als doel de administratieve lasten van artsen te verminderen. Het resultaat: een aantal weinig ingrijpende wijzigingen in het proces en de digitale dossiervoering leveren een tijdsbesparing op van dertien minuten per arts per dag.
Dat lijkt een bescheiden resultaat, maar laten we even verder rekenen. Dertien minuten is ruim een uur per week dus 47 uur per arts per jaar en dus, met ongeveer 20.000 medisch specialisten in Nederland, zo’n 940.000 uur per jaar. Bij een gemiddeld jaarsalaris van 200.000 euro is dat een verbeterpotentie van 100 miljoen euro per jaar. Niet het resultaat van een briljante technologische innovatie, maar van net iets slimmer kijken naar werkprocessen en hoe deze door ICT kunnen worden ondersteund. Rijst natuurlijk de vraag hoe je dat doet. Wat maakt de implementatie van technologie tot een succes?

Succesfactor 1: voorspelbaarheid

De belofte van technologie is in de meeste gevallen die van meer efficiëntie door automatisering. Automatiseren is feitelijk het zoeken naar voorspelbare elementen in het werk en het proces om die vervolgens door de techniek te laten uitvoeren. Voorspelbaarheid is dus het sleutelwoord. Want ook al kunnen computers ontzettend complexe voorspelbaarheid aan, het blijft voorspelbaarheid.
Daarmee kunnen we meteen stellen dat niet alles geautomatiseerd kan worden. Dat is niet erg, want er is heel veel wel voorspelbaar. Bovendien kun je vaak de mate van voorspelbaarheid vergroten. Niet iedere variatie in een werkproces dient immers een doel. Als iedereen bereid is een beetje afstand te nemen van de persoonlijke voorkeuren en iets meer te kijken naar het grotere plaatje, dan blijkt er ineens een stuk meer voorspelbaar te zijn (of te maken) en is er dus een stuk meer te winnen.

Succesfactor 2: kosten en baten in balans

De business case van een innovatie bevat traditiegetrouw met name de kosten en baten in harde euro’s. Als de baten de kosten overstijgen, dan deugt de innovatie. Toch is dat niet het hele verhaal. De verdeling van die kosten en baten is namelijk essentieel voor de kans van slagen. Stel dat twee verpleegkundigen elk tien minuten extra werk hebben om een arts twintig minuten werk te besparen. Waarschijnlijk een gezonde business case, maar voor de verpleegkundigen geen enkele reden om enthousiast te worden. Als degene die de investering doet niet degene is die de vruchten plukt, dan kan dit succesvolle implementatie behoorlijk in de weg staan.

Succesfactor 3: realiteitszin

Gedreven door de technologische mogelijkheden worden veel futuristische innovaties gepropageerd. Toch kan enige realiteitszin geen kwaad. Op veel plekken is de zorg nog niet zo ver. Uit de eHealth-monitor van NICTIZ (nov. 2018) blijkt bijvoorbeeld dat 56% van de zorgverleners in ziekenhuizen weet welke technologische mogelijkheden er zijn binnen de organisatie. En het zou mij niet verbazen als dit een wat rooskleurige inschatting is. We kunnen het wel hebben over wearables die data via een patiëntenportaal in het digitale dossier van de dokter schieten, maar de kans is dus minimaal 44% dat de secretaresse van de betreffende dokter deze gegevens vervolgens uitgeprint in diens postvakje legt. Met die realiteit moeten innovators rekening houden; je kunt een kind nu eenmaal niet leren lopen door er heel hard vooruit te rennen.

Verbeteren doe je in stapjes. Iedere stap in de goede richting is een succes en successen helpen je verder.

door Jonas Rubrech, Rubrech is consultant bij Zorgverbeteraars. In de dagelijkse praktijk helpt hij zorginstellingen en samenwerkingsverbanden in de zorg bij het optimaliseren van hun informatiehuishouding en het implementeren van EPD- en eHealth-toepassingen