Beleidsadvisering start met vragen stellen; wat is de kern van de opdracht?

Vaak hebben we de neiging om meteen aan de slag te gaan als we benaderd worden met een vraag om ergens beleid over te schrijven. Ik in elk geval wel, zeker als het een leuk onderwerp is om mijn tanden in te zetten. Door ervaring wijzer geworden, weet ik inmiddels dat ik dan een paar stappen oversla.

Wat is de kern van de opdracht?

In mijn vorige blog schreef ik dat degene die je vraagt om beleid te schrijven vaak iemand anders is dan degene die je opdrachtgever is. In dit blog ga ik in op een andere valkuil waar je in kunt trappen. We gaan er namelijk meestal vanuit dat er een antwoord moet komen op de vraag die ons gesteld wordt, maar vaak ligt daar een andere vraag onder. En het is onze taak om die vraag boven tafel te krijgen.

Diep de vraagstelling uit

De meeste opdrachtgevers hebben al wel tijd gestoken in een vraagstuk en hebben een beeld van waar ze naartoe willen. Daarom is het zaak om het onderwerp van de vraagstelling en de denkbeelden die daarbij horen zo veel mogelijk te verkennen. Zo krijg je helder hoe je opdrachtgever op dit moment tegen het vraagstuk aankijkt.

Laat je ‘bagage’ bij de deur achter

De grootste uitdaging in zo’n gesprek is om je eigen denkbeelden en meningen uit te schakelen. Een mooi beeld hierbij is dat je bij het binnenkomen van de ruimte waar je het gesprek hebt, symbolisch je bagage buiten op de gang laat staan. Treed naar binnen met een open blik, nieuwsgierig naar wat je gaat horen. Stel vragen waarmee je niets inkleurt en hou in de gaten dat niet jij het denkwerk doet, maar dat de opdrachtgever in de ‘denkstand’ gezet wordt. Dat kan je fysiek zien als je gesprekspartner omhoogkijkt, gaat ijsberen en er stiltes vallen in het gesprek. Koester die stiltes, laat het denkwerk aan de overkant liggen. Noteer alleen wat er gezegd wordt en vraag open door naar wat er nog meer speelt of bereikt moet worden.

Structureer de ongerichte input

Op enig moment is het genoeg, dan is er voldoende verzameld om de vervolgstap te zetten. Op dat moment gaan we samen richten. Het liefst doe ik dat door naast mijn opdrachtgever te gaan zitten en samen door het lijstje van genoteerde gedachten te gaan. Wat zijn de belangrijkste punten, welke zijn relevant maar niet cruciaal en wat doet eigenlijk niet ter zake? Met deze simpele vorm van de ‘MoSCoW’-methode (een prioritering op grond van: noodzakelijk, moet, mag en handig) kom je snel tot de kern van de opdracht die je krijgt. Niet zelden blijkt dan dat de vraag die in eerste instantie aan me gesteld werd niet op nummer één is gekomen. Vaak blijkt dat een minder relevant aspect te zijn, dat als aanleiding is gebruikt om een belangrijker punt aan te pakken.

Hou je opdrachtgever in positie

De vervolgstap die ik dan zet is een belangrijke. Ik accepteer de vraag van de opdrachtgever: ‘Dus je wilt dat ik voor jou het volgende realiseer….’. Daarna stem ik af wanneer en hoe ik contact met de opdrachtgever onderhoudt. Doe ik dat in de vorm van een hoofdpuntenrapportje of moet ik iedere week (in-) formeel de voortgang en issues bespreken? De afspraken die we dan maken, geven me inzicht in de complexiteit van het politiek-bestuurlijke speelveld waarin het vraagstuk speelt. En dat inzicht is belangrijk voor de volgende stap: om samen met de belanghebbenden het vraagstuk te verkennen. Dat noemen we de omgevingsanalyse.

Mark Albers, docent bij de opleiding Professioneel beleid schrijven & adviseren

Leer beleid schrijven & adviseren

Als beleidsadviseur heb je meer succes als je snel de relevante aspecten van je beleid in krachtige en bondige taal beschrijft.

Benieuwd hoe je succesvol beleid in je dagelijkse praktijk toe kunt passen? Bekijk onze 3-daagse opleiding Professioneel beleid schrijven & adviseren

Meer informatie

Over sbo

Het Studiecentrum voor Bedrijf en Overheid (SBO) organiseert jaarlijks zo’n 200 opleidingen en congressen over o.a. onderwijs, veiligheid, milieu & RO, zorg, bouw & infra en overheid.

Bekijk ook

AI binnen de overheid

Vijf tips voor veilig werken met AI binnen de overheid

AI biedt grote voordelen voor vrijwel de gehele publiek sector. Van veiligheid en justitie tot …

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *