Voorkom dat jouw evenement een drama wordt!

Een open dag voor jouw klanten of een tent op het dorpsplein tijdens carnaval. Bijna iedere ondernemer grijpt zo af en toe de kans aan om zijn bedrijf in de schijnwerpers te zetten. Vaak zijn het evenementen die jaarlijks terugkeren, een makkie voor de organisatie dus. Of toch niet?

Gert Bloemendal, risicodeskundige bij Interpolis en docent op de cursus Risicoaansprakelijkheid bij evenementen, verzorgt schadeverzekeringen voor onder andere evenementen.

Het ontbreekt ondernemers aan kennis over veiligheidsrisico’s

De meeste ondernemers hebben geen flauw idee waar ze op moeten letten. Het is immers niet hun corebusiness. Ze hebben onvoldoende kennis om te overzien welke risico’s allemaal komen kijken bij de organisatie van een evenement. Dat is zorgwekkend, want dit betekent dat ze niet de juiste informatie hebben om een goed veiligheidsplan op te stellen en uit te voeren.

Alleen een gemeentelijke vergunning is niet voldoende

Voor de meeste evenementen die toegankelijk zijn voor publiek is een vergunning van de gemeente nodig. De gemeente beoordeelt of de openbare orde niet wordt verstoord en of het evenement veilig is voor de bezoekers. Dat doen ze op basis van het veiligheidsplan: de gemeente vraagt de ondernemer welke risico’s zijn evenement met zich meebrengt en welke maatregelen hij heeft genomen om die risico’s weg te nemen of zoveel mogelijk te beperken. Maar risico’s die de ondernemer over het hoofd ziet, worden dus niet beoordeeld!

Inzicht in verborgen risico’s

De meest voor de hand liggende risico’s ziet een ondernemer misschien wel. Maar inzicht in hele specifieke evenementenrisico’s is een ander verhaal. Denk aan Haaksbergen. Daar had niemand vooraf bedacht dat het gevaarlijk is om een monstertruck in de richting van het publiek te laten rijden. En dat ging gruwelijk mis. De hamvraag is dus of je wel in staat bent om alle risico’s te overzien die jouw evenement met zich meebrengt. Je bent succesvol in ondernemen maar ben je ook een professionele evenementenorganisator? En weet je wel waar je op moet letten om aan je zorgplicht te voldoen?

Jouw aansprakelijkheidsrisico: een vergaande zorgplicht

Er wordt van je verwacht dat je er alles aan doet om veiligheidsrisico’s te voorkomen of zoveel mogelijk te beperken. Voldoe je daar niet aan, dan kan je aansprakelijk worden gesteld voor de schade die bezoekers oplopen tijdens jouw evenement.

Alleen als je weet welke risico’s je loopt, kun je maatregelen nemen om ze te beperken

Bedenk dus eerst wat er allemaal mis kan gaan en wat daarvan de impact is. Benoem ook onvoorstelbare zaken waarvan je denkt dat ze niet zo’n vaart zullen lopen. Vervolgens schat je in hoe groot de kans is dat zoiets gebeurt. Daarna kun je maatregelen gaan bedenken om je risico’s te minimaliseren. En dat doe je volgens een soort viertrapsraket.

1. Vermijden: De risico’s met de grootste impact en de grootste kans zijn niet acceptabel. Die wil je liever vermijden. Je organiseert dus bijvoorbeeld je evenement niet op een plek die lastig bereikbaar is voor hulpdiensten.
2. Beperken: Sommige risico’s kun je vrij eenvoudig beperken, bijvoorbeeld door dranghekken te plaatsen om de afstand tot het publiek te vergroten bij demonstraties met auto’s.
3. Verzekeren: Als derde zijn er de risico’s die te groot zijn om zelf te dragen, maar die er nu eenmaal bij horen. Zoals bijvoorbeeld het noodgedwongen vroegtijdig afbreken van je evenement door noodweer. Dit soort risico’s kun je verzekeren met een speciale evenementenverzekering.
4. Accepteren: als laatste zijn er nog de risico’s die maatschappelijk verantwoord, dus acceptabel zijn. Bijvoorbeeld letsel door ongevallen die overal kunnen gebeuren, zoals doordat iemand valt of het ontstaan van een klein handgemeen tussen bezoekers.

Tip1: Werk samen met een specialist!

Rommel niet zelf aan met jouw veiligheidsplan en vergunningsaanvraag. Haal er een bedrijf bij dat ervaring heeft met het organiseren van evenementen en jou helpt met je veiligheidsplan, de vergunning en de aanpak tijdens het evenement. Stel met hen een plan op om de veiligheid van je bezoekers te borgen. Want je moet er toch niet aan denken dat het misgaat!

Tip 2: Evenementen evolueren, risico’s dus ook

Om het publiek te blijven vermaken worden de festiviteiten vaak ieder jaar groter, beter en talrijker. De risico’s dus ook. Laat het veiligheidsplan daarom vóór ieder volgend evenement opnieuw toetsen door een specialist. Dan weet je zeker dat de veiligheid op orde blijft.

Meer weten?

Op het Congres Veiligheid bij Evenementen hoort u wat de mogelijke veiligheidsrisico’s zijn voor uw evenement.

Op de Cursus Risicoaansprakelijkheid bij Evenementen leert u hoe gevaarlijke situaties op uw evenement voorkomt.

Op de Opleiding Coördinator evenementenveiligheid leert u hoe u de veiligheid op een evenement in uw regio kunt waarborgen.

Op de Cursus Crowdmanagement in de praktijk leert u hoe u de vorming en verplaatsing van mensenmassa’s reguleert en fatale ongelukken op uw evenement voorkomt.

Met de Interpolis Evenementenverzekering verzeker je de financiële gevolgen van onverwachte gebeurtenissen voor of tijdens je evenement.