SBO Blog Het blog van Studiecentrum voor Bedrijf en Overheid
Een belangrijke uitdaging voor (overheids)organisaties is hoe je de interne manier van werken en organiseren verbindt aan de toenemende dynamiek in de buitenwereld. Iedereen ziet hoe die wereld continue in beweging is, veranderingen steeds sneller gaan en vraagstukken steeds complexer worden. Dat maakt dat eendimensionale oplossingen vaak niet meer werken.
Meer werken vanuit de maatschappelijke opgaven
Het oplossen van vraagstukken vraagt daarbij van overheden in veel gevallen een andere rol. Meer in en meer met de samenleving en in samenwerking met allerlei partijen. Daarbij komen overheden zoals gemeenten en provincies in een andere rol terecht komen, bijvoorbeeld als netwerkregisseur. Deze verandering vraagt dat organisaties zich snel kunnen aanpassen aan en meebewegen met wat de omgeving van hen vraagt. Ze zullen moeten werken als adaptieve, wendbare organisaties die hun doelen en opgaven helder hebben en goed verbonden zijn met de wereld waarin ze functioneren. Zodat ze in wisselende samenwerkingsvormen snel met andere partijen tot de kern en tot samenwerking kunnen komen. Dat kan alleen als veel meer werken vanuit de maatschappelijke opgaven dan vanuit de interne opgaven en structuren. Integraal werken en resultaat- en doelgerichtheid (het realiseren van maatschappelijke effecten) staan meer en meer centraal. Midden in de samenleving en afhankelijk van de vraag kijkt de organisatie wat haar rol is en met welke partijen de opgave opgepakt moet worden.
Flexibiliteit en adaptiviteit zijn basisvoorwaarde voor succes
Ik zie in mijn praktijk dat de traditionele manier van werken en van organiseren daarbij belemmert. Het denken vanuit structuren als afdelingen en beleidsvelden maakt nogal eens log en traag. Mijn overtuiging is dat een van de kenmerken van een organisatie die kan meebewegen met wat de omgeving vraagt de snelheid is waarmee ze haar werkvormen kan aanpassen: flexibiliteit en adaptiviteit zijn een basisvoorwaarde voor succes. Daarom is het essentieel te kunnen werken in flexibele werkstructuren gericht op het realiseren van een opgave. Werkstructuren die veel flexibiliteit in zich hebben en veelal tijdelijk zijn zoals projecten, programma’s en processen. Die werkstructuren moeten natuurlijk ook goed aansluiten op ‘leane’ lijnactiviteiten die er vaak ook zijn.
De effectieve (overheids)organisatie werkt daarmee op basis van een slimme combinatie van verticale en horizontale sturingsvormen, waarbij ze uitblinkt in de noodzakelijke dynamiek en wisseling zonder gedoe over macht en positie, maar wel prioriteiten kiest op basis van eenduidige visie en de urgentie die een bepaalde opgave heeft. Het goed kunnen kiezen van de passende werkvorm bij een opgave (geijkt maatwerk ) is daarmee een belangrijke competentie.
Programma als sturingsstructuur
Steeds vaker komt het werken in programma’s daarbij bovendrijven. Een programma als een tijdelijke sturingsstructuur voor samenhangende werkzaamheden (projecten, routines, improvisaties) die samen leiden tot de realiseren van een uniek doel of set van doelen. Programma’s zijn bijna altijd samenwerkingstrajecten, vaak tussen meerdere organisaties, soms binnen één grotere organisatie, waarbij afhankelijk van het programma verschillende samenwerkingsmodellen en daarmee rollen mogelijk zijn (dat vraagt maatwerk).
Waar bij een project de te bewandelen weg vooraf is bedacht (inclusief noodzakelijke middelen als tijd en geld), wordt in een programma de weg gaandeweg vormgegeven. Er is wel zicht op de eerste fase, (en de uiteindelijke doelstelling) maar de invulling van vervolgfasen krijgt al werkend vorm.
Auteur: Jo Bos
Opleiding Programma Management voor overheid en non-profit
De 5-daagse Opleiding Programma Management voor overheid en non-profit – verzorgd door Jo Bos en beoordeeld met een 9,6 – biedt een solide theoretische en praktische basis voor het werken in of leiding geven aan een programma. U krijgt:
alles om een professioneel programma uit te kunnen voeren;- veel praktische tips om direct uw eigen programma te verbeteren;
- aandacht voor alle aspecten van het programma (structuur, omgevingsmanagement, samenwerking en persoonlijk leiderschap);
- een aansprekende mix van theorie en praktijk;
- het boek Programmatisch Creëren.
