Hoe geef ik Management of Change praktisch vorm?

Gerd-Jan Frijters, eigenaar van D&F Group BV, docent op de opleiding Integraal Compliance Manager en auteur van het boek Integraa Compliance Management.

Management van wijzigingen (of Management of Change, MoC) is een methodiek om gecontroleerd wijzigingen te kunnen doorvoeren, risico’s door wijzigingen te beheersen en de implementatie van een wijziging te beheersen. Er kan sprake zijn van externe of interne wijzigingen.

Externe wijzigingen kunnen zijn:

– wijzigingen in wet- en regelgeving of normen;
– wijzigingen vanuit klanten of leveranciers;
– wijzigingen in beleid of werkwijze hoofdkantoor.

Interne wijzigingen kunnen zijn:

– wijzigingen in arbeidsplaatsen, machines, installaties, gebouwen, processen, grondstoffen of ICT;
– wijzigingen in de personeelsbezetting (nieuwe of vertrekkende medewerkers, derden “contractors” et cetera);
– wijzigingen in de werkwijze (procedures en regels);
– wijzigingen in de organisatie (verandering in taken, verantwoordelijkheden of bevoegdheden).

Werkwijze Management of Change

Kijken we naar de historie van ongevallen, dan kan voor veel ongevallen worden vastgesteld dat er iets misging tijdens of naar aanleiding van een verandering. Dit komt vaak doordat de verandering niet als zodanig is onderkend, maar het kan ook het gevolg zijn van risico’s die het gedurende het veranderingsproces niet in voldoende mate zijn herkend of onderkend. Grofweg kunnen onderstaande PDCA-fasen worden onderscheiden in een veranderingsproces:
– Plan: Is er sprake van een verandering die beheerst moet worden? Waar moet in de verandering allemaal rekening worden gehouden?
– Do: Uitvoering van de verandering: beheersen risico’s contractors en beheersen onverwachte aanpassingen.
– Check: Het uitvoeren van een laatste check voor de verandering in werking wordt gezet.
– Act: Bijsturen tijdens de uitvoering en controle hebben over de wijziging.

Afhankelijk van het risico van de verandering, zal een uitgebreider proces moeten worden doorlopen waarbij meerdere partijen betrokken zijn of kan worden volstaan met een korte analyse en opleverronde. Dit noemen wij een MoC light proces. Organisatorische veranderingen hebben vaak een grote impact op de veiligheid van de medewerkers. Jammer genoeg worden organisatorische veranderingen veelal vergeten in een MoC aanpak.

Stappenplan Management of Change

Het MoC proces kan worden opgedeeld in 16 stappen:

Plan

1. Vul een ‘change request’-formulier in (wijzigings- of verbetervoorstel).
2. Identificeer de verandering (technisch, personeel, werkwijze, organisatie).
3. Evalueer de verandering. Wat, waar, wanneer, wie, waarom, hoe, welke risico’s, welke wet- en regelgeving, welke expertise is nodig?
4. Bepaal de meest effectieve oplossing. Kan het doel worden bereikt door wijziging van bestaande middelen of is een ingrijpender wijziging nodig?
5. Zorg voor formele goedkeuring door lokaal management, MoC-proceseigenaar of MoC-comité (afhankelijk van budgetbevoegdheid).
6. Bepaal wie de betrokken partijen zijn.
7. Maak een planning, een dossier en formeer een MoC-team multidisciplinair) of een projectteam, afhankelijk van classificatie van de wijziging.

Do

8. Ontwerp de wijziging en voer een risicoanalyse uit: hoe groot is het risico?.
9. Communiceer met alle betrokken partijen en bepaal wie gedurende het traject bij de wijziging betrokken moeten zijn.
10. Implementeer de wijziging in een pilot (risicobeheersing, contractormanagement).

Check

11. Evalueer de uitgevoerde wijziging (risico-evaluatie, ingebruiknamekeuring, Site Acceptance Test (SAT)).
12. Documenteer (registreer wijziging, werk schema’s bij, tekeningen, P&ID’s, dossiers, procedures en handleidingen).

Act

13. Indien zaken niet in orde zijn dient men dit bij te sturen.
14. Communiceer met alle betrokken partijen dat de verandering succesvol is doorgevoerd. Geef opleiding en instructie indien nodig.
15. Implementeer de geleerde lessen in het MoC proces.
16. Sluit formeel af (pas als alle openstaande acties afgerond zijn).

Er zijn maar weinig bedrijven die veranderingen op deze complete manier managen, nog minder bedrijven die met alle soorten veranderingen rekening houden!

Management of change in de praktijk

Door D&F is recent een onderzoek uitgevoerd bij een aantal van haar klanten in Nederland en België. Uit dit onderzoek blijkt dat bedrijven de meeste moeite hebben met de act-fase, dus tijdens de verandering: het beheersen van derden (o.a. contractors) en het in de gaten houden van veranderingen die tijdens deze fase optreden. Er is, zo blijkt uit dit onderzoek, veel behoefte bij bedrijven om hun management of change (wijzigingenbeheer) proces te optimaliseren. Punten waar bedrijven aangeven ondersteuning bij te willen hebben, omvatten:
– de juiste inschatting van (het risico) van de verandering
– een goede borging van het hele PDCA proces en afstemming met daarmee samenhangende processen
– het opleveren of commissioning
– het betrekken van de juiste partijen in de juiste fase

Praktijktips

Borging en samenhang andere procedures

Waar het vaak misgaat dat een bedrijf een standaard “one-size fits all” Management of Change procedure heeft dat zo uitgebreid is dat het past bij grote complexe verandering en daarom niet wordt gebruikt bij kleine, eenvoudige of organisatorische veranderingen. De risico’s die hierbij komen kijken, worden dan ook totaal over het hoofd gezien en leiden tot incidenten.

Geen/gebrekkige controle opvolging acties

Uit het onderzoek blijkt ook dat veel bedrijven het ingewikkeld vinden om alle acties die uit alle processen komen te stroomlijnen. Er zijn allerlei Excel lijsten met acties die naast elkaar bestaan: acties afkomstig van verbeterverzoeken of bijna ongevallen, acties van inspecties en veiligheidsrondes en acties vanuit management of change. Er zijn tegenwoordig simpele software pakketten op de markt die dit probleem eenvoudig kunnen oplossen.

Bewustzijn van veranderingen

Veel (kleine) veranderingen worden in de praktijk niet onderkend. Dit komt vaak omdat we een mooi MoC proces hebben dat zich richt op gecompliceerde veranderingen en dus nogal administratief en uitgebreid is. Deze tijger laten we liever niet los op elke kleine verandering.
Het is effectiever om een eenduidige werkwijze te ontwikkeling voor risico-inschatting van de verandering. Voor een verandering met een klein risico of een organisatorische verandering, kan dan worden volstaan met een minimale uitvoering (MoC Light).

Manage veranderingen tijdens veranderingen

Als het ontwerp definitief is, dan begint het pas echt. De praktijk wijst uit dat bij complexere veranderingen in de uitvoering nog veel aanpassingen worden gedaan: de leiding moet toch anders lopen of de deur zit in de weg. Vaak wordt deze fase in een MoC proces niet meegenomen: pas als het tijd is voor de oplevering schiet men weer wakker.

Meer weten?
Op de opleiding Integraal Compliance Manager leert u hoe u anticipeert op ingrijpende veranderingen in uw omgeving en de continuiteit van uw organisatie waarborgt.