Programmamanagement is een VUCA world

Jo Bos, zelfstandig adviseur en trainer(Jo Bos & Co) en al meer dan 25 jaar actief op het gebied van de professionalisering van project- en programma-management in organisaties.

De wereld is continue in beweging. Binnen het Amerikaanse leger is het begrip van de “VUCA world” ontstaan: een wereld die gekenmerkt wordt door de kenmerken:

• Volatile: snel veranderend
• Uncertain: onzeker
• Complex: ingewikkeld
• Ambiguous: vaag/dubbelzinnig

Deze kenmerken zal iedereen herkennen en zijn belangrijke beschrijvingen voor de context waarin organisaties overeind moeten blijven of zich ontwikkelen. Geen wonder dat begrippen als agility, wendbaarheid, netwerkregie e.d. zo actueel zijn in het hedendaagse managementdenken.

Dat vraagt veel van organisaties. Ze moeten zich snel kunnen aanpassen aan wat de markt of omgeving van hen vraagt. Dat lukt alleen als je sterk met die omgeving verbonden bent. Dave Grey spreekt in dit kader van connected companies: adaptieve organisaties die goed verbonden zijn met de wereld waarin ze functioneren en hun doelen en opgaven in die wereld helder hebben. Organisaties die in wisselende samenwerkingsvormen snel met andere partijen tot de kern kunnen komen. En dus goed kunnen samenwerken.

Toekomst? Flexibiliteit en adaptiviteit als basisvoorwaarden

Met andere woorden, de toekomst is aan de adaptieve, samenwerkingsgerichte netwerkorganisaties. Een organisatie die flexibel inspeelt op haar omgeving en de manier van werken aanpast aan de opgave die voorligt. Waarbij er integraal gewerkt wordt en resultaat- en doelgerichtheid (het realiseren van maatschappelijke effecten) centraal staan. Midden in de samenleving en afhankelijk van de vraag kijkt de organisatie wat haar rol is en met welke partijen de opgave opgepakt moet worden.

Mijn overtuiging is dat een van de kenmerken van een organisatie die kan meebewegen met wat de omgeving vraagt de snelheid is waarmee ze zich in zijn werkvormen kan aanpassen: flexibiliteit en adaptiviteit is een basisvoorwaarde voor de moderne netwerkorganisatie. Daarom is het essentieel te kunnen werken en variëren in flexibele werkstructuren als projecten, programma’s en processen, aangesloten op ‘leane’ lijnactiviteiten. De effectieve organisatie van deze tijd werkt daarbij op basis van een slimme combinatie van verticale en horizontale sturingsvormen, waarbij de organisatie uitblinkt in de noodzakelijke dynamiek en wisseling zonder gedoe over macht en positie, maar wel prioriteiten kiest op basis van eenduidige visie.

Groeien naar een effectievere netwerkorganisatie

Zeker het werken in programma’s wordt steeds belangrijker. Een programma als een tijdelijke sturingsstructuur voor samenhangende werkzaamheden (projecten, routines, improvisaties) die samen leiden tot de realiseren van een uniek doel of set van doelen. Programma’s zijn altijd
samenwerkingstrajecten, vaak tussen meerdere organisaties, soms binnen één grotere organisatie. Waar bij een project de te bewandelen weg vooraf is bedacht (inclusief noodzakelijke middelen als tijd en geld), wordt in een programma de weg gaandeweg vormgegeven. Er is wel zicht op de eerste fase, (en de uiteindelijke doelstelling) maar de invulling van vervolgfasen krijgt al werkend vorm. Deze complexiteit en de dynamiek stelt veel eisen aan de programma-aanpak en de programmamanager. Het professionaliseren van programmamanagement is daarmee een van de manieren om in te spelen op het groeien naar een steeds effectievere netwerkorganisatie.

Waar ligt de kern van succes?

Daarbij speelt nog een ander belangrijk element. Prof. dr. Tjeu Blommaert en Drs. Stephan van den Broek RA RC beschrijven in hun whitepaper “management in singularity; een nieuw management control model” (© mei 2016 Management Meets Singularity – Whitepaper van PDCA naar CRTA) een aantal kenmerken van het ‘nieuwe normaal’ (selectie van genoemde punten):

• Een onvoorspelbare wereld (volatiliteit)
• Het doel beweegt; continue verandering (‘go with the flow’ is een uitdaging)
• Aanpassingsvermogen (‘agility’) is het halve werk; denken in opties
• Continue, snel opvolgende innovatie centraal
• Adhocratie (weinig bureaucratie; lage verhouding indirect/direct)
• Controlmodel (het gaat om ‘engagement’, inspiratie, niet-stopbare passie; gebaseerd op
  vertrouwen)
• Productlevenscyclus relatief kort; tijd/snelheid essentieel

Deze beschrijving sluit aan bij mijn overtuiging dat deze tijd gekenmerkt door het einde van het beheersparadigma; de overtuiging dat met beheersing een organisatie (en een project of programma) te sturen en te leiden is. De kern van succes zit veel meer in verbinding aan een inspirerende visie, aan passie en commitment aan gezamenlijke ambities.

De basis van Programmatisch Creëren

Deze manier van werken is ook de basis van Programmatisch Creëren. Het gaat er in programma’s om, betrokkenen individueel en gezamenlijk contact te laten maken met hun motivatie, inspiratie en ideeën voor verandering over het vraagstuk. Het gaat om de wil om samen te werken en niet om alles vast te leggen in afspraken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Om samen vanuit een visie concrete doelen te realiseren. Vanuit de overtuiging dat op deze manier de kwaliteiten van mensen optimaal gebruikt worden en er daardoor mooie dingen bereikt worden. Op deze manier ontstaat een manier van werken waarin visie, verantwoordelijkheid en het vakmanschap van mensen optimaal tot hun recht komen in flexibele werkstructuren. Waarbij mensen zich verbinden aan een gezamenlijk verhaal; een gezamenlijke visie, ambitie of droom. Dat is het verhaal van Programmatisch Creëren. Over het werken in programma’s op basis van commitment, visie en verbinding, niet op basis van structuur en beheersing.

Meer weten?

Programma Management is een uitdagend vakgebied, een manier van werken van de toekomst. Competenties op dit gebied horen in ieders CV thuis. Niet voor niets gaat Jo Bos tijdens de opleiding Programma Management verder in op de aspecten die hierbij komen kijken. De opleiding biedt een solide theoretische en praktische basis voor het werken in of leiding geven aan een programma, waarbij gewerkt wordt aan de hand van voorbeelden uit uw eigen praktijk!