SBO Blog Het blog van Studiecentrum voor Bedrijf en Overheid
“Het gaat er niet om dat je de beste bent, het gaat erom dat je beter bent dan gisteren”, deelt John Ouderling, PMO Manager bij SMT, als favoriete tegeltjeswijsheid. Als project management officer moet je jezelf constant ontwikkelen, maar voordat je hier richting aan kunt geven, moet je weten welke verantwoordelijkheden en uitdagingen jij hebt.
Verscheidenheid aan taken
John: “De project management officer is vaak een allrounder die veel van processen weet. Je weet wat projectmanagement is en hoe het financieel, facilitair en administratief hoort. Als je niets doet om deze taken te managen, komen alle taken die anderen niet willen doen op jouw bordje terecht. Het is dus erg belangrijk om de verantwoordelijkheden binnen het project in te kaderen”.
Verantwoordelijkheden van de project management officer
“De PMO is de rechterhand van de project- en/of programmamanager. Je helpt planningen en financiële overzichten maken en risico’s in kaart brengen. Jij bent verantwoordelijk voor resource en stakeholder management. Je zorgt ervoor dat iedereen doet wat van hem of haar verwacht wordt en dit op de afgesproken manier doet. De project management officer is een spin in het web en daarom sta je bij veel mensen aan het bureau. Dit vereist een aantal specifieke vaardigheden”, zegt John.Hij somt op:
- Goed kunnen schakelen, de vele mensen die je spreekt en verantwoordelijkheden die je managet, zorgen dat geen dag hetzelfde is. Kunnen afwijken van jouw planning is cruciaal.
- Luisteren wat er speelt, je spreekt veel mensen, maar je moet ook luisteren naar verhalen in de wandelgangen. Hierdoor achterhaal je wat er goed of minder goed gaat.
- Overzicht behouden, je bemoeit je niet direct met de inhoud, maar moet wel processen bewaken. Dit gaat niet zonder overzicht.
- Communiceren, de resultaten en opbrengsten moeten gedeeld worden met klanten, dus je moet kunnen communiceren.
De benodigde vaardigheden verbeteren
“Als je wilt weten welke vaardigheden je kunt verbeteren, moet je eerst jezelf kennen. Je hebt extraverte en introverte personen, maar beiden kunnen een PMO-functie vervullen. De introverte persoon vervult wellicht liever analytische taken en kan beter riskmanagement- of planningsvaardigheden ontwikkelen, daarentegen kan de extraverte persoon wellicht beter focussen op het verbinden van mensen. Wie je ook bent, soft skills zijn cruciaal voor de project management officer. Je moet namelijk niet alleen jezelf kennen, maar ook je collega’s begrijpen. De een is rood en de ander groen, en daar moet je rekening mee houden in je communicatie. Je bent namelijk verzamelaar van informatie en jij moet die informatie op een eenduidige manier delen met de gehele organisatie. Je moet dan weten hoe je met mensen om moet gaan”, aldus John.
Vooruitkijken bij verandering
John: “Projectmanagement heeft in essentie alles te maken met verandering, of dit nou is in de organisatie, de systemen of de processen. Als je de verantwoordelijkheid draagt voor projecten, moet je zorgen dat je up-to-date blijft. Als de organisatie een bepaalde kant op gaat, bedenk dan wat de consequenties zijn voor je programma of project, wat jij hierin kan betekenen en hoe je voor de juiste afstemming zorgt. Je moet een helikopterview garanderen. Alvorens je in gesprek gaat met stakeholders, moet je nadenken over veranderingen en consequenties voor zowel de organisatie, programma als project”.
Ontwikkel jouw vaardigheden als PMO
“PMO is een specialisme, met veel verschillende mogelijke taken en verantwoordelijkheden. Wil jij jouw knowhow verhogen, bijvoorbeeld van financiën of juist van bepaalde soft skills? Dan moet je jezelf inschrijven voor een passende training”, sluit John af. Een training zoals de cursus Project management office voor (semi)overheid van SBO. John leert je tijdens deze cursus graag interne processen stroomlijnen om projectdoelstellingen beter en sneller te realiseren. Wil je meer weten over het programma? Vraag dan de brochure aan. Deze cursus is ook op maat te volgen als Incompany-traject.
