Vijf tips om de AVG beter na te leven middels het verwerkingsregister

Het verwerkingsregister is een van de verplichtingen binnen de AVG. Het merendeel van de gemeentes in Nederland werkt niet in overeenstemming met de AVG en heeft dan ook het verwerkingsregister niet op orde. Wil jij leren werken met de AVG om persoonsgegevens te beschermen en hoge boetes te voorkomen? Lees dit artikel met vijf tips om de AVG beter na te leven.

Een voorbeeldfunctie met betrekking tot de AVG

De privacywetgeving AVG geldt sinds 25 mei 2018 in de hele Europese Unie om persoonsgegevens te beschermen. Sindsdien gelden er strenge eisen aan het verzamelen en opslaan van persoonsgegevens. Een schending van deze eisen levert hoge boetes op. De overheid heeft dan ook een voorbeeldfunctie bij gegevensbescherming. Staatssecretaris van Digitalisering Alexandra van Huffelen ziet graag dat gemeentes een concreet plan hebben om de AVG na te leven. Onderzoek toont echter aan dat veel gemeentes zich onvoldoende aan de AVG houden.

Gemeentelijke problemen met de AVG

Gemeentes vinden het dus lastig om in overeenstemming met de AVG te werken. Drie problemen staan hierbij centraal:

• Gegevenshuishouding niet in orde, gemeentes hebben de hun dataverzameling en –opslag niet goed genoeg georganiseerd. Burgers moeten hierdoor lang wachten als zij een inzageverzoek doen.
• Capaciteitsproblemen, gemeentes hebben niet de capaciteit om de AVG na te leven. Het is hierdoor onmogelijk om te voldoen aan de eisen van de AVG.
• Incomplete verwerkingsregisters, deze zijn vaak niet compleet en actueel. Gemeentes weten dus niet welke gegevens ze verwerken en met welk doel ze dit doen. 

Deze drie problemen zorgen ervoor dat gemeentes persoonsgegevens niet voldoende beschermen. De eerste stap in de goede richting is het verwerkingsregister opstellen. Het register helpt gemeentes om de verwerkte gegevens bij te houden.

Het verwerkingsregister is vaak verplicht

Het verwerkingsregister is verplicht wanneer er meer dan 250 mensen in de gemeente werken, maar ook bij een lager aantal werknemers. Dit is het geval wanneer je regelmatig met persoonsgegevens werkt, wanneer het om bijzondere gegevens gaat of als de verwerking een hoog risico vormt voor de betrokkenen. Gemeentes zijn dus haast altijd verplicht om een verwerkingsregister op te stellen.

De inhoud van het register

De invulling van het verwerkingsregister is vrij van vorm, maar moet wel bepaalde informatie bevatten. Je denkt hierbij aan:

• Het doel van de persoonsgegevens
• De bewaartermijn van de gegevens
• De organisaties waarmee je de gegevens deelt
• De beveiliging van de gegevens

Tips voor het opstellen en beheren van het register

Het overgrote deel van de gemeentes geeft het verwerkingsregister niet op orde en dat terwijl zij een voorbeeldfunctie hebben met betrekking tot de AVG. Hoe stel je het register op, wie is verantwoordelijk en hoe houd je het register bij? Deze vijf tips geven het antwoord:

1. Stel een team samen, hiermee is het mogelijk om snel een compleet register op te stellen. Je verzamelt namelijk mensen met kennis van hun vakgebied. Samenwerken is daarnaast nuttig om taken en verantwoordelijkheden te verdelen.
2. Beoordeel jouw processen, persoonsgegevens bevatten veel informatie. Beoordeel en optimaliseer jouw processen om duidelijk te krijgen of je nog op een optimale manier werkt.
3. Controleer regelmatig, een verwerkingsregister is een proces. Je doet er dan ook goed aan om het regelmatig te controleren en te beoordelen samen met je team. Je zorgt er dan voor dat het register altijd aan de richtlijnen voldoet.
4. Communiceer over problemen, wetswijzigingen en privacyrisico’s liggen altijd op de loer en het is jouw taak om dit op tijd te herkennen. Communiceer dus duidelijk met jouw team en vraag advies aan de Functionaris Gegevensbescherming in jouw gemeente.
5. Zorg voor overzicht, om aan de diverse eisen van de AVG te voldoen is overzicht cruciaal. Registreer de persoonsgegevens dus op een overzichtelijke manier.

Het belang van de Functionaris Gegevensbescherming groeit

Wil jij ervoor zorgen dat jouw gemeente aan de geldende eisen van de AVG voldoet? Stel dan een Functionaris Gegevensbescherming aan. Deze heeft een adviserende en controlerende rol die steeds belangrijker wordt. Het kabinet onderzoekt de rol van de functionaris namelijk om te bepalen of de positie hiervan binnen het privacydomein versterkt moet worden. Het is dan ook steeds belangrijker om deze rol serieus te nemen binnen jouw gemeente.

Leef de AVG na

Wil jij leren hoe je met de AVG dient om te gaan? Schrijf je dan in voor de opleiding Praktische toepassing Privacywet AVG & uitvoeringswet AVG van SBO! Je leert hier onder andere wanneer de AVG van toepassing is, wat je wel en niet met persoonsgegevens mag doen en hoe je deze gegevens kunt beschermen. Een waardevolle opleiding voor iedereen die met persoonsgegevens werkt. Wil jij deze opleiding voor meerdere mensen in jouw gemeente organiseren? Kies dan voor een Incompany-traject op maat.