Met crowdmanagement waken over de veiligheid van bezoekers op evenementen

Hadden de aanslagen in Brussel invloed op het iets lagere bezoekersaantal tijdens de voorbije editie van Genk On Stage? Het weer viel ook niet 100 procent mee en natuurlijk was er ook het voetbal, maar burgemeester Wim Dries sluit de mogelijkheid niet helemaal uit. Aan veiligheidsvoorzieningen ontbrak het echter niet, want al zeven jaar staat veiligheid prominent voorop in de organisatie van het stadsfestival. Crowd management is een van de peilers van dat systeem. “Je moet weten dat dit een sterk communicatiemiddel is”, vertelt Wim Dries overtuigd.

Ward Roef, directeur van Daylight en docent op de opleiding coördinator evenementenveiligheid, heeft 25 jaar ervaring in crowdmanagement ter bevordering van evenementenveiligheid.

Bewegingen van publiek gevolgd en in goede banen geleid

Tijdens het festival worden alle bewegingen van het publiek via camera’s of teams op de grond gevolgd en indien nodig in de juiste banen geleid. Niet om te weten waar je graag frietjes koopt, maar wel om je veilig en langs een comfortabele route naar je bestemming te kunnen leiden. Niemand staat immers graag te dringen om op een plein te geraken – of er vanaf. Of erger nog, om vast te stellen dat die ene band nu gaat beginnen, maar je geraakt daar niet op tijd omdat er teveel volk in de weg staat. Mensen voelen zich dan niet meer veilig, en net dat wil elke organisator van een evenement of festival voorkomen.

Crowdmanagement

Daarom specialiseert Ward Roef van Daylight zich al jaren in de technologie van crowdmanagement. “Stout gezegd, de kudde in de juiste richting sturen”, geeft hij lachend toe. De theorie klinkt heel eenvoudig, maar de praktische uitwerking blijkt een ander verhaal. Diverse veiligheidsdiensten werken samen vanuit één commandocel: politie, brandweer, Rode Kruis, security, stadsdiensten. Met de juiste visie daaraan gekoppeld, zoals in Genk, krijg je uiteindelijk een efficiënte oplossing die maanden voorbereiding vergt.

Scenario’s voorzien

Een goed crowdmanagement begint met de juiste voorbereiding. Tijdens vergaderingen met alle betrokken veiligheidsdiensten worden de meest uiteenlopende scenario’s besproken en reacties daarop bepaald. “Crowd management is plannen op voorhand”, vertelt Ward. “Dat betekent dat we routeringen opstellen. Je krijgt voor een podium bijvoorbeeld een concentratie van mensen. Dat is begrijpelijk en daar is niks mis mee. Maar als je daar de stromen van het publiek ook nog doorheen laat komen, dan gaat het fout. Dat voorkomen we, en doen we op voorhand. Doordat je die rondleiding op voorhand in gang zet, kan je heel veel problemen voorkomen.”

Werkend systeem

Een crowd management systeem moet bovendien ‘waterdicht’ zijn en in alle omstandigheden blijven functioneren. Ward vertelt uitvoerig over zijn ervaring van de afgelopen 25 jaar. “Heel eenvoudig gezegd in theorie, maar heel moeilijk uit te voeren in de praktijk. Als in heel Europa de stroom uitvalt, blijft ons systeem minstens vijf uur operationeel. Als in heel Europa alle gsm-providers en andere communicatiesystemen (Entropia, Astrid, …) uitvallen, blijven wij werken. Wij zijn niet afhankelijk van eender welk systeem, maar volledig apart. Alles is in triple veiligheid berekend en gebouwd. Het moet altijd werken in worst case scenarios. Als je al die elementen bij elkaar brengt, dan krijg je een systeem waarbij je de situatie altijd kan beheersen. De regie- of commandopost beslist altijd en die beslissingen worden in 1 minuut uitgerold.” Sinds de aanslagen in Brussel zijn ook de nodige scenario’s voorzien in geval van terrorisme.

Kijkt u wel?

Een hele trukendoos aan visuele effecten zorgt ervoor dat binnen één minuut een mensenstroom richting veiligheid op gang komt. Tenminste, als mensen de aanwijzingen op de displays volgen zoals ze bedoeld zijn. “Daar hebben we perfect zicht op, dat wordt ook veelvuldig getest”, stelt Ward iedereen gerust. “We hebben bijvoorbeeld zowel hier als enkele weken geleden op Pinkpop een situatie met een verloren gelopen kind gehad. Binnen de zeven minuten waren beide kinderen teruggevonden, dus dan zien we meteen de acties en de reacties van het publiek. We checken dat ook op andere momenten. Als we een omleiding instellen, kijken we via de camerabeelden of het publiek die omleiding volgt. Volgen ze die niet, gaan we de layout veranderen en wat extra stroboscopen gebruiken totdat het publiek doet wat we willen. Dat is manipulatie achter de schermen voor de veiligheid van het publiek. Eens zo’n stroom op gang komt gaat de rest van het publiek die ook volgen. Een beetje stout gezegd, dat is een kudde, maar het gaat over hun veiligheid en comfort. Wij zorgen ervoor achter de schermen, zonder dat ze er veel van merken, dat het voor hun een veilig feest blijft.”

Paniek?

Maar wat als er iets gebeurt en er breekt toch paniek uit? “Als je mensen alle richtingen ziet uitrennen ben je te laat”, antwoordt Ward heel kordaat. “De bedoeling van crowd management en crisiscommunicatie is dat je ervoor zorgt dat je de juiste informatie hebt op het juiste ogenblik en alle beslissingen neemt en sturingen doet zodat er geen paniek ontstaat. In een panieksituatie willen mensen naar buiten en die gaan dat blindelings doen. Daar is heel veel onderzoek naar gedaan, dat is pure razernij op dat ogenblik, mensen vertrappelen elkaar… Op dat moment kan je niks meer doen. Dan ben je te laat. De bedoeling is dat je de dingen zo organiseert dat je al die stappen voor blijft, dat je vooraf kunt gaan sturen, dat je mensen juiste informatie kunt gaan geven. Bijvoorbeeld door de ontploffing van een gasfles vallen er misschien een of twee slachtoffers. Maar de paniek die daar eventueel ontstaat, ontstaat niet door die ontploffing, maar doordat mensen weg willen en het gevoel hebben dat ze niet weg kunnen. Als mensen weten waar ze weg kunnen en goed geïnformeerd zijn, dan is er geen probleem. Omdat al die dingen heel goed geregeld zijn op voorhand, kan je heel veel voorkomen.”

Wetgeving

Een gelijkaardig systeem wordt in België onder andere ook gebruikt tijdens Pukkelpop en de Gentse Feesten. In Nederland staat crowd management volgens Ward Roef een stuk verder omdat daar de nodige wettelijke basis al werd gelegd. Zover staat ons land echter nog niet. “Het is zo dat er ook heel wat organisaties pas dingen gaan doen als het wettelijk verplicht is. Wij zijn 25 jaar geleden begonnen, net na het Heizeldrama.” Na deze tragedie in 1985, waarbij toen 39 mensen om het leven kwamen, zag België wel een verstrenging van de regels en verantwoordelijkheden rond openbare evenementen, maar in de jaren ’90 verslapte die aandacht geleidelijk aan. “De druk was voorbij, men ging besparingen doen eigenlijk, en men heeft de lat lager gelegd. Er is veel aan het veranderen sinds de recente aanslagen en er is zeker een open mind, dus laten we hopen dat dit weer een positieve stap in de goede richting gaat zijn.”

Meer weten?
Op de opleiding coördinator evenementenveiligheid leert u hoe u de veiligheid waarborgt op een evenement in uw regio.

Op de cursus Crowdmanagement in de praktijk leert u hoe u de vorming en verplaatsing van mensenmassa’s reguleert en fatale ongelukken op uw evenement voorkomt.