11 tips voor vergroting arbeidsveiligheid

Door Frank Guldenmund en Andrew Hale, uit de syllabus van de Master in Safety 2012

Hieronder vindt u 11 tips van het ministerie van SZW met een kort omschrijving waarom juist deze tips succesvol kunnen zijn.

Tip 1: Betrokkenheid (top)management is essentieel

In alle bedrijven die in onze studie succesvol zijn, zien wij een nauwe betrokkenheid van één of meer leden van de directie bij het project. Soms is deze betrokkenheid emotioneel (het directielid heeft vervelende ervaringen  met veiligheid) en soms rationeel (het bedrijf maakt zich op voor een beursgang). Maar vaak is de directie wakker geschud door de  veiligheidskundige, die haar wist te overtuigen van het belang van een goede veiligheidsprestatie. De betrokkenheid van de directie dient  actief en zichtbaar te zijn: praatjes maken op de werkvloer, snel en adequaat reageren op veiligheidskwesties, coachen en aanspreken van lijnmanagers et cetera. Onder druk van de economische crisis is de aandacht van de directie vaak weer verschoven naar financiële zaken; het was de taak van de veiligheidskundige om de directie dan toch weer bij de les te krijgen.

Tip 2: Norm leidinggevende is norm medewerker

Zoals aangegeven dienen directieleden zich regelmatig op de werkvloer te begeven om daar hun betrokkenheid kenbaar te maken. Ook het lijnmanagement dient daar zichtbaar aanwezig te zijn. Vooral de laatste groep moet soms wat hindernissen overwinnen om mensen actief aan te gaan spreken, te corrigeren of te complimenteren. Toolbox-bijeenkomsten zijn een goede gelegenheid om normen en verwachtingen van de leiding uit te dragen. Ze dienen daarom goed voorbereid te worden, zodat ze geen sleur worden en voldoende inhoud houden.

Tip 3: Zoek de weerstanden en los die op

Op alle niveaus in de organisatie kan weerstand ontstaan. Bij het topmanagement, dat gewend is om zich in de directiekamers te verschansen. Bij de lijnmanagers, die liever mededelingen doen dan dat zij luisteren. Op de werkvloer, die niet van de ingesleten gewoonten wil afwijken. Belangrijk is dat de weerstand tijdig wordt weggenomen voordat hij te hoog oploopt. In veel deelnemende bedrijven zijn coachingtrajecten opgestart om de leidinggevenden te helpen bij hun nieuwe taken.

Tip 4: Beïnvloed veiligheidsgedrag

Gedrag kan direct beïnvloed worden door het aanspreken van mensen op de werkvloer. Het gaat dan niet om slechts een correctie of, nog onwenselijker, een bestraffing, maar om het aangaan van een dialoog. Deze kan wederzijds leiden tot nieuweinzichten, begrip en waardering. In sommige bedrijven zijn de disciplinaire teugels wat strakker aangetrokken. Indirect wordt gedrag met training beïnvloed. In de meeste trajecten zijn trainingen ontwikkeld en aan diverse lagen in de organisatie aangeboden. De meest effectieve trajecten trainden ook de topmanagers, zodat die een vruchtbare dialoog met de werkvloer konden aangaan. Dit geeft tevens aan dat topmanagers niet noodzakelijkerwijs uit zichzelf weten wat zij moeten doen om veiligheidsprestaties te verbeteren. In een aantal bedrijven is ook e-learning met succes toegepast en is het niveau van de werknemers daarmee opgetrokken.

Tip 5: Beloon goed gedrag

In de deelnemende bedrijven is gedrag op verschillende manieren beloond. Management wordt vaak jaarlijks afgerekend op de veiligheidsprestatie, meestal het aantal (verzuim)ongevallen. Als ook tussentijdse overzichten worden gemaakt, werkt dit vergelijking en competitie in de hand. Het roept ook vragen op: waarom gebeuren er bij de ene afdeling meer ongelukken dan bij de andere? Hieruit kan een dialoog ontstaan, een gezonde discussie. Op de werkvloer is het belangrijk om niet alleen mensen te corrigeren, maar vooral te complimenteren. Ook meldingen dienen beloond te  worden, soms direct met een presentje maar vooral tijdig met een terugkoppeling: de melding is in behandeling genomen of er wordt een reden gegeven dat de melding (nog) niet is opgepakt.

Tip 6: Laat medewerkers zelf nadenken

Uit ons onderzoek blijkt het belang van een dialoog tussen management en de werkvloer. Bijvoorbeeld over de te gebruiken werkmethoden en procedures, de inrichting van een werkplek en het oplossen van knelpunten. Wij beschouwen dit daarom als een onmisbare tip voor een succesvol veiligheidsbeleid. Om de dialoog succesvol te maken moet de leidinggevende wèl bereid zijn sommige regels of procedures, in ieder geval in eerste instantie, ter discussie te stellen totdat vastgesteld wordt of de regel onder de omstandigheden wel of niet de juiste is. Deze bottom-up-tip is de tegenhanger van de vorige tip, die vooral top-down is. Ook de Stop-Go-kaart of de Last Minute Risk Analysis (LMRA) zijn manieren om werknemers verantwoordelijkheid te geven. In veel bedrijven van ons onderzoek worden deze methoden met succes toegepast.

Tip 7: Los problemen operationeel op

Als medewerkers actief moeten gaan nadenken en bijdragen, moet er iemand zijn – bijvoorbeeld een supervisor – die hun boodschappen opvangt of, beter nog, uitlokt. De gesignaleerde problemen worden zoveel mogelijk bij hem (of haar) aangekaart en in overleg opgelost. Inspectieronden, LMRA’s of Stop- Go-kaarten zijn hiervoor bij onze bedrijven een belangrijk beginpunt. Ook toolbox-meetings of arbo-praatjes waarin incidentmeldingen worden besproken zijn een uitstekende gelegenheid om problemen operationeel aan te pakken. Toename of afname van het aantal  incidentmeldingen wordt gezien als een goede indicatie van de opvattingen rond veiligheid in het bedrijf. In sommige van onze bedrijven worden daarom eisen gesteld aan het aantal meldingen.

Tip 8: Leer van elkaar

Eén van de doelstellingen van het VAV-programma is dat de betrokken bedrijven elkaars voorbeeld moeten zijn. In de loop van het programma hebben de bedrijven die deel uitmaakten van het programma veel van elkaar geleerd. Bijvoorbeeld door benchmarking, bezoeken en workshops. De Stop-Go-kaart is door één van de bedrijven ontwikkeld en in drie van de andere later ingevoerd. E-learning-programma’s zijn doorgegeven, soms binnen een bedrijfstak maar ook tussen bedrijven. Bij de interventies van alle succesvolle bedrijven staat leren centraal. Zij hebben zich gerealiseerd dat het bereiken van grote veiligheid een continu proces is. Het is vooraf nooit mogelijk alle gevaren te herkennen of te voorkomen. Er moet voortdurend van ongevallen en incidenten  en van gerapporteerde gevaarlijke situaties geleerd worden hoe het beter kan.

Tip 9: Maak resultaten zichtbaar

Deze tip hangt nauw samen met de uitkomst van tips 4 t/m 7. Laat de medewerkers zien waar alle dialogen, meldingen, discussies, observaties en dergelijke toe leiden. Dit gebeurt in de eerste plaats door een snelle terugkoppeling naar de betrokkenen. Daarnaast moeten er feitelijk zaken veranderen in de PBM’s, de werkplekken, de trainingen en het gereedschap. In sommige bedrijven zijn looproutes aangelegd of gewijzigd, of zijn hekken geplaatst. Met behulp van vragenlijsten worden in sommige bedrijven de tevredenheid en motivatie van het personeel zichtbaar gemaakt. 

Tip 10: Borg veiligheidscultuur in een structuur

Een verbetering van de veiligheidsprestatie is prachtig, maar het gevaar ligt op de loer dat het bedrijf weer terugvalt als maatregelen niet geborgd zijn. Bedrijven gebruiken verschillende manieren om te borgen. Sommige hebben procedures opgesteld of vernieuwd om de inhoud van de interventies in hun beleid en beheerssysteem op te nemen. Soms zijn deze systemen vervolgens formeel gecertificeerd. Het verzamelen van de KPI’s in een dashboard verankert deze activiteiten in de dagelijkse gang van zaken. Een dashboard kan ook de inspanningen van individuele managers of teams zichtbaar maken. Er wordt echter ook gewaarschuwd voor een mogelijk gevaar van het borgen: dat de activiteiten en het bijhouden van KPI’s routinehandelingen worden en daarmee hun effectiviteit verliezen.

Tip 11: Zorg voor voldoende aandrijfkracht bij de veiligheidsprofessionals en mentoren

Zoals in tip 1 is aangegeven, dient de directie de veiligheidsinitiatieven te ondersteunen. Maar zij heeft hierbij hulp nodig. De succesvolle bedrijven in ons onderzoek hebben iemand aangesteld of vrijgemaakt om deze rol als ‘hulpmotor’ op zich te nemen. Deze persoon voorziet de directie van informatie en helpt met het ontwikkelen, uitvoeren of (re)anmineren van plannen. Een veiligheidskundige of een arboprofessional kan deze rol op zich nemen. Voor het vervullen ervan heeft de professional een uitgebreid scala aan eigenschappen nodig: goede sociale vaardigheden om mensen te enthousiasmeren, gezag om mensen te overtuigen, analytisch vermogen om met geschikte plannen te komen, diplomatiek talent om te onderhandelen, creativiteit om met nieuwe ideeën te komen, vasthoudendheid om tegenwerking te overwinnen. Bij een aantal bedrijven constateerden wij dat de veiligheidsprestatie achteruit ging zodra deze hulpmotor wegviel.