SBO Blog Het blog van Studiecentrum voor Bedrijf en Overheid
Studenten hebben vaker behoefte aan gepersonaliseerd onderwijs en daarmee ook persoonlijke communicatie in iedere fase van de studentreis. De processen die dit mogelijk maken zijn nu vaak versplinterd, en daardoor niet geoptimaliseerd. Marc Borker, projectmanager bij BEND, vertelt hoe jouw onderwijsinstelling touchpoints automatiseert om zodoende de juiste informatie aan te bieden op het juiste moment.
De studentreis in jouw Student Life Cycle
Marc: “Als onderwijsinstelling wil je het liefst dat potentiële studenten de volledige studentreis maken tot alumni”. De studentreis onderscheidt vier fases:
- Studiekiezer, een toekomstige student is geïnteresseerd in een opleiding van jouw onderwijsinstelling. In deze fase draait het om werving door middel van informeren en adviseren.
- Aanmelder, de student heeft zich aangemeld. Je weet meer van deze persoon en kunt gepersonaliseerde berichten sturen over onder andere toelatingscriteria.
- Student, de opleiding is van start. De communicatie is informatiever van aard, maar ook hier is personaliseren belangrijk, bijvoorbeeld over stageperiodes.
- Alumni, de student is afgestudeerd. Contact onderhouden is lastiger, maar erg belangrijk om de oud-student als ambassadeur van de opleiding in te zetten of op de hoogte te houden van vervolgopleidingen.
“Gedurende al deze fases is de juiste informatie op het juiste moment aanbieden belangrijk. De meeste onderwijsinstellingen hebben redelijk grip op stap twee en drie, maar stap één en vier blijven achter. De communicatie omtrent open dagen, informatieavonden, meeloopdagen of proefstudeerdagen is vaak houtje-touwtje geregeld. Hierdoor is er geen grip op het conversieproces van studiekiezer naar student”, zegt Marc.
De juiste communicatie op het juiste moment per fase
“In de eerste fase zit een potentiële student nog niet in je student informatiesysteem, maar je zou deze idealiter bereiken om hem of haar te overtuigen van jouw onderwijsinstelling. Als zij zich inschrijven voor een open dag of studieadvies aanvragen, ontvang je contactgegevens. Deze gegevens sla je idealiter op in een profiel om te kunnen adviseren en informeren. Als iemand zich vervolgens inschrijft via Studielink, komt deze terecht in jouw student informatiesysteem. Op dat moment moet een conversieproces starten om deze student aan boord te krijgen. De kans is namelijk groot dat de potentiële student zich bij meer onderwijsinstellingen heeft aangemeld. Als aanmelders daadwerkelijk studenten worden, werkt de SIS vaak voldoende omtrent communicatie over studievoortgang. Echter blijft communicatie over het welzijn van studenten vaak achter in deze fase, terwijl dit belangrijk is om uitval te verminderen. In stap vier gaat het om in contact blijven: is de plek waar hij of zij werkt geen potentiële stageplek of is hij of zij geïnteresseerd in vervolgopleidingen? Dit zijn relevante vragen voor jouw onderwijsinstelling”, aldus Marc.
Touchpoints automatiseren in één systeem
“BEND biedt een software-oplossing van Microsoft om alle touchpoints over de hele keten te integreren in één systeem en proces. De eerste keer dat een e-mailadres bekend wordt, komt dit in een database terecht als hier toestemming voor wordt gegeven. Hierna wordt gedurende de hele studentreis een profiel opgebouwd en gecommuniceerd op het juiste moment met de juiste informatie. Het profiel bevat informatie over de fase waarin de student zit, maar ook informatie over studievoortgang en over gedrag. Hierdoor ontstaat een uitgebreid beeld van de student, waar geautomatiseerd op ingespeeld wordt met passende boodschappen”, vertelt Marc.
Inspelen op persoonlijke behoeften
Marc: “Het onderwijs flexibiliseert. De student neemt meer de leiding over waar en wanneer hij of zij zich laat onderwijzen. Om de juiste boodschap op het juiste moment te communiceren, moet je data verzamelen over de voorkeuren van (potentiële) studenten. Dit soort informatie is nu vaak versnipperd, waardoor er geen overzicht is en inspelen op individuele behoefte onmogelijk is. Het CRM-platform van BEND biedt die mogelijkheid wel. Een ander gevolg van de flexibilisering van het onderwijs, is de behoefte van alumni om zich te blijven ontwikkelen. Je ziet ook steeds meer onderwijsinstellingen nascholing aanbieden. Deze doelgroep bereik je beter als er zicht is op alumni en hun persoonlijke behoeften”.
Leer een integraal studentbeeld creëren
“Het is geen rocket science dat gerichte communicatie op basis van een integraal studentbeeld helpt om jouw (potentiële) studenten te bedienen. Alleen is het niet altijd goed georganiseerd omdat het veel afdelingen in een onderwijsinstelling raakt”, sluit Marc af. Wil jij weten welke concrete stappen jij kunt nemen om gepersonaliseerde communicatie af te stemmen op de studentreis? Bezoek dan de sessie van Marc op het congres The Next Student van SBO op 24 september 2024. Voorafgaand aan het congres meer weten over de studentreis? Download dan de whitepaper over digitalisering en professionalisering in het onderwijs.
