Hoe een RACI-matrix je kan helpen

“Sta je als examencommissielid wel eens stil bij het totaal van toetsprocessen van de opleiding, het domein of de faculteit waar jij bij betrokken bent en/of verantwoordelijk voor bent? En als je daar dan over nadenkt, kun je dan ook alle andere betrokken partijen en hun verantwoordelijkheden benoemen?  Als je deze vragen met ‘Nee’ beantwoordt, kan het invullen van een RACI-matrix je interessante inzichten verschaffen.”

Wat is een RACI-matrix?

Een RACI-matrix is een model waarin de rollen en verantwoordelijkheden van de personen die bij een proces betrokken zijn, wordt weergegeven. Op de horizontale as van de matrix staan de namen of rollen van de betrokken personen. Op de verticale as worden de op te leveren resultaten, relevante processen en/of activiteiten weergegeven.

 

R = Responsible	De ‘doener’; degene die verantwoordelijk is voor de uitvoering. Hij/zij legt verantwoording af aan de persoon die accountable is.
A = Accountable	Degene die eindverantwoordelijk en aansprakelijk is voor het (eind)resultaat. Hij/zij moet een (eind)oordeel kunnen vellen en heeft daarom een vetorecht. Er is slechts één persoon accountable.
C = Consulted	Deze persoon geeft vooraf advies en draagt op die manier bij aan het resultaat. Hij/zij moet dan ook voorafgaand aan beslissingen of acties verplicht worden geraadpleegd. Dit is tweerichtingscommunicatie.
I = Informed	Deze persoon wordt geïnformeerd over de beslissingen, de voortgang, de bereikte resultaten et cetera. De communicatie vindt achteraf en slechts in één richting plaats.

Tabel 2.      Betekenis van RACI
Bij sommige organisaties zie je dat een andere betekenis voor de letters RACI wordt gebruikt: De letter R wordt dan bijvoorbeeld gebruikt voor Responsible (verantwoordelijk) en de letter A voor Active (uitvoerend). Ook kan er worden gekozen voor een variant waarbij de RACI-matrix wordt aangevuld met de letter S (Sign-off). Het is dus belangrijk om de toepassing van de RACI-matrix helder te hebben voordat deze in de organisatie wordt gebruikt.

Hoe werkt het?

Uitgaande van je eigen dagelijkse praktijk vul je in de matrix bij iedere combinatie van een naam/rol/functie en resultaat/proces/taak een letter (R, A, C of I) in. Op die manier krijg je een duidelijk overzicht van wie er op welke wijze bij het resultaat/proces/taak betrokken is.

Na het invullen van de matrix leg je hem naast de wettelijke kaders.

Vraag jezelf vervolgens af:

• Staan de A’s op de juiste plaats?
• Is er slechts één A per resultaat/proces/taak?
• Is het aantal C’s en I’s niet (veel) te groot?
• Wordt het werk door de juiste persoon uitgevoerd?
• ….

Voordelen van het gebruik van een RACI-matrix

Het invullen van een RACI-matrix levert afstemming en verheldering van de rol(len) en verantwoordelijkheden van de betrokkenen op. Door de RACI-matrix met de betrokkenen te bespreken en af te stemmen wordt het draagvlak vergroot. Dit zorgt er ook voor dat teamwerk wordt aangemoedigd en dubbelingen in werk worden voorkomen.

Het zou zo kunnen zijn dat jij als examencommissielid vaker de verantwoordelijkheid krijgt of pakt dan wenselijk of noodzakelijk is. Dat kan betekenen dat de focus van je werkzaamheden niet goed is, dat je je voor een deel bezighoudt met zaken die eigenlijk niet onder jouw verantwoordelijkheden vallen, waardoor je een enorme werkdruk ervaart. Wellicht blijkt het mogelijk om processen anders in te richten of noodzakelijk om verantwoordelijkheden anders te beleggen.

Dit blog is geschreven door Marnie Wouters, Toetsdeskundige Teelen en Docent van de cursus Taken en verantwoordelijkheden van de Examencommissie in het HBO.